Comment gérer efficacement sa fiduciaire ?
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Expert's Corner n°20 : travailler avec les devises

05 janvier 2017

La tenue comptable d’une entreprise qui effectue des ventes ou des achats et éventuellement des paiements en devises peut s’avérer fastidieuse : le cours des devises est en constante évolution, il peut même différer en fonction du type de la transaction: vente ou achat.

Pour faire face à ces défis, Sage BOB 50 Expert offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour une bonne gestion des devises. Cet Expert’s Corner vous aidera à définir la méthode idéale pour la tenue de vos dossiers. Pour plus de facilité à la lecture, cet article est subdivisé en plusieurs parties :

  1. Les différents types de devises dans un dossier
  2. La configuration des devises
  3. Les encodages
  4. Les consultations et les impressions
  5. Les traitements complémentaires
  6. La devise alternative

 

1. Les différents types de devises dans un dossier

Sage BOB 50 Expert permet la gestion de plusieurs types de devises dans un dossier qui joue chacune un rôle différent dans la comptabilité :
  • La Monnaie de base qui est la devise la plus importante dans le dossier ; il s’agit en effet de la devise dans laquelle toute la comptabilité est tenue. La devise de base est définie lors de la création du dossier et ne peut jamais plus être modifiée.
  • Les Devises étrangères qui sont utilisées pour la saisie des documents et dont l’utilisation est décrite tout au long de cet article.
  • La Devise alternative. Elle est également définie lors de la création du dossier ainsi que le Cours qui sera appliqué lors de l’utilisation de cette devise alternative. Un certain nombre de consultations et d’impressions contiennent un bouton ou une option permettant l’affichage des montants en Devise alternative et non en Monnaie de base. Voici une fonctionnalité qui peut s’avérer intéressante pour transmettre rapidement un rapport à une maison mère dans la devise d’application de son siège central.

Bon à savoir : la Devise alternative et le cours qui lui est associé peuvent être modifiés par les Paramètres généraux du dossier. Retrouvez plus d’information sur le sujet à la fin de cet article.

Types de devises 

 

2. La configuration des devises

La première étape dans l’utilisation d’une ou de plusieurs devises dans un dossier consiste à l’activation de la Gestions des devises dans les Options.

Gestion des devises 

Vous pourrez ensuite déterminer le cours des devises que vous utiliserez dans le dossier.

Cours des devises 

Après avoir accédé à la gestion des Cours des devises par le menu Fichier, vous pourrez configurer les cours pour les différentes devises. Il suffit de vous positionner sur la fiche de la devise pour laquelle le cours doit être adapté.

Bon à savoir : si la devise recherchée n’est pas présente dans la liste, utilisez le bouton liste pour avoir accès à la liste complète des devises. Il vous suffit ensuite de rendre cette fiche Visible dans ce dossier ; cette opération la rendra disponible dans tous les autres dossiers.

Maintenant que vous êtes positionné sur la bonne fiche, introduisez les cours pour cette devise en utilisant le bouton Ajouter. Sage BOB 50 Expert garde un historique des cours introduits pour chaque devise et par dossier.

Historique des cours introduits 

Bon à savoir : le cours de la devise est déterminé en fonction de deux facteurs: la Date du cours, bien évidemment, et le type de la transaction dans laquelle le cours sera utilisé (Cours d’achat et Cours de vente).

Une fois les devises complètement configurées, vous pouvez commencer à les utiliser dans vos encodages. Vous pourrez à tout moment adapter le cours des devises comme décrit précédemment.

 

3. Les encodages

Les encodages en devises sont abordés en plusieurs parties : les Achats, ventes et notes de crédit, les Opérations financières et les Opérations diverses.

La saisie comptable dans ces types de document est très simple: il suffit de saisir la Devise et le Cours enregistré à la date la plus proche de la date de la facture et antérieure à celle-ci est automatiquement proposé. Il ne reste plus qu’à introduire le Montant en devise.

Encodage des achats 

Le Montant total de la facture (dans la devise de base du dossier) est alors automatiquement proposé en fonction du Montant en devise et du Cours. Le traitement de la facture peut maintenant s’effectuer de manière classique.

Vous aurez remarqué que le corps de la facture a également été adapté : les différentes valeurs à comptabiliser sont disponibles aussi bien en devise qu’en devise de base (Base, Taxe…).

Corps de la facture modifié 

Bon à savoir : le Cours proposé durant la saisie de la facture provient naturellement de la table des cours précédemment enregistrés (Cours d’achat, Cours de vente en fonction du type de document). Ce Cours peut naturellement être modifié dans l’en-tête de la facture.

Bon à savoir : afin d’automatiser au maximum les encodages en devises, vous pouvez enregistrer la devise dans la fiche du tiers. Cette Devise sera alors directement proposée lors de l’encodage d’un document pour ce tiers.

Enregistrement devise dans la fiche du tiers 

Un paiement en devise peut naturellement être enregistré dans un journal financier. Vous noterez cependant une différence entre la saisie d’un paiement en devise dans un journal financier défini dans la devise de base du dossier et la saisie d’un paiement dans un journal financier libellé dans une autre devise.

Journal financier dans la devise de base

Aucune configuration préalable n’est nécessaire pour de telles opérations; l’activation de la Gestion des devises dans les options du dossier suffit.

La saisie de ces opérations financières est tout à fait similaire à la saisie d’une opération financière dans la devise de base du dossier ; il suffit simplement d’introduire le code de la Devise (le cours le plus proche de la Date de la transaction et antérieur à celle-ci est automatiquement initialisé) et le Montant en devise. Sage BOB 50 Expert calcule alors directement le Montant dans la devise du dossier.

Le traitement de l’opération peut alors se terminer de manière classique.

 Traitement de l'opération

Attention ! Le Solde de début et le Solde de fin sont toujours exprimés dans la devise de base du dossier.

Journal financier en devise

Le journal financier qui est associé à un compte bancaire tenu en devise, doit être libellé dans la même devise que le compte bancaire. Nous parlons alors d’un journal financier en devise. Cette configuration s’effectue au niveau de la fiche du journal ; soit lors de la création de cette fiche, soit à postériori à la condition qu’aucune transaction n’ait encore été enregistrée dans ce journal.

Journal financier en devise 

La Devise ne pourra pas être modifiée lors de la saisie des opérations financières dans un tel journal ; le Cours est automatiquement proposé en fonction des cours précédemment enregistré pour la devise mais peut encore être modifié. Il ne reste plus qu’à introduire le Montant en devise et le Montant dans la devise de base du dossier est directement adapté sur la base du cours.

Le traitement de l’opération peut alors se terminer de manière classique.

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Attention ! Le Solde de début et le Solde de fin sont toujours exprimés dans la devise associée au journal financier et non dans la devise de base du dossier.

Le traitement des opérations diverses en devises diffèrent très peu du traitement classique dans la devise de base du dossier. Vous pourrez introduire un code Devise pour chaque ligne d’imputation. Comme pour les autres types de document, le Cours sera automatiquement proposé (mais encore modifiable) et le Montant dans la devise de base du dossier sera directement calculé en fonction du Montant en devise introduit et du cours de la devise.

Le traitement de l’opération peut alors se terminer de manière classique.

Ecran d'encodage classique 

 

4. Les consultations et les impressions

L'utilisation des devises étrangères n’exerce pas une influence notable sur la consultation et l'impression des données de votre comptabilité.

Lorsque la gestion des devises est installée, les écrans de consultation de la majorité des historiques contiennent un certain nombre de colonnes supplémentaires pour renseigner la devise utilisée et le montant correspondant.

Colonnes supplémentaires avec la devise utilisée 

De même, les impressions sont très peu impactées par la gestion des devises. Ainsi, vous pourrez configurer la majorité des impressions pour faire figurer les informations relatives aux devises ou non.

Impression avec les devises 

 

5. Les traitements complémentaires

  • Réconciliation multi devises

Lorsque le dossier gère plusieurs devises, vous pourriez être amené à devoir réconcilier des écritures enregistrées avec des devises différentes. Sage BOB 50 Expert vous permet de réaliser simplement ces opérations après avoir activé la Réconciliation multi devises dans les Options générales de la Comptabilité (accessible par les Options du dossier).

Réconciliation des écritures avec des devises différentes 

Lorsque cette option n’est pas active, la réconciliation des écritures sera uniquement disponible pour des transactions enregistrées dans la même devise. Dans les autres cas, Sage BOB 50 Expert affichera un message d’avertissement.

Message d'avertissement 

  • Réévaluation des postes en devises

La gestion des devises amène le caractère variable des cours pour chaque devise. Ainsi, un achat effectué en GBP a un équivalent en EUR à un moment bien déterminé. Selon la fluctuation du cours du GBP, l’équivalent en EUR sera différent.

Sage BOB 50 Expert vous permet donc d’ajuster automatiquement ces écarts grâce à la Réévaluation des postes en devises. Cette fonctionnalité crée automatiquement une opération diverse pour régulariser le montant en EUR des transactions ouvertes. Le calcul est effectué en fonction du cours utilisé à l’enregistrement de la transaction à réévaluer et du cours enregistré à la date du calcul.

La génération de cette opération diverse et les réconciliations avec les écritures d’origines s’effectuent automatiquement.

Retrouvez ci-dessous, un exemple pratique pour illustrer le comportement de cette fonctionnalité :

Au début de ce mois, une facture a été enregistrée en GBP dans la comptabilité avec un cours bien déterminé.

Facture GBP avec un cours déterminé 

Durant le mois, le cours de la devise a forcément fluctué. Ainsi, bien que le montant en GBP de la facture n’a pas changé, son équivalent en EUR n’est plus le même aujourd’hui que lors de l’enregistrement de l’achat. L’équivalent en EUR peut, à tout moment, être recalculé grâce à la Réévaluation des postes en devises, accessible par le menu Traitement.

Réévaluation des postes en devises 

Après avoir déterminé la date à laquelle le calcul doit être effectué ainsi que les opérations à prendre en considération (Clients, Fournisseurs, Cptes Généraux), il suffit d’introduire les informations relatives à l’Ecriture qui résultera du calcul et de lancer le calcul (Journal, Période…).

Ecritures 

Vous validez ensuite cette écriture et le travail est terminé. Chaque écriture comptabilisée en devise et encore ouverte a été réévaluée.

réévaluation des écritures comptabilisées en devise 

 

6. La devise alternative

Comme mentionné à plusieurs reprises dans cet article, la devise alternative à uniquement une vocation informative. Les montants exprimés dans la devise alternative ne sont jamais enregistrés dans le dossier ; ils sont recalculés à chaque utilisation.

Retrouvez ci-dessous un exemple qui illustre l’utilisation de cette devise alternative.

Le dossier a été créé avec une devise de base en EUR mais la maison mère anglaise demande régulièrement des informations comptables. Pour cet effet, la devise alternative du dossier est le GBP.

Bon à savoir : l’exemple ci-dessous utilise l’historique des écritures fournisseurs. Cependant, la majorité des consultations et des impressions proposent la même fonctionnalité.

  • Configuration

La devise alternative se définit dans les Paramètres généraux du dossier.

Paramètres généraux 

Quand la maison mère demande à recevoir l’historique des fournisseurs, il suffit de lui faire parvenir l’impression demandée non pas dans la devise de base du dossier (EUR) mais en GBP (devise alternative). Cette fonctionnalité est disponible aussi bien en consultation qu’en impression.

Attention : les montants exprimés en devise alternative sont toujours convertis en fonction du cours indiqué dans les paramètres généraux. Ils ne tiennent donc jamais compte des cours enregistrés au niveau de la comptabilité.

  • Utilisation en consultation

Dans les écrans de consultation, un simple <Clic> sur le bouton devise convertit directement les montants enregistrés dans la devise de base en GBP. Les montants convertis en GBP sont affichés en bleu dans l’écran afin d’attirer l’attention. Pour revenir à la situation initiale avec les montants originaux, il suffit d’utiliser à nouveau le bouton devise.

Historique des comptes fournisseurs 

Attention : les montants sont convertis à titre indicatif. Il est donc plus que probable que la cohérence entre les historiques et les balances ne soit pas assurée en devise alternative (absence de gestion des arrondis). Cet état de fait ne pose aucun problème dans le dossier vu que ces montants n’ont aucun impact sur les données comptables enregistrées.

  • Utilisation en impression

Dans les impressions, il suffit d’activer la conversion des montants en devise alternative (EUR converti en GBP) ; tous les montants imprimés seront alors convertis en GBP selon le cours enregistré dans les Paramètres généraux du dossier. La remarque émise pour les consultations concernant l’absence de gestion des arrondis est également applicable pour les impressions.

Activer la conversion des montants en devise alternative 


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