Comment gérer efficacement sa fiduciaire ?

Comptable ou Expert-Comptable, l'Expert's Corner a été pensé pour vous ! Il vous fournira de nombreux conseils sur l'utilisation de votre logiciel Sage BOB 50 Expert et ses composantes, et ce de manière efficace. En quelques minutes, il vous sera aisé de constater la rapidité de Sage BOB 50 Expert : vous aurez ainsi plus de temps pour accompagner vos clients.


Expert's Corner n°11 : BOB-ole : analyse des résultats de votre entreprise jusque dans les moindres détails

07 juillet 2014

Grâce à votre expérience en Sage BOB 50 Expert, vous connaissez déjà la large sélection de rapports (personnalisables) qu’offre votre produit comptable. Mais saviez-vous que la présentation et le traitement de vos données ne se limite pas uniquement à ces rapports ? Sage BOB 50 Expert va encore plus loin : avec BOB-ole, il est possible d’incorporer la quasi-totalité de vos données comptables dans Microsoft Excel ; vous pourrez ensuite les traiter grâce aux nombreuses fonctions que propose cette solution et les adapter à vos besoins, comme par exemple :
  • Présenter rapidement et facilement un aperçu de données spécifiques d’un dossier à un client ;
  • Effectuer un grand nombre de calculs et d’analyses complexes sur les données d’un dossier ;
  • Donner une présentation des données de votre dossier avec une mise en page spécifique ;
BOB-ole vous offre deux méthodes différentes en vue d’accomplir ces tâches :
  1. Les rapports standard
  2. Les rapports personnalisés

1. Les rapports standard

Souhaitez-vous ajuster simplement la présentation des données de vos rapports standard en quelques clics ? Avec BOB-ole, vous bénéficiez d’un point de menu supplémentaire dans votre Microsoft Excel ! Une fois vos données comptables importées, vous pourrez bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes par Microsoft Excel afin de peaufiner vos rapports, aussi bien la présentation que les calculs.

Ce procédé est expliqué plus en détail ci-dessous sur la base d’un exemple :

Ainsi, par exemple, vous désirez préparer un rapport reprenant la balance des comptes généraux en Débit, Crédit et Solde pour une période déterminée. Une difficulté supplémentaire se présente. En effet, ce rapport devra être utilisé dans une présentation bilingue. De ce fait, les libellés des comptes doivent apparaître aussi bien en français qu’en néerlandais.

La réalisation de ce rapport passera par les quelques étapes ci-dessous :

1. Déterminer le dossier comptable à partir duquel les données doivent être reprises. Cela se déroule via le point de menu Dossier de BOB-ole, qui ouvre la liste des dossiers disponibles.

 

 

2. Sélectionner le rapport standard dans le menu BOB. Dans le cas présent : Totaux périodiques | Compte général.

 

3. Définir la période à analyser dans l’onglet Sélection de l’écran Balance des comptes généraux. Dans cet exemple, choisissons la période 01/2011.

 

Bon à savoir : Cet écran permet également de sélectionner et de personnaliser les données et le rapport. Pour plus d’information à ce sujet, consultez le Guide pratique BOB-ole disponible sur notre site.

4. Renseigner d’éventuelles informations complémentaires qui peuvent être déterminées dans l’onglet Fichier de base. Cet onglet propose la liste des champs pouvant être exportés.

 

5. Cocher la case en regard du Libellé 2 dans la liste pour insérer le libellé du compte général en néerlandais dans le rapport.

Attention : Le contenu du Libellé 2 dépend de la configuration de votre dossier. Dans le dossier FRSPORT actuellement utilisé pour l’exemple, le Libellé 2 comprend le Libellé des comptes généraux en néerlandais.

 

6. Cliquer sur le bouton  pour générer le rapport.

 

Une fois le rapport de base généré, celui-ci peut être retravaillé à l’aide des fonctionnalités de Microsoft Excel.

 

 

2. Les rapports personnalisés

Vous êtes un utilisateur avancé de Microsoft Excel et vous avez besoin de rapports sur mesure ? BOB-ole intègre un grand nombre de fonctionnalités supplémentaires à celles déjà disponibles par défaut dans Microsoft Excel ! De ce fait, vous pouvez améliorer les informations nécessaires à la bonne réalisation de vos rapports et ainsi bénéficier de rapports totalement personnalisés, tels que le tableau d’exploitation ci-dessous reprenant les coûts et les revenus :

 

Afin d’illustrer ce concept, nous allons vous montrer de manière simple comment réaliser ce tableau d’exploitation afin que vous puissiez également exploiter ce rapport personnalisé.

Attention : Les étapes de cet exemple nécessitent une connaissance de Microsoft Excel.

1. Déterminer le dossier comptable à partir duquel les données doivent être reprises. Cela se déroule via le point de menu Dossier de BOB-ole, qui ouvre la liste des dossiers disponibles.

 

 

2. Créer un tableau basique dans Microsoft Excel avec la mise en page qui vous agrée et les informations dont vous aurez besoin.

 

3. Utiliser la fonction AccountBalance de BOB-ole afin de récupérer la balance des comptes généraux dont les comptes titres ont été préalablement définis.

Bon à savoir : Pour plus d’informations sur une fonction particulière de BOB-ole ou pour plus d’informations en relation avec les paramètres d’une fonctionnalité de base, nous vous renvoyons vers le Guide pratique BOB-ole disponible sur notre site.

 

Bon à savoir : BOB-ole a ajouté une catégorie BOB pour regrouper toutes les fonctions relatives à BOB-ole et ainsi les récupérer facilement.

4. Spécifier les paramètres pour la fonction AccountBalance. Pour plus de facilité par la suite, veillez à bien vous référer à des cellules contenant les informations appropriées dans la feuille de travail.

 

5. Cliquer sur le bouton ok ; le résultat de la fonction apparaît alors dans la cellule.

 

6. Appliquer cette même formule à toutes les cellules du tableau en étirant simplement la cellule sur l’ensemble du tableau.

 

7. Ajouter les totaux des valeurs des colonnes à l’aide de la fonctionnalité standard de Microsoft Excel comme montré ci-dessous :

 

En répétant les opérations ci-dessus, vous pouvez simplement et rapidement réaliser l’entièreté du tableau d’exploitation présenté en introduction de cette partie.

Il est donc aisé et rapide d’obtenir une vue d’ensemble de vos rapports uniquement en suivant simplement les quelques étapes ci-dessus.


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