Adopción de la factura electrónica vs tradicional: la digitalización de las empresas (infografía)

Analizamos las diferencias entre la facturación tradicional y la facturación electrónica, así cómo los beneficios del uso de la segunda en la empresa.

• El 1 de julio de 2018 entró en vigor una nueva normativa por la que los subcontratistas deben utilizar la factura electrónica o factura digital
• Usando la factura electrónica, una empresa puede ahorrar más de 250.000 horas de trabajo cada año

Una de las recientes novedades legales en materia de factura electrónica se refiere a que los subcontratistas deberán usar esta modalidad en relación con un contratista principal cuando el importe de la factura exceda de 5.000 euros. Un nuevo sector profesional que ya se puede beneficiar de las múltiples ventajas que tiene su uso en cualquier negocio desde julio de 2018.

Tradicionalmente, la facturación se realizaba en papel, con un mecanismo lento por el cual se entregaba la factura al receptor y el emisor se quedaba una copia. Esto generaba un proceso costoso y lento a medida que el número de facturas iba aumentando. La facturación electrónica y los programas de facturación viene a mejorar todo el proceso, aportando bastantes ventajas sobre el anterior modelo.

¡Comparte! La digitalización de facturas tiene innumerables beneficios. Te lo contamos en este post.

En definitiva, su uso no deja de formar parte del proceso de digitalización de las empresas. Una transformación digital en las empresas que se ha acelerado tras el COVID-19 en todos los ámbitos, incluido en la demanda de servicios de facturación electrónica que ha aumentado en un 50%. Según datos de SERES, el uso de la factura electrónica ha permitido a empresas como Ibredrola o Siemens  mantener al 100% su actividad empresarial durante este tiempo.

Otro estudio de SERES sobre la «Situación de la Factura Electrónica en el Mundo» refleja que más del 60% de los países usa factura electrónica. Un dato que reafirma que las empresas ven más ventajas que inconvenientes a la hora de implantarla en sus negocios.

A continuación hacemos un repaso a esa comparativa entre la facturación tradicional vs. electrónica.

Ventajas de la facturación electrónica vs. la facturación tradicional

Y es que la factura electrónica tiene una serie de ventajas sobre la facturación tradicional. La principal ventaja está en el coste que tiene cada factura generada. En papel estamos hablando de un coste estimado de 3,53 euros por factura enviada, teniendo en cuenta los costes de impresión, papel y envío al destinatario. Mientras, en la factura electrónica el coste total se reduce notablemente y se establece en 0,12 euros.

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Si multiplicamos estos costes por el total de facturas emitidas, podemos hacernos una idea del ahorro que supone para las empresas. Según el Ministerio de Industria, las empresas ahorraron en el pasado 118 millones de euros. Lo que les lleva a buscar medidas para su adopción en las empresas de forma generalizada.

Pero esto también tiene un coste medioambiental notable. Al no tener que imprimirse talan menos árboles, cifrándose en unos 3300 pinos cada año según el ritmo de adopción actual de la facturación electrónica.

El ABC de la factura electrónica

Regulada bajo el Reglamento por el que se rigen las obligaciones de facturación, una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico.

Algunas de sus principales características son:

1. Es un documento tributario que contiene los datos del proveedor y que se genera mediante un software en formato electrónico que sustituye al documento en versión en papel.
2. Su formato electrónico facilita que los datos puedan ser integrados en el sistema de facturación sin ser necesario entrar los datos de modo manual, aumentando las condiciones de seguridad de los mismos.
3. Debe estar firmada digitalmente con certificados cualificados que indican la misma validez legal que las facturas con formato en papel.

Infografía: facturación tradicional y facturación electrónica

Pero no sólo supone un beneficio a nivel de costes, también a nivel organizativo la factura electrónica tiene importantes beneficios sobre la factura tradicional. Entre otros se pueden citar la reducción de tiempos de ejecución y eliminación de tareas en los procesos de gestión de facturas (emisión, recepción, gestión de rechazos, etc.), una mayor integración de la información o un menor número de errores provocados por el «factor humano».

En esta infografía explicativa, puedes encontrar las principales diferencias entre la factura tradicional vs factura eletrónica. Así podrás valorar cuál encaja mejor en tu empresa.

1.Reducción de costes

• Una factura en papel tiene un coste de más de 3 euros por factura. Mientras, la eFactura no llega apenas a 1 euro por factura.
• Un ahorro notable para las empresas que adoptan la factura electrónica que, lógicamente, a mayor volumen de facturas emitidas, mayor ahorro tendrán.

2.Aumento de la seguridad

• También tenemos que añadir una mayor seguridad en el tratamiento de las facturas, ya que no sólo se pueden escanear, sino que también es más complicado que se pierda en el envío, como ocurre con la factura tradicional o que pueda ser modificada sin notificar al emisor.
• En el caso de la factura electrónica, una modificación posterior a su creación supone la invalidación de la misma.

3.Optimización de procesos

• Según algunos estudios, más de 250.000 horas de trabajo son ahorradas anualmente gracias al uso de la factura electrónica.
• En definitiva, ese ahorro es producido por una mejora en la gestión de las facturas y por un control de su estado desde el mismo programa.

En definitiva, la diferencia entre la factura tradicional y electrónica es evidente. Y la tendencia al alza en el uso de la factura electrónica en todo el mundo no es casualidad. Es algo en constante crecimiento que se ha unido a otras tendencias en digitalización que han recibido un impulso tras el coronavirus. Y ahí, será primordial contar con un programa de factura electrónica que nos facilite la transformación digital.

Nota del autor: Este artículo fue publicado por primera vez en junio de 2018 y ha sido actualizado en agosto de 2020 por su relevancia.