Se entiende por caja la tenencia de dinero por parte de un agente económico, el cual lleva un registro contable, en el que se anotan las entradas y salidas de efectivo.
En la contabilidad de una empresa, la cuenta contable de caja es la que refleja el saldo de dinero en efectivo o en cheques sin cobrar, existente en la empresa en un momento determinado.
En una empresa puede haber dos tipos, la de la moneda funcional, que es la de uso corriente en el país, y una de moneda extranjera. Esta última se utilizará si la empresa realiza cobros y pagos de manera relativamente habitual en una moneda extranjera.
Esta cuenta pertenece al activo corriente de la empresa. En el balance de situación figura dentro del apartado de efectivo y otros activos líquidos equivalentes. Junto con los saldos de las cuentas de los bancos y otras inversiones a corto plazo de gran liquidez.
Su saldo contable siempre debe ser positivo o como mucho cero, pero nunca negativo.
Libro auxiliar de caja
El libro de caja se utiliza para llevar el control de las entradas y salidas de efectivo de un negocio.
Desde el punto de vista contable, se diferencia entre los libros contables obligatorios (artículo 25 Código de Comercio) y los auxiliares. Entre los primeros, se incluyen el Libro Diario y el de Inventario y Cuentas Anuales.
Los libros auxiliares como el de Caja, se encuentran en la práctica integrados en los programas de contabilidad, mediante el libro mayor de la cuenta de. Pero cuando la contabilidad se llevaba de manera manual y el cobro y pago en efectivo estaban más extendidos, tenían mucha más importancia.
Arqueo de caja
El arqueo de caja es el recuento de efectivo en un periodo determinado, con el objeto de comprobar que el efectivo de la caja coincide con los cobros y pagos registrados.
Para realizar el arqueo se parte de un saldo inicial, que es el que se suele dejar de manera habitual en la caja de la empresa para tener cambio.
Una vez registradas las entradas y salidas del periodo se arroja un saldo final, que tienen que coincidir con el dinero en efectivo al final del periodo.
El arqueo se suele realizar normalmente al cierre del comercio, aunque también se suele realizar cuando se producen un cambio en el cajero o responsable.
Lo sobrantes o faltantes son provocados, principalmente, por errores humanos.
Cuando se realiza un arqueo, el resultado puede arrojar tres situaciones diferentes:
- El dinero existente en la caja cuadra exactamente con el saldo de la cuenta.
- Descuadre de caja con faltante. Hay menos dinero del que debería. Esta situación se puede deber a un hurto de dinero, un error en los cobros o pagos, o por la falta de justificantes de pagos realizados.
- Descuadre de caja con sobrante. El dinero resultante del arqueo es superior al saldo de la cuenta. Esta situación puede deberse a que no se registraran las facturas o tickets cobrados en el programa de gestión. También puede deberse a un error en el cobro, si se cobra de más, o en los pagos, si se paga de menos.
Vale de caja
Los vales se utilizan para movimientos internos y provisionales en las empresas, de manera que se cumplimentan para dejarlos en la caja de la empresa, por ejemplo, cuando a un empleado se le entrega dinero para realizar una compra. Este vale será remplazado posteriormente por la factura cuando esta se reciba.
También se suelen cumplimentar cuando la persona que autoriza el vale es distinta de la que lleva la caja de la empresa, de manera que el autorizante le firma un vale de caja al autorizado, para que el cajero le realice la entrega del dinero que se refleja en el vale.
En los vales se suele consignar:
- Cantidad (en número y letra).
- Firma del que autoriza la disposición.
- Firma del que recibe.
Flujo de caja o cash flow
El flujo de liquidez o flujo de caja (en inglés cash flow) está formado por los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un periodo dado. El flujo de liquidez es la acumulación neta de activos líquidos en un periodo determinado y, por lo tanto, es un indicador de gran importancia para medir la liquidez de una empresa.
Nota del editor: Este contenido fue publicado con anterioridad y actualizado a 2023 por su relevancia.
