Hoe uw fiduciaire efficiënt beheren?

De Expert's Corner is geschreven voor u als boekhouder of accountant. In de Expert's Corner kunt u interessante zaken leren over uw software Sage BOB 50 Expert. In enkele minuten ziet u hoe snel en efficiënt Sage BOB 50 Expert kan zijn. Zo krigt u dus meer tijd om uw klanten goed te begeleiden!

Expert's Corner 12: Inlezen van elektronische bankrekeninguittreksels via de Bankmodule

06 oktober 2014

Als gebruiker van de Bankmodule van Sage BOB 50 Expert bent u reeds vertrouwd met het aanmaken van uw elektronische betalingsenveloppen en/of domiciliëringsoproepen.

Wist u echter dat u deze module ook kan gebruiken voor het snel en eenvoudig inlezen van elektronische rekeninguittreksels of CODA-bestanden? In de werkomgeving Bankverrichtingen kan uw rekeninguittreksel via enkele zeer intuïtieve bewerkingen worden omgezet naar een financiële ingave, die enkel nog dient te worden geboekt. Hiermee bespaart u niet enkel tijd en moeite, maar ook een hoop opzoekwerk.

Bijkomend biedt Sage BOB 50 Expert u de mogelijkheid om gebruik te maken van zogenaamde boekingsregels. Bij het opstellen van de financiële ingave zal Sage BOB 50 Expert d.m.v. deze regels de door u gewenste rekening of derde gebruiken bij het boeken van de bedragen uit uw rekeninguittreksel.

Voor het opstellen van deze boekingsregels kan gebruik worden gemaakt van de volgende criteria:

  • een sleutelwoord dat voorkomt in het rekeninguittreksel;
  • de gebruikte krediet- of bankkaart;
  • de kosten- of verrichtingscode die voorkomt in het rekeninguittreksel.

Deze Expert’s Corner zal beide onderdelen behandelen:

  1. Het inlezen van rekeninguittreksels.
  2. Het opstellen en toepassen van boekingsregels.

Indien u na het lezen van deze Expert’s Corner nog meer informatie rond de werkomgeving Bankverrichtingen wenst, kunt u onze Praktische handleiding Bankverrichtingen downloaden via de Verdelerszone op onze website.

1. Inlezen van rekeninguittreksels

 

Zichtbaar maken van de rekeninguittreksels in de werkomgeving

Het inlezen van rekeninguittreksels gebeurt via de werkomgeving Bankverrichtingen.

1 

Om de rekeninguittreksels in deze werkomgeving zichtbaar te maken, volstaat het om gebruik te maken van CODA by Sage of om een directory te bepalen waarin u de elektronische rekeninguittreksels wenst te plaatsen. Vervolgens dient deze directory eveneens in Sage BOB 50 Expert worden aangegeven.

Tip: Wanneer er geen directory werd opgegeven, zal Sage BOB 50 Expert hierom vragen.

Het instellen van de folder dient enkel te gebeuren wanneer CODA by Sage niet gebruikt wordt. Dit gebeurt als volgt:

1. Een klik op de knop configuratie uit de werkomgeving opent het scherm Opties. Het tabblad Bank wordt automatisch weergegeven.

2 

2. Bij de zone Directory onder het gedeelte Rekeninguittrekselbestand, kunt u nu via de knop point-suspension-bouton de gewenste directory kiezen.

3. Van zodra de gewenste directory werd opgegeven, zal de knop ok het scherm Opties afsluiten. De rekeninguittreksels die zich in de gekozen directory bevinden, zullen automatisch worden weergegeven in de werkomgeving Bankverrichtingen.

3 

Tip: Gebruikers van het pakket Isabel GO! zullen onderaan het scherm over een extra knop Isabel beschikken om rekeninguittreksels rechtstreeks uit deze applicatie op te halen.

Zodra de gewenste directory is ingesteld, zal Sage BOB 50 Expert bij het openen van de werkomgeving Bankverrichtingen steeds controleren of er nieuwe rekeninguittreksels aanwezig zijn. Deze worden vervolgens weergegeven onder het knooppunt In afwachting van het gedeelte Rekeninguittreksels.

Tip: De bovenstaande instellingen moeten dus enkel herhaald te worden wanneer een andere directory wordt ingesteld voor het opslaan van rekeninguittreksels.

 

Opstellen van de financiële ingave

De nog niet verwerkte (geboekte) rekeninguittreksels bevinden zich onder het gedeelte In afwachting van het knooppunt Rekeninguittreksels in de boomstructuur van de werkomgeving Bankverrichtingen.

Tip: Wanneer een rekeninguittreksel al werd verwerkt, is het terug te vinden onder Behandeld.

Een rekeninguittreksel inlezen gebeurt als volgt:

1. In het centrale gedeelte van de werkomgeving (onder het tabblad Overzicht per uittreksel) dient het gewenste rekeninguittreksel te worden geselecteerd.

2. Van zodra het uittreksel werd geselecteerd, zal de knop Het uittreksel importeren het scherm Import van een rekeninguittreksel weergeven.

4 

3. In het gedeelte Instellingen van het uittreksel bevestigt u het documentnummer (Doc.nr.) en het Dagboek voor de financiële ingave die zal worden aangemaakt.

Tip: Om de periode voor de financiële ingave manueel te kiezen, volstaat het om het vak Automatisch selectie van de periode af te vinken. De gewenste periode kan nu gekozen worden in de zone Periode.

4. In het gedeelte Detailweergave van het uittreksel kunt u via het selectievakje in de kolom Sel. nog steeds aangeven welke lijnen uit het rekeninguittreksel zullen worden opgenomen in de financiële ingave.

5. Ten slotte zal via een klik op de knop ok de financiële ingave worden aangemaakt.

Tip: Indien het vak Automatische opening van het dagboek is aangevinkt, zal de tijdelijke boeking in het financiële dagboek automatisch worden geopend.

Van zodra de bovenstaande stappen zijn voltooid, is de tijdelijke boeking, gebaseerd op het gekozen rekeninguittreksel, beschikbaar via de werkomgeving Beheer van de ingaven en kan deze op de klassieke manier worden verwerkt of aangepast.

5 

Sage BOB 50 Expert vult een groot aantal gegevens zoals het Type, de Rekening,… automatisch in aan de hand van gegevens uit het pakket of het rekeninguittreksel. In het volgende deel wordt uitgelegd hoe deze automatisch ingevulde gegeven naar wens kunnen worden aangepast door middel van boekingsregels.

 

2. Opstellen en toepassen van boekingsregels

In het vorige deel werd een financiële ingave opgesteld aan de hand van een ingelezen rekeninguittreksel. Dit gedeelte zal aantonen hoe u kunt bepalen welke gegevens Sage BOB 50 Expert zal gebruiken voor het opstellen van deze financiële ingave.

De volgende criteria kunnen gebruikt worden voor deze personalisering:

  • een sleutelwoord dat voorkomt in het rekeninguittreksel;
  • de gebruikte krediet- of bankkaart;
  • de kosten- of verrichtingscode die voorkomt in het rekeninguittreksel.

Elk criterium wordt uitgelegd via een voorbeeld gebruik makend van de eerder besproken financiële ingave.

6 

Sleutelwoord

Het is mogelijk om aan de hand van een sleutelwoord, dat voorkomt op het rekeninguittreksel, aan te geven hoe het bijbehorende bedrag boekhoudkundig dient te worden verwerkt.

Dit wordt verder verklaard aan de hand van een voorbeeld dat gebruik maakt van het eerder ingelezen rekeninguittreksel.

Aangezien het verschuldigde BTW-bedrag steeds op eenzelfde bankrekening dient te worden gestort en deze bankrekening natuurlijk ook voorkomt op het ontvangen rekeninguittreksel, kan dit rekeningnummer perfect worden gebruikt als sleutelwoord om de betaling van verschuldigde BTW te identificeren.

Deze functionaliteit kan als volgt worden gebruikt:

1. In het scherm Regels rekeninguittreksels (Boekhouding & Financiën | Bestand | Tabellen bankverbinding | Regels rekeninguittreksels) kan via de knop meer een nieuwe boekingsregel worden toegevoegd.

7 

2. Voor deze regel dient een Referentie te worden gekozen. Deze wordt bevestigd via de knop ok.

3. In de nieuwe fiche voor de boekingsregel kan het gewenste Sleutelwoord, de te gebruiken algemene rekening, klant of leverancier (Ingaven, respectievelijk A, K of L en de gewenste referentie) en een eventuele Mededeling worden opgegeven.

8 

4. Ten slotte zal de knop disquette-bouton de fiche bewaren.

Bij het inlezen van het rekeninguittreksel zal rekening worden gehouden met deze boekingsregel. Daardoor zal de gewenste algemene rekening of derde worden gebruikt bij het opstellen van de financiële ingave.

9 

 

Kredietkaart

Bij gebruik van een kredietkaart is er vaak sprake van een brutobedrag en een commissie.

Soms wenst men beide bedragen op een afzonderlijke algemene rekening te boeken. Sage BOB 50 Expert kan voor de meeste kredietkaarten en financiële instellingen het brutobedrag en de commissie herkennen, zodat deze apart kunnen worden geboekt.

Deze functionaliteit kan als volgt gebruikt worden:

1. In het scherm Regels rekeninguittreksels: kredietkaarten (Boekhouding & Financiën | Bestand | Tabellen bankverbinding | Regels rekeninguittreksels: kredietkaarten) komen de fiches voor de meest gebruikte kredietkaarten voor. Het is aangeraden om de gewenste kredietkaart hier te kiezen.

10 

2. In de gekozen fiche wordt een Omschrijving opgegeven, samen met een Rekening brutobedrag (A, K of L en de gewenste referentie), een Rekening commissie (A, K of L en de gewenste referentie) en eventueel de respectievelijke Mededeling.

11 

3. Ten slotte zal de knop disquette-bouton de fiche bewaren.

Bij het inlezen van het rekeninguittreksel zal rekening worden gehouden met deze boekingsregel. Daardoor zal de gewenste algemene rekening of derde worden gebruikt bij het opstellen van de financiële ingave.

12 

 

Bankkaart

Wanneer een verrichting uit het rekeninguittreksel werd uitgevoerd via een bankkaart, zal dit terug te vinden zijn op het rekeninguittreksel. Sage BOB 50 Expert kan het bankkaartnummer ophalen uit het rekeninguittreksel en maakt het op die manier mogelijk om per kaartnummer de gewenste boekhoudkundige verwerking te kiezen.

Deze functionaliteit kan als volgt worden gebruikt:

1. In het scherm Bankkaarten (Boekhouding & Financiën | Bestand | Tabellen bankverbinding | Bankkaarten) kan via de knop meer een nieuwe bankkaart worden toegevoegd.

13 

2. In de nieuwe fiche wordt een Nummer (nummer van de bankkaart) opgegeven, samen met eventuele Omschrijving(en).

3. Door het vakje Defaultboeking aan te vinken, kan de gewenste algemene rekening, klant of leverancier (respectievelijk A, K of L en de gewenste referentie) voor het boeken van de informatie uit het rekeninguittreksel worden opgegeven.

14 

4. Ten slotte zal de knop meer de fiche bewaren.

Bij het inlezen van het rekeninguittreksel zal rekening worden gehouden met deze boekingsregel. Daardoor zal de gewenste algemene rekening of derde worden gebruikt bij het opstellen van de financiële ingave.

15 

 

Kosten- of verrichtingscode

Elke verrichting die voorkomt op een rekeninguittreksel heeft een verrichtings- en/of kostencode. Op basis van deze codes kan een bepaalde boekhoudkundige gedraging worden toegewezen aan een verrichting uit een rekeninguittreksel.

Tip: Kosten- en verrichtingscodes zijn zichtbaar via het tabblad Detail van de werkomgeving Bankverrichtingen.

16 

Deze functionaliteit kan als volgt worden gebruikt (dit geldt voor zowel kosten- als verrichtingscodes, het huidige voorbeeld behandelt de kostencodes):

1. In het scherm Tabel kostencode (Boekhouding & Financiën | Bestand | Tabellen bankverbinding | Kostencodes) komen de fiches voor alle kostencodes voor. De gewenste kostencode kan hier worden gekozen.

17 

2. In de gekozen fiche wordt een keuze gemaakt tussen:

a. BTW: De verrichting wordt geboekt volgens de gedragingen van de opgegeven BTW-voet.

b. Bankkosten: De verrichting wordt geboekt op de rekening voor Bankkosten die werd opgegeven bij de Automatische rekeningen.

c. Andere: Via de knop point-suspension-bouton kan de gewenste algemene rekening worden gekozen.

18 

3. Ten slotte zal de knop  de fiche bewaren.

Bij het inlezen van het rekeninguittreksel zal rekening worden gehouden met deze boekingsregel. Daardoor zal de gewenste algemene rekening of derde worden gebruikt bij het opstellen van de financiële ingave.

19 

Tip: Voor de verrichtingscodes geldt exact dezelfde werkwijze. De fiches kunnen worden aangepast via Boekhouding & Financiën | Bestand | Tabellen bankverbinding | Code verrichting.

Ontvang meer business advies

Indien u meer business advies en informatie wenst te ontvangen, schrijf u dan in op onze nieuwsbrief.

*
*
*
*
Hoeveel werknemers telt uw onderneming?
*

Gratis gids over de digitale hervorming van boekhouder

De toenemende digitalisering van bedrijven betreft de boekhouder. Hij ligt namelijk aan de basis van de ondernemingsstrategie. Ontdek wat er verandert.
Download uw gids

Alle tips voor Sage BOB 50 Expert

Was deze tip nuttig?

Raadpleeg onze andere Expert’s Corners en ontdek de rijkdom van het boekhoudpakket Sage BOB 5 Expert.

Meer informatie

Sage © Sage Software 2015 . Alle Rechten Voorbehouden