Sage 200 Extra und DocuWare

Duale Lösung für effizientere Finanzbuchhaltung

Die Kombination aus Sage 200 Extra und dem Archivierungssystem Docuware bietet dank digitaler Workflows zahlreiche Vorteile. Daher vertraut das Schweizerische Tropen- und Public-Health-Institut (Swiss TPH) in Basel auf diese duale Lösung.

Dokumentenmanagement

Mehr als 12’000 medizinische Konsultationen und rund 30’000 Anrufe für Reiseberatungen werden vom Schweizerischen Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) in Basel jährlich abgewickelt. Entsprechend hoch ist die Zahl der Rechnungen, die das nationale Kompetenzzentrum für Reise- und Tropenmedizin verarbeiten muss. Fast 19´000 sind es pro Jahr – und viele treffen noch in Papierform bei Swiss TPH ein.

Damit diese Papierflut effizient und sicher archiviert sowie hochgradig automatisiert verarbeitet werden kann, vertraut Swiss TPH bei der Kreditorenabwicklung auf das Archivierungssystem DocuWare, welches nahtlos mit Sage 200 Extra verknüpft ist. So können in papierform eintreffende Rechnungen gescannt und in einem rein elektronischen Prozess archiviert und verarbeitet werden.

So funktioniert die duale Lösung

Über einen Klick auf einen Button in der Kreditorenbuchhaltungs-Maske von Sage 200 Extra wird DocuWare gestartet. Das Programm erkennt automatisch die Referenznummer des gescannten Belegs und zeigt alle relevanten Daten wie Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum an. Im Hintergrund wird die Rechnung mit Sage 200 Extra verlinkt, der Beleg wird elektronisch archiviert und mit der zugehörigen Buchung verknüpft. So können Buchungen und Belege jederzeit wieder aufgerufen werden – beispielsweise aus der Kreditorensuchmaske, dem Reporting, der Kontoauszugsmaske oder der Offene-Posten-Übersicht. Ergänzend erleichtert eine Volltextsuche das schnelle und sichere Auffinden bestimmter Buchungen oder Belege.

Alle erfassten Rechnungen gehen anschliessend im Rahmen des individuell konfigurierten Workflows, der bis zu drei Stufen umfassen kann, in die Visierung. Dabei haben die Mitarbeitenden dank der Verknüpfung mit Jobrouter, vordefinierten Indexfeldern und der Volltextsuche sofort Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Dokumente – optional via VPN von jedem Ort der Welt aus. Sie arbeiten im Visierungsprozess mit Kommentaren, digitalen Stempeln oder Bildkorrekturen, ohne die Originaldokumente zu verändern. Abteilungsübergreifende Freigabeprozesse und laufend mit DocuWare synchronisierte Berechtigungen sowie klare Hierarchien sorgen während des gesamten Workflows für hohe Sicherheit und effizienten Schutz der Dokumente gegen unbefugten Zugriff.

Vier eminente Vorteile auf einmal

Laut Mathias Kronig, Leiter Finanzen/Controlling bei Swiss TPH, profitiert Swiss TPH vierfach von der dualen Lösung: «Erstens wurden die Prozesse deutlich transparenter. Die Verantwortlichen haben jederzeit Zugriff auf ihre Belege, wodurch die Zahl der in der Buchhaltung eintreffenden Rückfragen deutlich zurückging. Zweitens laufen alle Prozesse deutlich schneller. Drittens profitieren wir von einer höheren Dokumentensicherheit. Bei irgendeinem Mitarbeiter in einem Mäppli liegende Dokumente gehören der Vergangenheit an. Viertens konnten wir den Papierverbrauch und den Platzbedarf deutlich senken.» Für ihn ist daher klar: «Künftig werden Dokumente bei Swiss TPH nur noch elektronisch archiviert. Denn der Mehrwert ist in vierfacher Hinsicht einfach eminent.»

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