Consejos sobre cómo elegir un ERP adecuado para tu empresa. Caminar antes de correr

Cómo elegir un ERP es una de las decisiones más estratégicas para las medianas empresas y, sus directores, se enfrentan a un dilema importante. Las preguntas que se hacen son ¿Debo elegir un sistema para hoy, o para de aquí a 5 a 10 años? ¿Debo ir a un sistema completo o empezar poco a poco con un número limitado de funcionalidades? ¿Debería cubrir el 100% de mis necesidades o sólo una parte? ¿Con un sólo sistema se cubren todas mis necesidades? ¿Debo ir a un sistema integral, con requerimientos de implementación de 12-18 meses, o uno más simple pero con menos funcionalidades aunque de rápida implantación?

¿Cómo puedo obtener el mejor retorno de mi inversión? Podría seguir y seguir pero en lugar de eso sugiero invertir el proceso, así que en lugar de tratar de resolver todos mis problemas pendientes con un nuevo sistema, pienso en cómo mejorar lo que ya tenemos. El principio detrás de este enfoque es que a veces tenemos el objetivo de tener el mejor ERP y, en cambio, dejamos de lado la «mejor» solución.

El valor de un ERP radica en su integración en la empresa y los resultados obtenidos durante su uso. Así que ¿por qué no empezar con una solución moderna, bien integrada y que cubre el 80-85% de las necesidades funcionales de la empresa? Todos sabemos que el último tramo es de lejos el más costoso y seguramente el que tiene el retorno de la inversión más dudoso, ¿por qué buscar la perfección cuando conseguir el 85% ayudaría a dar un paso de gigante hacia la eficiencia? Así que, con un sistema estándar para que pueda empezar, la ejecución se reduciría en gran medida, tanto en términos de coste (de tres a cinco veces más barato) como en la duración (hasta 10 veces más rápido, en cuestión de semanas).

Un ERP bien integrado hará que sus procesos sean más fluidos de forma inmediata, mejorará la colaboración multi-funcional, reducirá los costes de operación y lo más importante, ayudará a entender lo que realmente se necesita en el siguiente paso.

Os animo a echar un vistazo a lo que nuestro cliente Refrigeración Omega hizo. Se optó por ir a una solución estándar y se comenzó a ver los beneficios tan sólo unas semanas después de la implementación. Muy pronto después de la implementación, Refrigeración Omega fue capaz de planificar la expansión del ERP.

Uno de los errores más grandes que vemos a menudo es tratar de replicar los procesos existentes dentro de la empresa en un nuevo ERP. Esto implica ajustes muy significativos en el ERP a través de la personalización. Además es un problema para futuras actualizaciones, y no se beneficiará de todas las actualizaciones que se han llevado a cabo en el estándar. Incluso, el aprovechamiento de evoluciones futuras del ERP será más difícil. La implementación de un nuevo ERP es una gran oportunidad para repensar los procesos internos de una compañía. A menudo, nos gusta pensar que somos diferentes y especiales, y seguramente, ¡es cierto! Pero ser diferente no quiere decir que seamos únicos.

Si damos un paso atrás y tratamos de definir honestamente que es lo que nos hace mejores que nuestros competidores (al fin y al cabo, esto es lo que cuenta) probablemente, serán dos o tres procesos que son realmente diferenciadores. Esos procesos significan seguramente un 5% del ERP, no un 50%.

A finales de abril de este año, tuve el privilegio de visitar el Equipo Marussia F1 (uno de nuestros clientes) en Banbury, Inglaterra y hablé con Kevin Lee, su Gerente de Operaciones. Él usa una expresión que utilizo a menudo, «caminar antes de correr». Este es el principio que se aplica en todo lo que hace en la mejora de la competitividad del equipo en la Fórmula 1. Así que él ha establecido este principio en la aplicación de su nuevo ERP y tuvo éxito: el tiempo de implementación – ocho semanas, el número de desarrollos específicos para atender las necesidades de F1 han sido cero.

Así que primero se ha de ir a por las soluciones estándar y luego, después de un período de uso (por ejemplo 9 a 12 meses), se toman decisiones sobre dónde invertir para diferenciarse en el mercado.

Cuando se haya terminado, debemos asegurarnos de que la gente utiliza tanto como sea posible el nuevo ERP. El ERP no es un juego para especialistas, para los administradores. Todos, de una manera u otra, deben utilizar el ERP desde el arranque. ¿Por qué es esto tan importante? El ERP será la herramienta de toma de decisiones y en base a los datos recogidos se generarán informes, análisis, e incluso simulaciones.

Estas actividades realmente aportan valor si la base de datos representa su negocio. Para conseguirlo es necesario asegurarse de que todos contribuyen en ella, el personal técnico y el no técnico por igual. Incluso es recomendable abrir el ERP a los que están fuera de la empresa, pero que también contribuyen en el negocio. Los clientes, los socios y los proveedores sin duda pueden enriquecer la base de datos, lo que ayudará a la toma de decisiones.

Dije que la integración es clave, la integración significa animar a las personas en diferentes puestos y funciones para trabajar juntos. Esto supondrá un nuevo impulso de la eficiencia y la colaboración. El ERP ayudará a organizar el carácter social de la empresa, y supone una mejor manera, más natural y organizada de colaborar para una mayor eficiencia, una mejor resolución de problemas, pero también para promover la innovación.

En pocas palabras, «empezar poco a poco» con una solución estándar en toda la empresa y progresar rápidamente, en semanas, con un aprendizaje a través de la experiencia de usuario en vez de manuales, fomentando el uso dentro y fuera de la organización y tomando decisiones informadas sobre las inversiones adicionales harán que la empresa sea más competitiva. Antes de correr como Usain Bolt, asegúrese de que puede caminar!