Comment gérer efficacement sa fiduciaire ?

Comptable ou Expert-Comptable, l'Expert's Corner a été pensé pour vous ! Il vous fournira de nombreux conseils sur l'utilisation de votre logiciel Sage BOB 50 Expert et ses composantes, et ce de manière efficace. En quelques minutes, il vous sera aisé de constater la rapidité de Sage BOB 50 Expert : vous aurez ainsi plus de temps pour accompagner vos clients.

Expert's Corner n°12 : Importation des extraits de compte électroniques via le module Bancaire

06 octobre 2014

Comme tout utilisateur du module Bancaire de Sage BOB 50 Expert, vous êtes bien évidemment déjà familiarisé avec son fonctionnement pour la création de vos enveloppes de paiements électroniques et/ou vos appels de domiciliations.

Savez-vous que ce module vous permet également d’importer rapidement et facilement vos extraits de compte électroniques ou fichiers CODA ? Un extrait de compte peut effectivement être traité de manière intuitive par l’espace de travail des Transactions bancaires et générer l’encodage financier. Cette opération vous permet, non seulement, de gagner du temps et d’éviter les tracas relatifs à l’encodage manuel de vos extraits bancaires, mais également tout le travail de recherche de tiers et de comptes qu’un tel encodage implique.

De plus, Sage BOB 50 Expert vous offre la possibilité d’utiliser des règles de comptabilisation personnalisées. Ainsi, vous pouvez définir des règles qui seront utilisées afin de compléter au mieux les encodages financiers.

La configuration de ces règles de comptabilisation peut être définie pour les éléments suivants :

  • Un mot-clé qui apparait sur les extraits de compte.
  • L’utilisation d’une carte bancaire ou d’une carte de crédit.
  • Un code frais ou un code opération qui définit une transaction de l’extrait de compte.

Cet Expert’s Corner aborde ces 2 étapes :

  1. Importation des extraits de compte
  2. Création et application des règles de comptabilisation

Si vous désirez des informations complémentaires relatives à l’espace de travail des Transactions bancaires après la lecture de cet Expert’s Corner, n’hésitez pas à consulter notre manuel pratique Transactions bancaires disponible sur notre site clients.

 

1. Importation des extraits de compte

L’importation des extraits de compte s’effectue via l’espace de travail des Transactions bancaires.

 

Tout extrait de compte bancaire électronique présent dans le répertoire que vous avez défini ou réceptionné par les services CODA by Sage apparaitra automatiquement dans l’espace de travail des Transactions bancaires.

Bon à savoir : Sage BOB 50 Expert demande de spécifier le répertoire contenant les extraits de compte si celui-ci n’a été défini avant l’entrée dans l’espace de travail des Transactions bancaires.

Lorsque les extraits de compte bancaires ne sont pas automatiquement réceptionnés par les services CODA by Sage, il est nécessaire de renseigner le répertoire contenant vos extraits de compte. Pour ce faire il suffit de suivre la procédure suivante :

1. Accéder aux Options en cliquant sur le bouton Configuration de l’espace de travail. L’onglet Banque est automatiquement affiché.

 

2. Sélectionner le répertoire à utiliser en cliquant sur le bouton  en regard de la zone Répertoire des Fichiers extraits de compte.

3. Enregistrer le répertoire ainsi défini en utilisant le bouton ok .

Ainsi, tous les extraits de compte présents dans ce répertoire seront automatiquement traités par l’espace de travail des Transactions bancaires.

 

Bon à savoir : Le bouton Isabel est disponible pour les utilisateurs du package Isabel GO !; ils bénéficient ainsi de la récupération de leurs extraits de compte directement à partir de la plate-forme Isabel.

Tous les extraits de compte entrant dans l’espace de travail des Transaction bancaires sont contrôlés et apparaissent dans le nœud En attente de la partie Extraits de compte.

 

Transfert de l’extrait dans l’encodage financier

Les extraits de compte qui n’ont pas encore été traités (comptabilisés) se situent sous la partie En attente du nœud Extraits de compte dans l’arborescence de l’espace de travail des Transactions bancaires.

Bon à savoir : Les extraits de compte traités sont transférés dans le nœud Traités.

L’importation d’un extrait de compte se déroule comme suit :

1. Se positionner sur l’extrait de compte à traiter dans la partie centrale de l’espace de travail (onglet Liste des extraits).

2. Cliquer sur le bouton Comptabiliser l'extrait .

 

3. Modifier éventuellement le Journal dans lequel l’extrait sera importé, le Numéro du document et la Période de comptabilisation si nécessaire.

Bon à savoir : La période de comptabilisation sera accessible pour modification en désactivant la case Sélection automatique de la période.

4. Modifier éventuellement la sélection des lignes de l’extrait de compte devant être comptabilisées dans l’encodage financier.

5. Générer l’encodage financier en utilisant le bouton ok .

Bon à savoir : Lorsque la case Ouverture automatique de l’encodage est cochée, l’encodage temporaire est automatiquement ouvert dans le financier.

Après avoir effectué les étapes ci-dessus, l’encodage temporaire généré à partir des extraits de compte est disponible dans l’espace de travail Gestion des encodages. Cet encodage pourra alors être traité selon vos habitudes.

 

Sage BOB 50 Expert a rempli automatiquement votre encodage (le Type, le Compte…) sur base des informations contenues dans le logiciel ou dans votre extrait de compte.

La seconde partie de cet Expert’s Corner vous explique comment ces informations sont reprises et remplies automatiquement à partir des règles de comptabilisation, et ce en fonction de vos besoins.

 

2. Création et application des règles de comptabilisation

La section précédente abordait la génération d’un encodage financier à partir de l’importation d’un extrait de compte. Cette partie vous explique comment déterminer quelles données sont utilisées par Sage BOB 50 Expert pour la préparation de ces encodages financiers.

La configuration des règles de comptabilisation peut être définie pour les éléments suivants :

  • Un mot-clé qui apparait sur les extraits de compte.
  • L’utilisation d’une carte bancaire ou d’une carte de crédit.
  • Un code frais ou un code opération qui définit une transaction de l’extrait de compte.

Chaque élément est illustré au moyen d’un exemple repris dans l’extrait détaillé plus haut.

 

Mot-clé

Il est possible de déterminer l’imputation comptable d’un montant présent dans un extrait de compte sur base d’un mot-clé relatif à ce montant.

Illustrons ce principe avec l’exemple ci-dessous :

Vu que les transactions relatives à un montant de TVA sont toujours effectuées vers/depuis un seul et unique compte bancaire et que ce numéro de compte bancaire est évidemment repris dans les extraits, celui-ci peut constituer le mot-clé pour identifier les paiements/réceptions des montants de TVA.

La configuration d’un mot-clé s’effectue comme suit :

1. Accéder à la définition des Règles à la lecture d’un extrait de compte (Comptabilité & Finance | Fichier | Tables liaison bancaire | Règles des extraits de compte).

2. Ajouter une nouvelle règle d’extrait de compte en cliquant sur le bouton plus.

3. Insérer une Référence.

4. Confirmer la Référence de la règle en cliquant sur le bouton ok.

5. Renseigner le Mot-clé repris dans l’extrait de compte (dans ce cas, le numéro de compte bancaire de l’Administration TVA).

6. Définir le compte d’imputation à utiliser (général, client ou fournisseur) préfixé par son type (G, C ou F).

7. Ajouter un Commentaire éventuel.

 

8. Enregistrer la fiche en cliquant sur le bouton enregistrer.

Après avoir défini cette règle, l’importation d’un extrait de compte comportant une transaction avec l’Administration TVA renseignera automatiquement, dans l’encodage financier, le compte d’imputation défini au niveau de la règle.

 

 

Carte de crédit

L’utilisation d’une carte de crédit engendre souvent des frais de commission. Ainsi, toute transaction effectuée au moyen d’une carte de crédit entraine l’enregistrement d’un montant brut de transaction et d’un montant de commission.

Il est alors nécessaire de distinguer les deux montants et de leur attribuer des comptes d’imputation différents. Sage BOB 50 Expert peut discerner le montant brut du montant de commission pour les cartes de crédit définies dans les Règles à la lecture d’un extrait de compte : cartes de crédit afin de comptabiliser ces montants séparément.

La configuration d’une carte de crédit s’effectue comme suit :

1. Accéder à la fenêtre des Règles à la lecture d’un extrait de compte : cartes de crédit (Comptabilité & Finance | Fichier | Tables liaisons bancaires | Règles des extraits de compte : cartes de crédit).

Les cartes de crédit les plus couramment utilisées y sont déjà enregistrées.

 

2. Se positionner sur la carte de crédit pour laquelle vous souhaitez définir les comptes d’imputation.

3. Renseigner un Libellé dans la fiche.

4. Définir le Compte montant brut préfixé par son type (C, F ou G).

5. Définir le Compte commission préfixé par son type(C, F ou G).

6. Ajouter éventuellement un Commentaire pour chacun d’entre eux.

 

7. Enregistrer la fiche en cliquant sur le bouton enregistrer.

Après avoir défini cette règle, l’importation d’un extrait de compte comportant une transaction relative à l’utilisation d’une carte de crédit renseignera automatiquement, dans l’encodage financier, les montants bruts et de commission identifiés par les comptes d’imputation respectifs définis au niveau de la règle.

 

 

Carte bancaire

Lorsqu’une transaction est effectuée via carte bancaire, le numéro de celle-ci est repris dans les extraits de compte. Sage BOB 50 Expert utilise ce numéro de carte bancaire dans le but d’identifier le compte d’imputation associé défini dans les Cartes bancaires.

La configuration de ces cartes bancaires s’effectue comme suit :

1. Accéder à la définition des Cartes bancaires (Comptabilité & Finance | Fichier | Tables liaisons bancaires | Cartes bancaires).

2. Ajouter une nouvelle carte bancaire en cliquant sur le bouton plus.

 

3. Insérer le Numéro de la carte bancaire.

4. Ajouter le(s) éventuel(s) Libellé(s) dans la nouvelle fiche.

5. Cocher éventuellement la case Imputation par défaut.

La définition du compte d’imputation est possible uniquement lorsque cette case est cochée.

6. Définir le compte d’imputation à utiliser (général, client ou fournisseur) préfixé par son type (G, C ou F).

 

7. Enregistrer la fiche en cliquant sur le bouton enregistrer.

Après avoir défini cette règle, l’importation d’un extrait de compte comportant une transaction effectuée avec une carte bancaire renseignera automatiquement, dans l’encodage financier, le compte d’imputation défini au niveau de la règle.

 

 

Codes opérations et codes frais

Chaque opération se retrouvant dans un extrait de compte est déterminée par un code d’opération et/ou un code frais. Sur base de ces codes, il est possible d’attribuer à l’opération un comportement comptable particulier.

Bon à savoir : Les codes opérations et codes frais sont visibles dans les colonnes adéquates de l’onglet Détails de l’espace de travail des Transactions bancaires.

 

La configuration des codes opérations et codes frais s’effectue comme suit :

1. Accéder aux Tables des codes frais (Comptabilité & Finance | Fichier | Tables liaison bancaire | Codes frais)/codes opérations (Comptabilité & Finance | Fichier | Tables liaison bancaire | Codes opérations).

2. Se positionner sur la fiche du code frais/code opération pour lequel définir l’imputation comptable.

 

3. Sélectionner le type d’Imputation :

a. TVA : L’opération est effectuée en fonction du comportement du taux de TVA spécifié.

b. Frais de banque : L’opération sera directement comptabilisée sur le compte spécifié dans les Comptes automatiques pour les Frais bancaires.

c. Autre : un compte général peut être sélectionné en cliquant sur le bouton .

 

4. Enregistrer la fiche en cliquant sur le bouton enregistrer.

Après avoir défini cette règle, l’importation d’un extrait de compte comportant une transaction avec un code frais ou un code opération renseignera automatiquement, dans l’encodage financier, le compte d’imputation défini au niveau de la règle.

 

Bon à savoir : La configuration d’un code opération est similaire à celle des codes frais.


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