Uit een Brits onderzoek van Sage blijkt dat 35 procent van de klanten geen specifieke reden hebben om laattijdig te betalen. Toch is het iets waar heel wat kmo’s mee geconfronteerd worden. Hoe kunt u het aantal laattijdige betalingen tot een minimum herleiden? We geven u enkele tips mee die u daarbij kunnen helpen.
1. Durf de touwtjes in handen nemen
Niemand staat te springen om klanten aan te sporen hun achterstallige facturen te betalen. De angst dat dit tot een ongemakkelijk gesprek leidt, leidt tot uitstelgedrag. Uitstel betekent echter geen afstel. Durf dan ook de conversatie aangaan. Probeer tijdens zo’n gesprek na te gaan wat de reden is van de laattijdige betaling en speel daarop in. Bereid ook een aantal vragen en actiepunten voor die u de klant kunt voorleggen wanneer er een ongemakkelijke stilte dreigt te vallen. Stuur de factuur ook zo snel mogelijk op. Hoe langer u wacht, hoe langer het duurt om uw kapitaalreserves aan te vullen.
2. Houd contact
Elke keer dat u de klant hoort, is een opportuniteit om ook te polsen naar hun verwachtingen. Durf daarbij ook uw eigen verwachtingen uit te spreken en maak duidelijk hoeveel tijd u uw klanten gewoonlijk geeft om een factuur te betalen. Zet de uiterlijke betalingsdatum ook uitdrukkelijk op uw factuur. Is het tegen dan nog niet betaald? Ga er dan meteen achteraan, zodat klanten gewoon worden aan het feit dat u dit goed opvolgt. Doe dat op een vriendelijke manier. Een goede verstandhouding met uw klanten zal namelijk ook bijdragen tot een snellere betaling.
3. Laat de software het werk opknappen
Wanneer u zelf nog facturen opmaakt, dan mag u er zeker van zijn dat er ook meer fouten gemaakt worden. Staat er een fout op de factuur? Dan heeft de klant al een zeer goede reden om niet op tijd te betalen. Daarom raden wij aan om te kiezen voor boekhoudsoftware die uw facturatieprocessen automatiseert. Het zal u heel wat energie en laattijdige betalingen besparen.