Ocho factores claves para examinar la flexibilidad de tu empresa

La flexibilidad de la empresa permite abordar entornos cambiantes, complejos y diversos. Es una característica esencial para aprovechar las oportunidades y afrontar los momentos de crisis. El cambio y, en especial, el tecnológico es protagonista en la mayoría de sectores, incluso en el tercer sector, como podemos ver en el siguiente vídeo que nos muestra una conversación entre Luis Pardo, CEO de Sage España, y Javier Arroyo, Director General de la Fundación Juan XXIII.

Sin embargo, la flexibilidad puede convertirse en un concepto difícil de concretar. Muchos emprendedores pretenden serlo, pero no saben hasta qué punto su empresa lo es en realidad. Para dar respuesta a esta cuestión, conviene analizar diversos factores.

1. La resistencia ante los cambios en el entorno financiero

El entorno financiero está sujeto a épocas de una cierta estabilidad y momentos de cambio, muchas veces rápidos. Las implicaciones financieras de la última crisis son buen ejemplo de cómo puede haber variaciones importantes en pocos meses.

Por ello, conviene analizar cómo se vería afectada la empresa si cambiasen determinadas condiciones financieras como, por ejemplo:

• La propia posibilidad de acceder a la financiación ajena
• Los intereses
• Los plazos
• Las garantías que se deban prestar
• Las vías alternativas de financiación
• La factibilidad de recurrir a ampliaciones de capital
• El impacto de posibles cambios en el reparto de dividendos

En este caso, la flexibilidad de la empresa en materia financiera no se caracteriza (al menos, no solamente) por no tener vencimientos de deuda relativamente próximos en el tiempo o por tener cobertura ante diversas eventualidades negativas. También ha de saber aprovechar cambios positivos de las condiciones financieras de forma eficiente. Así, por ejemplo, una empresa que tuviese la mayoría de vencimientos excesivamente lejanos en el tiempo, podría tener más dificultad para aprovechar una posibilidad de mejora de los costes de financiación.

2. La habilidad para incorporar nuevo conocimiento

El conocimiento incrementa la flexibilidad de la empresa. Permite adoptar alternativas diferentes ante situaciones distintas. También aporta comprensión de los factores que hacen el cambio más sencillo y fructífero.

Sin embargo, el conocimiento no es gratis. Es necesario integrarlo en la empresa y el proceso puede exigir costes y sacrificios. Por ejemplo, la incorporación de tecnología reclama un cambio cultural y formativo. Igualmente, los proyectos de I+D+i nos deben devolver conocimiento, pero el camino puede ser duro y habrá que superar obstáculos. Lo mismo sucede cuando se incorpora personal que aporta una nueva visión.

Hay empresas muy flexibles en las que aplicar nuevas formas de proceder que incorporan los conocimientos más actuales es su día a día. En otras, un pequeño cambio puede llegar a desestabilizar su organización y sus procesos.

3. La participación de los trabajadores en la flexibilidad de la empresa

La flexibilidad de los trabajadores depende de muchos factores. El primero de ellos son sus propias características. Hay elementos que pueden aportar flexibilidad como la formación o una experiencia previa semejante. Otros pueden ser una fuente de rigidez, pero que puede revertirse. Por ejemplo, los esfuerzos en conciliación buscan, entre otras misiones, facilitar la adaptación a los cambios con la mínima repercusión negativa sobre la vida privada de los empleados.

En segundo lugar, depende de los medios materiales e intangibles de los que dispongan los empleados. Por ejemplo, la transformación digital está aportando herramientas para abordar muchas tareas al mismo tiempo de forma solvente. Las inversiones, en general, y las tecnológicas, en particular, permiten enfrentarse a entornos complejos con más facilidad.

En tercer lugar, la formación de equipos es clave. La adaptación es más sencilla cuando cada miembro apoya y cubre las carencias de los demás. Además, los abordajes de inteligencia colectiva permiten adaptarse a retos complejos.

Finalmente, la motivación y los incentivos tienen un papel muy relevante. No es lo mismo enfrentarse a los cambios con entusiasmo que con pesadumbre. Y, por supuesto, vincular los esfuerzos y sacrificios a recompensas puede generar una actitud más flexible entre los trabajadores.

4. La adecuada respuesta a los requerimientos de los consumidores

Los requerimientos de los consumidores van cambiando por diversos factores como, por ejemplo, que:

• Sus niveles de renta, normalmente, aumentarán con el crecimiento económico y sufrirán vaivenes con las crisis.
• Los gustos y preferencias personales van cambiando, entre otros factores, influidos por modas y tendencias.
• Progresivamente cobran importancia nuevas generaciones, con distintos perfiles dentro de cada una de ellas.
• La tecnología está cambiando nuestra vida cotidiana.

Precisamente, prever antes que los competidores los patrones de cambio en los requerimientos de los clientes es una de las motivaciones más importantes por las que las empresas invierten en el big data. Reaccionar tarde puede suponer que la competencia nos gane la partida. Sin embargo, no todo es saber lo que quiere el cliente, sino tener la flexibilidad suficiente como para dárselo.

En esta labor tiene mucha importancia la flexibilidad de los diseños de los procesos y de los productos. Lo podemos examinar en función de si es factible variar un paso de un proceso o alterar una característica del producto y el conjunto sigue teniendo coherencia.

5. La capacidad para superar con éxito los cambios normativos

Las normas acotan el conjunto de posibilidades de elección de las empresas y, al mismo, tiempo son una fuente de requisitos para la actividad empresarial. El ejemplo más claro es el de las regulaciones sectoriales y las condiciones para poder fabricar o vender un determinado bien o prestar algún servicio.

Por supuesto, el primer factor normativo que afecta a la flexibilidad de la empresa es el propio cambio de las leyes. Una reforma puede dejar ganadores y perdedores y uno de los factores que influye para estar en uno u otro grupo es la capacidad de cada uno para adaptarse.

Pero, hoy en día, cada vez cobra más importancia adaptarse al cambio que suponen entornos normativos diferentes en distintos lugares. Para las pymes en proceso de internacionalización, de hecho, supone uno de los retos más relevantes. Una parte de su éxito dependerá de la capacidad de responder sin tener que incurrir en costes elevados a los requisitos diferentes que les reclaman las distintas normas de cada uno de los países.

6. La disposición al cambio tecnológico

Frecuentemente, la tecnología puede no ser sencilla de introducir. Suele implicar cambios en múltiples facetas:

• Los procesos de producción
• La forma en la que trabajan los empleados
• Las características de los productos
• Los riesgos de la actividad
• Las necesidades de financiación
• Los requerimientos regulatorios
• etc.

Además, las repercusiones del cambio tecnológico pueden venir en distintas direcciones. Por ejemplo, la nube ha liberado muchos recursos financieros porque ya no es necesario adquirir potentes equipos costosos de mantener y es posible pagar solamente por lo que se necesite. Sin embargo, en otras áreas la empresa actual tiene que hacer un esfuerzo inversor como, por ejemplo, en la aplicación al mundo de los negocios del Internet de las cosas. Casos semejantes pasan con los riesgos o los requisitos regulatorios. La tecnología termina con unos y hace nacer otros.

El tecnológico, por tanto, puede entenderse como un cambio de conjunto que se irradia por todas las áreas de la empresa. Para poder examinar la flexibilidad de la empresa en este campo es necesario analizar previamente sus profundas implicaciones sobre los demás.

7. La flexibilidad de la empresa también se ve en los contratos que celebra

Los contratos son un instrumento para la innovación. Entre particulares, pueden celebrarse todo tipo de contratos, aunque no estén tipificados en las normas, siempre que no se pacte algo prohibido por la ley.

Históricamente, las empresas más flexibles en este campo han venido siendo las pioneras en la aplicación de un determinado contrato o de una cláusula novedosa. Eso exige tener muy claras las repercusiones, lo que demandará en la mayoría de los casos asesoramiento jurídico muy especializado.

Por otro lado, en los contratos más usuales y asentados también se puede ser flexibles. Por ejemplo, la existencia de condiciones suspensivas o resolutorias, de términos o las novaciones, las subrogaciones o cesiones de contratos son instrumentos que a las empresas les sirven para adaptarse a los cambios en sus propias circunstancias.

8. La facilidad para generar y mantener contactos

La gestión de los contactos reclama flexibilidad por parte de la empresa. Muchos de los más enriquecedores tienen culturas y experiencias muy distintas a la de los miembros del equipo. Nos abren puertas, pero también necesitan un esfuerzo especial de comprensión y adaptación.

El mantenimiento de los contactos obliga a hacer una adaptación continua, ya que nuestras circunstancias y las de la otra parte están en permanente evolución. De hecho, hay hitos que, en mayor o menor medida, van marcando el futuro de la relación como, por ejemplo, las propuestas, conversaciones, requerimientos, conflictos, quejas, proyectos en común, etc.

Por otro lado, en el momento actual, los contactos tienen un papel muy importante en el factor cultural del cambio. En especial lo tienen en su vertiente tecnológica. La razón es que muchas empresas y organizaciones no son capaces de encontrar por sí solas el camino para la introducción de esa clase de novedades. Necesitan apoyarse en otras para facilitar la transición.

La flexibilidad y el cambio empresarial son términos clave en estos momentos. Las implicaciones afectan a muchos aspectos de la gestión empresarial y las empresas, en especial las pymes, hacen bien en preguntarse cuál es su capacidad de adaptación en cada uno de los ámbitos.