Guía práctica de cómo actuar si Hacienda revisa el IVA

Hacienda está especialmente activa en el área del Impuesto sobre el Valor Añadido. Desde el pasado mes de julio, se suceden los requerimientos con el objeto de revisar las declaraciones de IVA presentadas.

Lo curioso del caso es que, a diferencia de otros años, dichos requerimientos se están produciendo en empresas y profesionales que no habían solicitado la devolución del impuesto.

En este artículo vamos a intentar dar una guía práctica de cómo atenderlos:

1º Nada de asustarse. No tiene por qué haber errores

Casi todos los requerimientos recibidos por este impuesto, comienzan con la misma frase:

«En relación con las autoliquidaciones del Impuesto sobre el Valor añadido, correspondientes al ejercicio xxxx, se han detectado ciertas incidencias…»

Esa es una frase estándar que utiliza la Agencia Tributaria.

Que la Administración inicie una comprobación limitada del impuesto no significa que el contribuyente haya hecho algo mal. Puede que hayan detectado alguna incidencia y puede que no.

Lo recomendable, al recibir la comunicación, es comprobar que las sumas de las declaraciones trimestrales o mensuales 303 cuadran con el resumen anual y que las casillas utilizadas son las correctas. Hacienda, salvo que la empresa esté obligada a presentar el modelo 340, no tiene información para comprobar muchas más cosas sin iniciar el procedimiento y requerir. Si todo está en orden, lo más probable es que simplemente se trate de una comprobación a ciegas de que los libros registro y las facturas que los soportan, cumplen los requisitos legalmente establecidos.

Si en la comprobación indicada se detectase algún error, lo ideal es presentar las rectificaciones correspondientes e indicarlo en el cuerpo de la contestación al requerimiento. Ello no evitará la sanción -si existe motivo para imponerla-, pero quizás evite que la comprobación de Hacienda vaya más allá.

También debe conocerse que, en principio, se dispone de 10 días para la presentación de la documentación. Esos días son hábiles, es decir, de lunes a viernes. Si por cualquier motivo es insuficiente para atender el requerimiento, se puede solicitar, por escrito, un aplazamiento que, casi siempre, es concedido tácitamente, sin comunicación expresa.

2º Aportar los libros registro conforme a la norma

Estos requerimientos estandarizados suelen solicitar la aportación de los siguientes documentos:

• Libro registro de facturas recibidas
• Libro registro de facturas emitidas
• Libro registro de bienes de inversión

Veamos que hay que hacer:

Libro registro de bienes de inversión.

El libro registro de bienes de inversión sólo es obligatorio para quienes deben regularizar el IVA por estar en regla de prorrata. Si no es el caso, una cosa menos para preparar.

Forma de presentación

Preparar los libros para presentarlos, tal como se indica en la notificación recibida, en formato electrónico: Excel, Dbase, Access.

Nunca en PDF ni en papel.

Cuadre de libros con declaraciones

Es básico asegurarse que los totales trimestrales de bases y cuotas incluidos en los libros cuadran con las declaraciones presentadas. Si no cuadran, que cuadren.

Salvo en los casos en que la Administración haya detectado incidencias que desee comprobar, lo habitual es que, en un segundo requerimiento, solicite copia de algunas de las facturas incluidas en el libro de facturas recibidas que le llamen la atención, por su naturaleza e importe. En algunos casos, dependiendo del volumen, las requiere todas.

Si todo está en orden, no es habitual, aunque puede hacerlo, que solicite facturas del libro registro de facturas emitidas.

Incluir la información obligatoria

Comprobar que los libros registro contienen toda la información obligatoria: número de factura (orden en el caso de las recibidas), fecha de factura, nombre y apellidos o razón social del cliente o proveedor, NIF, base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA. No obstante, tampoco es aconsejable dar más información que la legalmente solicitada. Conviene eliminar la información sobrante.

No hay que dejar columnas ni datos sin rellenar. Si falta un NIF, un nombre o, ya no digamos, un importe, la cuota de IVA no será deducible.

El número de factura y orden debe ser correlativo y congruente con las fechas.

También es importante recordar que las facturas rectificativas y las intracomunitarias deben en ir en series diferentes del resto de facturas y, por tanto, en libros registro separados del resto.

Revisión de las facturas

Como indicaba anteriormente, lo habitual es que, tras este primer requerimiento, llegue un segundo, solicitando parte o todas las facturas recibidas.

Conviene estar preparado para ello mediante una revisión previa de la existencia y el cumplimiento de los requisitos formales de aquellas sobre las que Hacienda suele incidir: importes más elevados, restaurantes, hoteles, vehículos, suministros….

Si se produjeron deducciones de IVA indebidas, es mejor conocerlo antes de presentar los libros requeridos, quizás todavía pueda hacerse algo.