¿Cuándo empezamos a preparar los presupuestos del próximo año?

A la vuelta de las vacaciones empieza un nuevo curso, pero no solo para los escolares. Si bien es habitual que el ejercicio económico de una empresa abarque desde el 1 de enero al 31 de diciembre, septiembre es un buen mes para empezar a preparar los presupuestos y que no nos pille el toro, ya que el trabajo de su elaboración debería estar finalizado antes de acabar noviembre, de modo que se pueda utilizar el mes de diciembre para su revisión y presentación a las partes implicadas en su cumplimiento.

En un presupuesto, se planifican tanto las operaciones que deben realizarse como los recursos a emplear, siendo su finalidad la consecución en el periodo especificado de los objetivos propuestos, cuantificados en términos monetarios. Pero lo más importante de un presupuesto es que no sea una lista de datos en una hoja de cálculo sin fundamento ninguno, ya que podemos querer duplicar la facturación de la empresa sin tener en cuenta que su estructura puede no soportar ese crecimiento. Por ello, la primera fase del presupuesto pasa por pensar adónde se quiere llegar en un periodo de tiempo, para luego empezar a cuantificar los recursos necesarios para la consecución de los objetivos.

Los presupuestos de una empresa nos permitirán detectar entre otras cosas si se cumplen las previsiones de ventas, si los gastos de estructura son soportados por estas, si los costes financieros se comen los beneficios o, bajando más al detalle, si un vendedor no es rentable, etc.

Además de la contabilidad financiera, para la elaboración y seguimiento de los presupuestos, se puede utilizar la contabilidad analítica, con la que podemos llegar a un grado de detalle y análisis al que no llega la contabilidad financiera.

9 puntos a tener en cuenta en la elaboración de los presupuestos

1. La base de un presupuesto se debe basar en una contabilidad que refleje la imagen fiel de la empresa, ya que los datos históricos registrados en la contabilidad serán la base y el punto de partida para la elaboración del presupuesto.
2. Las entradas y las salidas de dinero deben de estar equilibradas, debiendo especificarse los gastos en los que incurrirá la empresa y de dónde saldrán los ingresos para afrontarlos.
3. Hay que tener en consideración el tamaño y la estructura de la empresa, ya que una firma de mayor tamaño, en la que existan diferentes departamentos, necesitará de una mayor coordinación y tiempo para que la información fluya, aunque las nuevas tecnologías y programas de gestión facilitan la reducción de los tiempos y el trabajo en equipo en la nube.
4. El presupuesto debe ser consecuente con la misión, objetivos y metas de la empresa.
5. Si no sabemos adónde vamos, difícil será que lleguemos, siendo los presupuestos una guía para llegar adonde nos propongamos. Pensar en qué vamos a vender, cómo vamos a hacerlo y qué recursos vamos a utilizar nos ayudará a la consecución de los objetivos.
6. La elaboración de una cuenta de resultados presupuestaria implica bajar al detalle del negocio y conocerlo mejor.
7. Para que la realización de un presupuesto no sea una mera proyección, cada cifra debe de ser analizada y justificada, ya que de lo contrario lo único que estaremos haciendo es perder el tiempo.
8. Es habitual realizar los presupuestos en hojas de cálculo en las que se incluyan todos los datos a tener en cuenta, aunque hay programas que permiten su carga y analizan las desviaciones.
9. A lo largo del ejercicio, las previsiones plasmadas en los presupuestos deberán ser comparadas con los datos reales obtenidos por la empresa al final de cada período de tiempo establecido (mensual, trimestral o semestral), tratando de detectar posibles desviaciones para poder corregirlas.