Comment gérer efficacement sa fiduciaire ?
Comptable ou Expert-Comptable, l'Expert's Corner a été pensé pour vous ! Il vous fournira de nombreux conseils sur l'utilisation de votre logiciel Sage BOB 50 Expert et ses composantes, et ce de manière efficace. En quelques minutes, il vous sera aisé de constater la rapidité de Sage BOB 50 Expert : vous aurez ainsi plus de temps pour accompagner vos clients.

Expert's Corner n°18 : Des outils pratiques pour vos clôtures comptables

02 septembre 2016

Lors de la clôture de vos dossiers, vous êtes amené à réaliser un grand nombre de vérifications afin d’en assurer l’exactitude comptable. Non seulement Sage BOB 50 Expert vous aide dans ces contrôles mais il vous offre également les outils permettant de réaliser les opérations de fin d’exercice.

Grâce à l’audit comptable et à l’analyse financière, vous identifiez rapidement les éventuelles incohérences. Les irrégularités peuvent rapidement et simplement être rétablies grâce à l’utilisation des écritures automatiques (cf. Expert’s corner n°17).

Vu que l’utilisation de ces outils est très intuitive, cet Expert’s corner survole les fonctionnalités les plus courantes. A vous de les mettre en pratique en fonction de vos besoins.

L’Expert’s corner aborde ainsi les trois sujets suivants :

La vérification de la cohérence des comptes s’effectue généralement en comparant les informations contenues dans diverses impressions. Il est donc nécessaire de recouper le contenu de ces impressions afin d’en retirer les informations recherchées. L’audit comptable de Sage BOB 50 Expert permet d’optimiser et de faciliter ce travail laborieux en regroupant un certain nombre de tests en un seul endroit.

Ces différents tests sont décrits ci-dessous. Il suffit de sélectionner les tests que l’audit comptable doit réaliser et, pour chacun de ces tests, de procéder à la configuration en fonction des paramètres du dossier.

Cet audit comptable peut ensuite être enregistré, imprimé ou envoyé.

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Retrouvez, ci-dessous, la liste des tests qui peuvent être intégrés dans l’audit comptable:

  • Notes d’audit: les notes d’audit sélectionnées seront intégrées dans le dossier d’audit ;
  • Contrôles personnalisés : une série de contrôles sont réalisés en fonction des comptes généraux sélectionnés. Les résultats de ces différents contrôles seront repris dans le dossier d’audit. Ci-dessous, la liste des contrôles personnalisés disponibles :
    • Solde des comptes : liste des comptes généraux sélectionnés avec leur solde à la fin de la période choisie ;
    • Postes ouverts des comptes : liste des opérations non apurées pour les comptes sélectionnés à la fin de la période choisie. Il est également possible de demander le détail de ces opérations ;
    • Historique des comptes : liste des écritures (détaillées ou non) passées sur les comptes sélectionnés durant la période choisie ;
    • Sens des comptes : deux contrôles avec une sélection de comptes individuelle. La première liste propose les comptes sélectionnés avec leur solde respectif à la fin de la période choisie ; les comptes pour lesquels le solde est Débiteur sont marqués d’un astérisque. La seconde liste propose les comptes sélectionnés avec leur solde respectif à la fin de la période choisie ; les comptes pour lesquels le solde est Créditeur sont marqués d’un astérisque ;
  • Contrôle des charges à immobiliser : liste des écritures enregistrées sur les comptes sélectionnés durant la période choisie pour le Montant minimum renseigné ;
  • Situation des charges à reporter / Situation des produits à reporter : liste des écritures relatives aux Charges à reporter/Produits à reporter dont le montant à déjà été étalé mais qui n’a pas fait l’objet d’une prise en compte endéans la période choisie ;
  • Contrôle des opérations pour les Tiers : une série de contrôles sont réalisés en fonction des tiers sélectionnés. Les résultats de ces différents contrôles seront repris dans le dossier d’audit. Ci-dessous, la liste des contrôles des opérations sur les tiers disponibles :
    • Clients créditeurs / Fournisseurs débiteurs : liste des clients / fournisseurs accompagnés de leur solde respectif à la fin de la période sélectionnée lorsque ce solde est créditeur pour les clients et débiteur pour les fournisseurs ;
    • Postes ouverts clients… / Postes ouverts fournisseurs… : liste des documents clients / fournisseurs (détaillés ou non) ouverts depuis plus de jours que défini dans le Nombre de jours au moment du test et ce, à la Date pivot renseignée ;
  • Vérification des Documents en attente :
    • Factures et notes de crédit à établir / à recevoir : liste des opérations effectuées sur les comptes déterminés et qui n’ont pas été apurées à la fin de la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
    • Acomptes en cours : liste des opérations effectuées sur les compte déterminés et qui n’ont pas encore été apurées à la fin de la période choisie ;
  • Divers:
    • Mouvements de capital : liste des opérations effectuées sur les comptes déterminés endéans la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
    • Acquisitions et ventes d’immobilisés : liste des écritures passées dans les journaux d’achat, de vente et de notes de crédit pour les comptes déterminés durant la période sélectionnée ;
    • Concordance comptes d’immobilisés / historiques : comparaison entre l’historique comptable des comptes sélectionnés et les mouvements repris dans le tableau d’amortissement pour la période choisie. Cette liste est uniquement disponible pour les dossiers disposant du module de Gestion des immobilisés ;
    • Nouveaux emprunts : liste des opérations effectuées sur les comptes déterminés endéans la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
    • Postes ouverts sur comptes courants gérants : liste des opérations effectuées sur les comptes déterminés endéans la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
    • Postes ouverts sur comptes de salaire : liste des opérations effectuées sur les comptes déterminés et qui n’ont pas été apurées à la fin de la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
    • Soldes des comptes d’attente : liste des comptes généraux sélectionnés avec leur solde à la fin de la période choisie ;
    • Cohérence des déclarations : liste des déclarations annexes aux déclarations TVA qui n’ont pas été générées durant la période choisie alors que le contenu des déclarations TVA y fait référence :
      • les cases 46 ou 48 d’une déclaration TVA sont remplies alors qu’aucune liste intracommunautaire n’a été calculée pour la même période ;
      • les cases 61 ou 62 d’une déclaration TVA remplies mettent en évidence la nécessité d’annexer un justificatif à la déclaration TVA ;
      • des comptes associés à une catégorie 281.50 sont repris dans une déclaration TVA alors qu’aucune fiche de commissions 281.50 n’a été calculée pour la même période ;
  • Vérification des opérations Financières :
    • Soldes des financiers : liste des comptes généraux sélectionnés avec leur solde à la fin de la période choisie ;
    • Contrôle caisse négative : liste des opérations qui font passer le solde des comptes sélectionnés en négatif durant la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
    • Transferts bancaires en cours : liste des opérations effectuées sur les comptes déterminés et qui n’ont pas été apurées à la fin de la période choisie. Ces opérations peuvent éventuellement être accompagnées de leur Ecriture liée respective ;
  • Vérification de la cohérence des Imputations :
    • Vérification des imputations TVA des achats : liste des écritures dont le code TVA semble ne pas correspondre à la nature du compte utilisé :
      • liste des opérations ayant mouvementé la case 81 de la déclaration TVA durant la période choisie et pour lesquelles le compte d’imputation ne correspond pas aux comptes sélectionnés;
      • liste des opérations ayant mouvementé la case 82 de la déclaration TVA durant la période choisie et pour lesquelles le compte d’imputation ne correspond pas aux comptes sélectionnés;
      • liste des opérations ayant mouvementé la case 83 de la déclaration TVA durant la période choisie et pour lesquelles le compte d’imputation ne correspond pas aux comptes sélectionnés;
    • Contrôle des imputations par fournisseur : pour chaque fournisseur, liste des montants imputés par compte et par code TVA durant la période choisie ;
    • Soldes des comptes courants TVA : solde des comptes sélectionnés durant la période choisie.

Attention : plusieurs tests de l’audit comptable vérifie l’état d’apurement des écritures à la fin d’une période. Pour que ces tests puissent être réalisés, il est indispensable que la Gestion des dates de lettrage ait été activée dans les options du dossier traité.

Cet audit comptable vous fournit ainsi tous les contrôles dont vous avez besoin. Vous obtenez rapidement une vue complète sur l’état de votre comptabilité en évitant toute une série de tests et de comparaisons manuels. Cet audit comptable peut par ailleurs être partagé dans les formats les plus couramment utilisés : PDF…

 

2. L’analyse financière

La situation des comptes peut être analysée aussi bien par la consultation des balances que par l’analyse financière. Cependant, l’analyse financière dispose d’un avantage indéniable : la comparaison de la situation actuelle avec la situation de l’année précédente. Cette comparaison permet effectivement de mettre en évidence une position comptable anormale. L’utilisation des opérations automatiques permettra alors de remédier rapidement et efficacement aux éventuelles situations incohérentes.

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Vous avez la possibilité de sélectionner le Schéma qui correspond le mieux à votre attente ainsi que la Période à traiter. Comme il s’agit de l’analyse financière, vous avez également la possibilité de comparer les résultats de la période traitée avec ceux d’une période que vous choisissez également ; le bouton afficher/masquer vous permet d’afficher/masquer les Options avancées qui influenceront la présentation du résultat.

Après avoir sélectionné le type de schéma et les éventuelles options, le bouton Appliquer effectue les calculs avant de présenter le Résultat dans la partie inférieure de l’écran.

Vous pouvez encore décider d’afficher un résultat plus ou moins détaillé grâce à l’utilisation des boutons loupe verte et loupe rouge. Pour une meilleure visibilité, vous pouvez également décider de masquer les comptes dont le solde est nul (masquer solde nul). Vous obtenez alors une vue claire et précise de la situation comptable pour la période sélectionnée.

Sage BOB 50 Expert vous fournit également quelques outils qui vous permettront de détecter des situations éventuellement anormales voire de les corriger. Parmi ces outils, vous retrouvez :

  • Le pictogramme Attention dans la colonne Avertissement : en plaçant le curseur de la souris sur ce pictogramme, vous recevrez des informations concernant cet avertissement (compte à transférer…) ;
  • Le déplacement rapide sur la situation d’un compte dans la liste de Résultat : après avoir cliqué dans la grille, il suffit d’introduire un numéro de compte ou le début d’un numéro de compte pour que le curseur se déplace automatiquement sur celui-ci;
  • L’affichage du total des montants de lignes sélectionnées : après avoir utilisé le bouton Somme pour activer la fonction de somme, il suffit de sélectionner les lignes dont le montant devra être inclus dans le calcul. La sélection de ces lignes s’effectue de façon classique en utilisant le clic de la souris ou la <Barre d’espacement> en combinaison avec le <Shift + Clic> ou le <Ctrl + Clic> ;
  • L’accès à l’historique comptable du compte repris sur la ligne courante : lorsque la fonctionnalité montrant Plus de détail est active, le <Double clic> sur une ligne de détail accède directement à l’historique comptable du compte ;
  • L’exportation au format PDF et l’envoi par e-mail du Résultat sans quitter l’espace de travail : l’utilisation de la touche <F12> permettra la création d’un fichier au format PDF alors que <Shift + F12> ouvrira automatiquement un e-mail contenant un fichier PDF en pièce attachée.

En plus de ces quelques fonctionnalités bien pratiques, vous avez accès à toutes les Ecritures automatiques qui vous permettront d’agir directement sur la situation des comptes (Transfert du solde d’un compte, Transfert automatique…). Vous pouvez ainsi agir directement, sans quitter l’espace de travail, pour régulariser, par exemple, un compte à transférer signalé par le pictogramme Attention. N’hésitez pas à consulter notre Expert’s corner n°17 pour une explication plus détaillée de ces opérations automatiques.

 

3. Les opérations de clôture

Pour diverses raisons, les entreprises souhaitent de plus en plus disposer d’une situation financière claire et précise en dehors des périodes de clôture. Il est donc nécessaire de procéder à des clôtures intermédiaires, parfois dans l’urgence afin de répondre à ces demandes. Les opérations automatiques, disponibles dans l’analyse financière, permettront de réduire considérablement le temps consacré à ces écritures de clôtures intermédiaires.

Une clôture, qu’elle soit de fin d’exercice ou provisoire, demande une situation cohérente des comptes. Pour ce faire, un certain nombre d’opérations de reclassement sont à effectuer comme par exemple le transfert du solde d’un compte selon que ce solde est créditeur ou débiteur et le traitement des charges et produits constatés d’avance.

Transfert automatique du solde de comptes et Transfert du solde d’un compte

Les opérations automatiques décrites dans l’Expert’s corner n°17 vous permettront de réaliser simplement ces transferts, qu’il s’agisse de Transfert automatique du solde de comptes ou simplement de Transfert du solde d’un compte.

  • Transfert automatique du solde de comptes

Dans ce premier cas, les comptes sont liés de façon permanente grâce à la configuration effectuée dans la fiche des comptes. L’opération automatique traite alors en une seule fois tous les comptes paramétrés de la sorte.

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  • Transfert du solde d’un compte

Les comptes peuvent également être traités ponctuellement, si nécessaire. Il suffit dans ce cas de renseigner le compte à solder et le compte de contrepartie. Sage BOB 50 Expert créera automatiquement l’opération diverse correspondante.

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Traitement des charges et des produits constatés d’avance

Une bonne répartition des charges et des produits constatés d’avance s’avère nécessaire pour une présentation cohérente des résultats (même intermédiaires) d’une entreprise. Le traitement manuel de ces opérations peut être très long. Sage BOB 50 Expert offre donc la possibilité de réaliser ces opérations automatiquement. Il met ainsi à votre disposition un outil qui génère automatiquement l’opération diverse pour le transfert de la quote-part à reporter sur les comptes de report, un outil qui crée l’opération diverse de prise en compte de ces charges et produits à reporter et un outil permettant le suivi et le contrôle de leur situation.

L’Expert’s corner n°15 est entièrement dédié au traitement des charges et des produits constatés d’avance. Il vous fournira tous les éléments nécessaires au bon usage des opérations y afférant.


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