Uw onderneming ontwikkelen

Wordt 2016 het jaar waarin de elektronische factuur in België gelanceerd wordt?

29 maart 2016

Als Channel Manager bij Sage, kan ik u verzekeren dat we heel ongeduldig zijn om de elektronische factuur te lanceren in België en Europa.

Dankzij onze oplossingen kunnen elektronische facturen al 2 jaar lang verstuurd en ontvangen worden. Er was echter nooit iemand geïnteresseerd in deze manier van facturatie, of het nu gaat om kmo’s of om boekhouders.

Waarom? Om dezelfde redenen die elke (r)evolutie hebben tegengehouden:
  • Angst voor verandering
  • De zogenaamde complexiteit van de technologie
  • Het ontbreken van een stimulans, de “killer feature”

Ik geloof dat deze technologie nu zal doorbreken.

De elektronische factuur heeft al een lange weg afgelegd sinds versie 1.0.

Laten we echter beginnen met een definitie: Wat is een elektronische factuur eigenlijk?

  • Het is een gecodeerd document (een verrijkt Pdf-bestand) waarvan u de informatie rechtstreeks kan opvragen (leverancier, bedrag exclusief BTW, BTW, …) zonder ingave of scanning!
  • Alle belangrijke informatie is namelijk gestructureerd en gecodeerd. De informatie wordt dus onmiddellijk op transparante wijze herkend door uw Sage pakket.
  • Enkele jaren geleden hebben we oplossingen ontwikkeld voor de verwerking van elektronische facturen. Het is dus geen recente oplossing, maar het gebruik ervan bereikt momenteel zijn hoogtepunt. Daarom hebben we besloten om de lancering van elektronisch factureren een impuls te geven.

 

Welke zijn de voordelen van elektronische facturatie?

  • Het is veel sneller. De factuur wordt namelijk automatisch en onmiddellijk gelezen door uw Sage pakket. U moet het enkel nog centraliseren.
  • Het is efficiënter dan een papieren factuur. Waarom? Omdat u niets meer hoeft in te voeren. Bovendien loopt u geen enkel risico op fouten meer omdat alle informatie gecodeerd en gestructureerd is.
  • Ten slotte is het ook veel goedkoper. Ik verwijs niet eens naar de prijs van de postzegel. Ik heb het echter over de tijd die nodig is om de papieren factuur in te voeren in uw beheersoplossing. Dankzij de elektronische facturatie verspilt u hier geen tijd meer aan.

 

Wat is het wettelijk statuut van de elektronische factuur in België en Europa?

Sinds 1 januari 2013 wordt de elektronische factuur, volgens Europese richtlijnen, gelijkgesteld aan de papieren factuur. Dit betekent dat de gebruikers van elektronische facturen aan dezelfde regels onderworpen worden als de gebruikers van papieren facturen. Het gaat om de authenticiteit, leesbaarheid en integriteit van een factuur.

Europa wil deze soort factuur democratiseren. De ambitieuze doelstelling is om de elektronische factuur tot het belangrijkste facturatiemiddel te maken tegen 2020. Daarom heeft Sage, net zoals vele andere software-ontwerpers, het efff-formaat gekozen. Dit is een gestandaardiseerd formaat dat overal in Europa aanvaard wordt.

Aanvankelijk hadden we een oplossing via service providers getest, maar deze oplossing werd niet doorgevoerd. De Belgische providers konden hier namelijk geen akkoord over bereiken.

Daarom heeft Sage zich gericht op een andere oplossing die e-mail als verzendmiddel gebruikt.

De doelstelling van Sage is om op termijn enkel nog te werken met elektronische facturen.

Enkele tips voor de opstart van elektronische facturatie

  1. Controleer of u met uw beheersoplossing elektronische facturen kan opmaken en, natuurlijk, of u ze automatisch kan ontvangen en verwerken.
  2. Vraag, na deze controle, aan uw leveranciers om u hun facturen elektronisch te verzenden en niet op papier. Dit is al een eerste tijdsbesparing dankzij de automatische invoer.
  3. Voer, vervolgens, deze werkmethode verplicht intern in. Geef zeer duidelijke uitleg aan alle medewerkers betreffende de elektronische factuur over de werking, maar ook over de voordelen van deze andere werkmethode.
  4. Maak en gebruik een e-mailadres specifiek om deze elektronische facturen te ontvangen (bijvoorbeeld invoice@uw bedrijf) zodat een elektronische factuur niet verloren gaat in de constante e-mailstroom. Controleer ook of uw beheersoplossing de binnenkomende berichten op uw e-mailadres kan analyseren en of ze de elektronische facturen kan opsporen.
  5. Vraag aan uw klanten of ze ermee akkoord gaan hun facturen elektronisch te ontvangen. Op die manier kan u ook het e-mailadres vragen waarop u hun uw facturen kan versturen.

Als u, ten slotte, één tip uit dit artikel moet onthouden, dan is het wel dat het hoog tijd is dat u begint met elektronische facturatie.

Wees niet de laatste leverancier die blijft vasthouden aan papier. Wees de leverancier die zijn klanten geld helpt te besparen!

Eric Jacquet

@EricJacquet_BE




Ontvang meer business advies

Indien u meer business advies en informatie wenst te ontvangen, schrijf u dan in op onze nieuwsbrief.

*
*
*
*
Hoeveel werknemers telt uw onderneming?
*

Gratis gids over de elektronische facturatie

Wil u zelf beginnen met elektronische facturatie, maar u weet niet hoe? Sage begeleidt u in 6 stappen.
Download uw gids

Elektronische facturen gemakkelijk versturen en ontvangen

Betreed het tijdperk van de dematerialisatie dankzij het Commercieel Beheer van Sage BOB 50:
  • Elektronische facturen gemakkelijk aanmaken, versturen en ontvangen
  • Uw gegevens automatisch ingeven in de boekhouding dankzij de module van BOB-demat
  • Uw rendement efficiënt verhogen
Meer informatie
Sage © Sage Software 2015 . Alle Rechten Voorbehouden