¿Reducir gastos o racionalizar el gasto?

Diversos estudios actuales indican que la reducción de gastos se encuentra entre la tercera o cuarta posición en el ranking de medidas adoptadas ante situaciones de crisis. A esta medida le preceden la reducción de personal y el intento de incrementar las ventas. Podemos decir por tanto que la reducción de gastos es uno de los principales focos de atención cuando «las cosas van mal», en contraste con las prioridades de los CEOs y directores financieros cuando «las cosas van bien», donde más de la mitad de las compañías – según un estudio a nivel global de la consultora PWC – no tienen ningún tipo de estrategia de reducción de costes.

Uno de los problemas de esta medida es que la mayoría de las empresas suele recortar en lo que es más fácil de medir en lugar de lo que es más necesario.

Con el objetivo de conseguir la máxima eficiencia en el gasto, podríamos formular el problema en dos preguntas: ¿Podemos reducir el gasto? ¿Podemos mejorar los procesos asociados al gasto?

Gastar mejor

Como «gastar bien» no implica directamente «gastar menos» y como no existe un método aplicable a todo tipo de empresa, lo que podemos hacer aquí es enumerar una serie de observaciones que pueden ayudarnos a «gastar mejor». La mayoría de ellas son conocidas y de sentido común, pero no está de más recordarlas:

1. Conocimiento del gasto

Es lógico que en la responsabilidad del control del gasto, se conozca en profundidad el tipo de gasto, el contexto en el que se realiza, la justificación (adecuación a los objetivos del negocio) y las personas que realizan el gasto.

2. Análisis de la evolución del gasto

El conocimiento profundo del gasto, sumado al ciclo temporal en el que se produce, nos dará información valiosa sobre la tendencia y evolución de este. Aquí podremos establecer comparativas, detectar comportamientos, que nos ayuden a hacer mejores previsiones y a corregir defectos.

3. Aplicar medidas de corrección

Los dos puntos anteriores nos deberían ayudar a eliminar gastos superfluos, a identificar prácticas negativas, a establecer presupuestos, techos de gasto y acuerdos de precio con proveedores, en resumen, a racionalizar el gasto.

4. Seguimiento

Es muy importante monitorizar de forma regular la evolución del gasto y todas las medidas que hayamos aplicado después del análisis. De esta manera sabremos si las correcciones aplicadas surten efecto y los objetivos marcados se cumplen.

5. Aplicar incentivos

Hacer comprender a toda la compañía que son necesarias las medidas aplicadas y premiar aquellas iniciativas o sugerencias que aporten mejoras en este contexto.

Mejorar los procesos

Este aspecto es uno de los grandes desconocidos, que constituye un considerable agujero por donde se pierden recursos y horas de trabajo.

En cualquier organización podemos escuchar quejas recurrentes como: «Pierdo mucho tiempo gestionando gastos», «me falta mucha información sobre los gastos de mi equipo», «perdemos mucho dinero de IVA deducible», «tardo mucho tiempo en que me reembolsen mis notas de gastos», «no encuentro la mitad de los tickets de gastos», etc.
Estos comentarios comunes, vienen desde diferentes puntos de una misma organización, desde el agente comercial, hasta el responsable de administración, pasando por la dirección de ventas o el propio responsable financiero.

Estos son los problemas concretos en la mayoría de los casos:

La falta de factura por consumos menores

Imagina la cara del camarero a las 9:30 de la mañana, cuando tiene la barra a tope y le pides que te haga la factura de un café con leche… Claro, esas facturas nunca se piden y se suman a otros muchos gastos de representación como comidas, transporte, combustible, etc, por el hecho de que no son importes muy elevados y normalmente tenemos mucha prisa.

El resultado es renunciar a una cantidad a veces importante de IVA deducible (multipliquemos por cada empleado que incurra en este tipo de gastos), incluso de poder deducir el gasto en el Impuesto de Sociedades. No olvidemos que para la deducción de impuestos, la ley no permite otro documento justificativo del gasto más que la factura, por tanto los tickets (ahora llamados facturas simplificadas) no son un documento válido a estos efectos.

La gestión del papel

Todo el flujo de información que dependa del soporte en papel, tiene varios problemas bien conocidos: la pérdida, el deterioro, el almacenamiento, el procesado de la información…

En la era de las telecomunicaciones, sorprende que en algunos aspectos de la gestión documental dependamos todavía del papel. Afortunadamente, la factura electrónica se está abriendo camino, reduciendo costes, tiempos de espera, garantizando mayor seguridad, proporcionando trazabilidad, a parte de los beneficios medioambientales reconocidos.

Los tickets de gasto siguen siendo un papel que hemos de almacenar en nuestros bolsillos, escanear, grapar, archivar… es un tiempo poco productivo, sobre todo si tenemos en cuenta que no podemos fiscalizar ese gasto, y por tanto, recuperar parte de él.

La falta de información y control

En la mayoría de los casos, el personal de ventas que no dispone de una tarjeta corporativa, adelanta muchos gastos que luego se le reembolsan a través de las notas de gasto. La gestión de las notas de gasto consume también un tiempo considerable: la confección, el procesado, la aprobación, la conciliación y el pago. El tiempo en el que esa información del gasto está disponible en el sistema es irregular y pueden pasar incluso más de dos meses hasta que sucede. La información de este tipo de gastos está muy fragmentada, no es fácilmente accesible, por lo que dificulta la previsión y el control del fraude.

¿Qué podemos hacer para mejorar los procesos?

En primer lugar, dejar clara una política en cuanto a procedimientos, herramientas utilizadas, tiempos y canales de comunicación.

Lo que podemos aconsejar también es explorar todas aquellas herramientas o soluciones tecnológicas del mercado que pueden facilitar estos procesos y que están orientadas normalmente a:

• La digitalización automatizada de documentos
• La gestión de procesos
• Convertir tickets en factura electrónica

Sin detenernos específicamente en ninguna de ellas, podemos afirmar que el futuro de la consolidación de los gastos y la eficiencia pasa, como sucede en otros muchos ámbitos, por la tecnología de la información.

Hoy en día existen soluciones que permiten unificar y simplificar todos los aspectos relacionados con la gestión eficaz de los gastos. Sage DevoluIVA permite generar facturas electrónicas a partir de los tickets, facilitando la recuperación del IVA, la eliminación del papel y la contabilización automática de las facturas generadas.