Comment développer son entreprise ?

2016, l’année du vrai démarrage de la facture électronique en Belgique ?

29 mars 2016  |  par Eric Jacquet

En tant que Channel Manager chez Sage, je peux vous assurer que nous sommes très impatients de voir ce vrai démarrage de la facturation électronique en Belgique et en Europe.

Nos solutions permettent déjà depuis 2 ans d’envoyer et de recevoir des factures électroniques, mais, dans la réalité, personne ne s’y est intéressé, que ce soit les PME ou les comptables.

  • La peur du changement
  • La complexité apparente de la technologie
  • Le manque d’un incitant, la « killer feature »

Aujourd’hui, tous les indicateurs donnent le même son de cloche, nous arrivons à un vrai tournant pour cette technologie.

Mais commençons par une définition : qu’est-ce qu’une facture électronique ?

C’est un document codifié (un fichier PDF enrichi contenant un fichier XML) qui vous permet de récupérer l’information directement (fournisseur; montant htva, tva…) et ce, sans encodage. En effet, toutes les informations importantes sont structurées et codifiées et sont donc immédiatement reconnues de façon transparente par votre solution de gestion.

Quels sont les avantages d’une facture électronique ?

  • Plus rapide, car la facture sera lue de façon automatique et instantanée dans votre logiciel Sage. Il ne vous restera plus qu’à la centraliser.
  • Plus efficace qu’une facture en papier. Pourquoi ? Parce que vous ne devrez plus rien encoder et qu’il n’y a plus aucun risque d’erreurs, car toutes les informations sont codifiées et structurées.
  • Beaucoup moins cher, je ne parle même pas du prix du timbre, mais bien du temps d’encodage de la facture papier dans votre solution de gestion, qui est réduit à zéro.

Je vais maintenant vous parler du statut légal de la facture électronique en Belgique et en Europe.

Depuis le 1er janvier 2013, la facture électronique est l’équivalent de la facture papier suite à une directive européenne. Cela implique que les utilisateurs de factures électroniques sont soumis aux mêmes règles que les utilisateurs des factures papier : authenticité, lisibilité et intégrité.

Il faut savoir que l’Europe veut une démocratisation de ce type de facturation. L’objectif ambitieux est que la facture électronique soit le principal mode de facturation en 2020. C’est pourquoi, Sage, comme plusieurs autres éditeurs de logiciels, a choisi le format eFFF. C’est un format standardisé, reconnu partout en Europe.

Au départ, la solution via des service providers avait été testée. Mais, malheureusement, sans un vrai consensus en Belgique de tous les providers, cette solution est aujourd’hui à l’arrêt. C’est pourquoi Sage a orienté ses efforts vers une solution utilisant l’e-mail comme mode d’envoi. L’objectif de Sage est d’arriver, à terme, à une utilisation à 100% de la facture électronique.

Comment la mettre en place ?

  1. Vérifier que votre solution de gestion vous permet de créer des factures électroniques et évidemment de les recevoir et de les traiter de façon automatique.
  2. Une fois ces vérifications faites, demandez à vos fournisseurs de vous envoyer leurs factures au format électronique et non plus papier. Voici le premier gain de temps grâce à l’encodage automatique.
  3. L’adoption en interne est un passage obligé. Veillez à bien expliquer à tous vos collaborateurs que la facture électronique concerne quels sont les implications mais aussi les gains de ce changement de méthode de travail.
  4. Pensez à créer et utiliser une adresse email uniquement pour la réception de ces factures électroniques (par exemple invoice @votre société) pour éviter qu’une facture électronique se perde dans le flux constant des emails. Vérifier également que votre solution de gestion est prévue pour analyser les messages arrivant sur votre adresse email et qu’elle puisse détecter les factures électroniques.
  5. Assurez-vous auprès de vos clients qu’ils sont d’accord de recevoir vos factures au format électronique. C’est également l’occasion de valider l’adresse email sur laquelle vous allez leur envoyer vos factures.

En conclusion, si vous devez retenir un seul conseil de cet article, c’est qu’il est grand temps de se lancer dans le train de la facture électronique.

Ne soyez pas le dernier fournisseur qui veut absolument utiliser le papier. Soyez le fournisseur qui fait économiser de l’argent à ses clients !

Eric Jacquet

@EricJacquet_BE




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