Software für KMU

Welche Buchhaltungssoftware brauche ich?

Um ein Buchhaltungsprogramm kommt kein Unternehmen herum. Worauf Sie bei der Wahl der passenden Software achten sollten.

Buchhaltungssoftware

Es gibt sehr viele verschiedene Softwarelösungen auf dem Markt, mit denen sich die Buchhaltung für ein Unternehmen erstellen lässt. Während diese Arbeit in einer Einzelfirma vielleicht zu Beginn noch mit Excel erledigt werden kann, bietet ein Buchhaltungsprogramm spätestens dann wertvolle Dienste, wenn eine Mehrwertsteuerabrechnung nötig wird oder der erste Mitarbeiter hinzukommt. Bei allen anderen Unternehmen sorgt die Buchhaltungssoftware dafür, dass die damit verbundenen Arbeiten effizient und fehlerfrei durchgeführt werden können.

Das richtige Buchhaltungs-Tool zu finden, ist nicht allzu schwierig – vorausgesetzt, man macht sich vorab einige Überlegungen. Einerseits gilt es abzuklären, welche Funktionen die Software bieten muss, andererseits muss man berücksichtigen, ob man die Buchhaltung selber macht oder diese an ein Treuhandbüro auslagern will.

Bei der Wahl für eine Buchhaltungs-Software sollte man nicht nur die aktuellen Bedürfnisse miteinbeziehen, sondern auch ein eventuelles Wachstum der Firma und daher die Möglichkeit auf Erweiterung berücksichtigen. Grundsätzlich ist das Buchhaltungsprogramm in der Lage, viele Arbeiten im Tagesgeschäft zu automatisieren, so dass Zeit und Geld gespart werden können.

Bedürfnisse abklären

Welche Anforderungen hat mein Unternehmen an die Buchhaltungssoftware? Welchen Funktionsumfang soll das Programm haben? Folgende Fragen sollten Sie beantworten:

  • Wie gross ist das Unternehmen? Wie viele Mitarbeitende werden betreut? Suchen Sie sich ein passendes Angebot. Eine über- bzw. unterdimensionierte Softwarelösung macht die Sache nur kompliziert.
  • Ist von einem Wachstum der Firma auszugehen? Je nach dem ist es nicht nötig, von Anfang an eine komplette Version einer Buchhaltung anzuschaffen. Modulare Lösungen oder Programme, die durch ein Upgrade oder eine Abo-Anpassung erweitert werden können, bieten sich in diesem Fall an.
  • Welche Buchhaltungskenntnisse sind im Unternehmen vorhanden? Macht die Firma die komplette Buchhaltung selbst oder übernimmt ein Treuhänder gewisse Aufgaben? Wird die Arbeit aufgeteilt, sollte der Treuhänder zwingend auf die Buchhaltung zugreifen können. Es empfiehlt sich also, dieselbe Software wie der Treuhänder zu verwenden. So können Doppelspurigkeiten vermieden werden, zudem sind die Unternehmenskennzahlen stets aktuell und konsolidiert verfügbar. Mit der Möglichkeit zur Aufteilung der Aufgaben bleibt das Unternehmen flexibel: Während in einem kleinen Unternehmen vielleicht zu Beginn viele Arbeiten auslagert werden, können später, wenn mehr Know-how und Kapazität vorhanden sind, mehr Buchhaltungsarbeiten übernommen werden.
  • Welcher Support wird benötigt? Kann sich das Unternehmen selbst um den Betrieb der Software kümmern oder soll es ein Angebot sein, bei dem Service und technischer Support möglich sind? Bietet der Softwarehersteller Schulungen für die Mitarbeitenden? Erscheinen regelmässige Updates und gibt es Aktualisierungen in Form von Funktionserweiterungen wie z. B. für den Export der MwSt.-Daten oder für die Anpassung an neue Richtlinien im Zahlungsverkehr?
  • Wie sieht die IT-Umgebung im Unternehmen aus? Welche Betriebssysteme und Software werden verwendet? Welche Schnittstellen braucht es zu anderen Anwendungen? Folgende Faktoren sollten berücksichtigt werden: vorhandene Betriebssysteme und Software im Unternehmen, E-Banking-Integration (automatischer Bankkontoabgleich), Möglichkeit zum Austausch mit Steuerbehörden und amtlichen Stellen, Anforderungen des Treuhänders.
  • Wie flexibel soll mit der Buchhaltungssoftware gearbeitet werden können? Wie viele Nutzer sollen darauf zugreifen können? Und wie steht es um die Sicherheit und die Verfügbarkeit? Dies kann darüber entscheiden, ob eine lokale Lösung, eine Cloud-Lösung oder eine hybride Lösung bevorzugt werden sollte.
  • Wie viel darf die Software kosten?

Welche Funktionen braucht meine Buchhaltung?

Ob wichtige Basisfunktionen oder praktische Zusätze: Bei folgenden Funktionen und Features sollten Sie sich überlegen, ob Ihr Buchhaltungsprogramm diese beherrschen muss. Bei modularem Aufbau bzw. bei Upgrade-Möglichkeit der Software können später weitere Funktionen hinzukommen.

  • Einfache und doppelte Buchhaltung
  • Sämtliche Ein- und Ausgänge verbuchen, Übersichten über Einnahmen und Ausgaben erstellen.
  • Mehrwertsteuer abrechnen und elektronisch einreichen
  • Fakturierung: Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Offerten und Lieferscheine erstellen und verwalten
  • Mahnwesen verwalten
  • Jahresabschluss erstellen
  • Auswertungen erstellen (Liquidität, Kundenreports, Monatsvergleiche, Bilanz, Erfolgsrechnung, etc.)
  • Lohnbuchhaltung und Lohnabrechnungen: Erstellen von Brutto- und Nettolohn für alle Mitarbeitenden inkl. Lohnausweise und Meldelisten für Sozialversicherungen.
  • Erweiterte Kostenrechnungen erstellen, Anlagen-Buchhaltung führen, Integration von Business-Intelligence-Lösungen, etc.

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