Sage 200 Extra

HR-Prozesse 20-fach beschleunigt

Bei der Arthur Weber AG werden sämtliche Lohn- und HR-Prozesse mit Sage 200 Extra bearbeitet – und zwar mit hoher Effizienz, einfachem Handling und höchster Zuverlässigkeit, wie HR-Leiter Oskar Zimmermann sagt.

Als einer der führenden Anbieter von bautechnischen Produktsystemen, Werkzeugen und Eisenwaren betreibt die Arthur Weber Gruppe mehrere Unternehmen, inklusive Tochterfirmen und Joint-Ventures. Effiziente und fehlerlose Abläufe im Lohn- und Personalwesen für die über 600 Mitarbeitenden sind eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Verwaltung. Oskar Zimmermann, HR-Leiter bei der Arthur Weber Gruppe, ist unter anderem verantwortlich für sämtliche Lohnabrechnungen und Lohnmeldungen aller Mitarbeitenden.

«Früher mussten wir die Daten der Monats- und Stundenlöhne manuell erfassen, wofür wir etwa einen halben Tag aufwenden mussten, heute erledige ich das in zehn Minuten – inklusive der Kontrolle.»

Oskar Zimmermann, HR-Leiter bei der Arthur Weber Gruppe

 

Seit 2006 nutzt er für diese Arbeiten Sage 200 Extra Personal inklusive der Option ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren). «Die Verwaltung der Monats- und Stundenlöhne geschieht äusserst effizient. Früher mussten wir die Daten manuell erfassen, wofür wir etwa einen halben Tag aufwenden mussten, heute erledige ich das in zehn Minuten – inklusive der Kontrolle, ob alles korrekt ist.» Zimmermann, der beinahe 30 Jahre Erfahrung im HR hat, betont das sehr einfache, intuitive Handling der Sage-Lösung. «Die Anwendungen sind so einfach, dass auch unsere neue HR-Mitarbeiterin die Prozesse im Nu beherrschte» sagt er. Die geringere Fehleranfälligkeit sei übrigens neben der Effizienz der zweite grosse Vorteil der Lösung. Alles geschehe ohne manuelle Dateneingaben und ohne Medienbrüche, sodass Fehler in der Bearbeitung der Daten fast nicht vorkommen.

Einfacher Datenaustausch mit ERP und Behörden

Auch wenn das ERP-System der Arthur Weber AG nicht von Sage stammt, ist die Anbindung dank offener Schnittstellen in Sage 200 Extra jeweils ohne grosse Aufwände möglich. «Der Import von Daten zu Ferien, Überzeit, Krankheit und Ähnlichem geschieht mit wenigen Klicks», erklärt Zimmermann. Auch von beliebigen anderen Programmen können Daten per CSV-Datei in Sage 200 Extra Personal importiert werden.

Der Datenexport ist für die Meldungen an Behörden nützlich. Für die Meldungen der Lohndaten an AHV, Versicherungen, Pensionskassen, Steuerverwaltung und ans Bundesamt für Statistik (BfS) oder für die Erstellung der Lohnausweise können sämtliche erforderliche Daten via ELM direkt aus dem System übermittelt werden. «Da wir viele ausländische Angestellte und Filialen in verschiedenen Kantonen haben, fallen diverse Formulare an, die mit den jeweiligen Lohn- und Personaldaten versehen werden müssen. Auch hier erledigen wir die in jedem Quartal fälligen Arbeiten in einer halben Stunde. Früher benötigten wir für das manuelle Abtippen der Daten einen ganzen Tag.»

Informationen als Entscheidungsgrundlage

Nicht nur der monatliche Lohnlauf und die verschiedenen Lohndatenmeldungen können mit Sage 200 Extra effizient abgewickelt werden. Auch Reports, Listen, Buchungsjournale und Informationen zu einzelnen Themenbereichen sind per Klick abrufbar. «Wenn ich beispielsweise für eine Sitzung mit der Geschäfts- oder einer Bereichsleitung statistische Daten zu einzelnen Themenbereichen benötige, kann ich diese auch sehr kurzfristig aus dem System abrufen», sagt Oskar Zimmermann. Die stets verfügbaren Informationen tragen im Unternehmen dazu bei, Entscheidungen faktenbasiert zu fällen, statt mit ungefähren Werten und einem Bauchgefühl zu argumentieren.

 

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