Digitale Rechnung

QR-Rechnung – Stand der Dinge

Die definitive Version des neuen Einzahlungsscheins liegt nun vor und soll Mitte 2020 eingeführt werden. Warum sich die Einführung verzögert hat und welche Eigenschaften die QR-Rechnung besitzt.

QR-Rechnung

Der neue Einzahlungsschein wird nicht mehr «Einzahlungsschein» heissen. Neu trägt das Bezahlformular den Namen «QR-Rechnung», das am 30. Juni 2020   definitiv eingeführt wird. Diese Anpassung der modernisierten Bezahlmöglichkeit an die digitale Verarbeitung und an die ISO-20022-Norm kommt allerdings mit reichlicher Verspätung. Eigentlich hätten der rote und orange Einzahlungsschein bereits 2018 ersetzt werden sollen.

QR-Code zu wenig komplex

Der Entwurf wurde im Juni 2016 verabschiedet und im April 2017 in Form des neuen Einheitsbelegs mit QR-Code und IBAN-Integration vorgestellt (offizieller Name: «QR-Rechnung mit Zahlteil QR-Rechnung»). Die Einführung war auf 2018 geplant, doch es zeigte sich schon bald, dass das neue Formular den Ansprüchen der Digitalisierung nicht gerecht wurde. Zwar war die erste Version der QR-Rechnung ausgerichtet auf ISO 20022, doch war der QR-Code zu wenig komplex: Sein Informationsgehalt war gleich tief wie jener der Codierzeile, die sich beim aktuellen Einzahlungsschein (ESR) am unteren Rand befindet.

Statt der Codierzeile wurde also lediglich ein QR-Code eingeführt. Um der Digitalisierung doch noch Rechnung zu tragen, wurde nun die aktuell vorgeschlagene QR-Rechnung entwickelt. Diese ermöglicht die Auslösung von Zahlungen bei Finanzinstituten über alle Zahlungskanäle und am Postschalter. Der komplexere QR-Code ist mit einem Schweizer Kreuz in der Mitte versehen.

Im Code müssen nicht nur alle Angaben enthalten sein, die zum Bezahlen einer Rechnung benötigt werden, sondern auch weitere Informationen, welche die digitale Verarbeitung in der Buchhaltung vereinfachen.

QR-Rechnung

Die QR-Rechnung, die am 30. Juni 2020 in der Schweiz eingeführt wird. Bild: Six Group

Anpassungen ans analoge Bezahlen

Die neue Version der QR-Rechnung, die Mitte 2020 eingeführt wird, erfährt zur Vorgänger-Version sechs Änderungen:

  1. Einführung einer Perforationspflicht für papierbasierte Zahlungen
  2. Einführung eines Empfangsscheins
  3. Vereinfachung bei den strukturierten Adressen
  4. Vereinfachung der Kombinationsmöglichkeiten bei strukturierten Referenzen
  5. Vorerst keine Verwendung des «Endgültigen Zahlungsempfängers»
  6. Einführung einer zusätzlichen, lizenzfreien Schriftart für nicht Microsoft-User

Während die Mehrheit der Änderungsvorschläge kaum für Diskussionen sorgt, scheinen die Punkte 1 und 2 umstritten zu sein. Wäre die Herstellung der papierbasierten QR-Rechnung in der älteren Version mit freier Papierwahl und ohne Perforation unkomplizierter gewesen, muss bei der neuen QR-Rechnung wieder ähnlich wie beim heutigen Einzahlungsschein eine Perforation vorhanden sein. Die Produktion der QR-Rechnung ist somit deutlich aufwändiger. Ausnahmen gibt es gemäss Spezifikation etwa für Rechnungen, die per E-Mail verschickt werden. Dort ist ein grafisches Scheren-Symbol anstelle einer Perforation gestattet.

Die Perforation ist ein Zugeständnis an die analoge Bezahlmöglichkeit am Schalter, wo der der Papierbeleg ohne Schere oder andere Hilfsmittel abgetrennt werden kann.

Kommentare

Immer muss es eine Extrawurst für ein paar Verweigerer programmieren. Die sollen mit ihren Rechnungen auf sie Post und die erledigen das dann alles für 3Franken pro Einzahlungsschein

Es geht nicht nur um „Verweigerer“. Schliesslich wird auch von der älteren Bevölkerung erwartet, dass sie Rechnungen bezahlen sollen. Es gibt nicht nur Grossväter wie mich, die immer up-to-date sein wollen oder können, sondern auch Menschen, die nie in Ihrem Leben mit Computern zu tun hatten. Es ist nicht fair, wenn einige programmierfaule IT-Leute den Takt für’s Leben diktieren wollen.
Zudem gibt es hunderte, kleine Vereine, die nicht unbedingt über jeden ComputerKomfort verfügen können. Sollen diese dann auf Rechnungbezahlen verzichten können?

Die Punkte 1 und 2 finde ich bezüglich der Umsetzung der QR-Rechnung völlig falsch.

Hingegen sollte man die bisherigen Zahlscheine noch etwas länger akzeptieren, sodass auch die älteren Leute (Zahler mit Postbüchlein!, etc.) die nächsten (10?) Jahre noch diese Möglichkeit nutzen könnten. In einem guten ERP-System wird es ein Leichtes sein, beim Kunden definieren zu können, ob der alte Einzahlungsschein mitgedruckt werden soll.

Oder man sollte am Postschalter zu jeder Zahlung eine Zahlquittung erhalten, welche dann den Empfangsschein ersetzt. Diese kann man sich gegen Gebühr aushändigen lassen.

Man sollte auch in der Schweiz einmal den Mut haben in die Zukunft zu denken. Schon heute wird die Mehrheit der Zahlungen nicht mehr am Schalter getätigt. An den Schalter ein Schneidgerät einzurichten wäre sicher nicht das teuerste.

Was ist eigentlich mit Organisation welche Spendenaufrufe mit blanco Einzahlungsscheinen starten?

Es geht hier um die schleichende Einführung
des teuflischen bargeldlosen, digitalen Zahlungsverkehrs, mit der Totalkontrolle des
Menschen und der Bevormundung der Leute
durch Eliten (Diktatur), wie z.B. in China.
Dies passt nicht zu einer angeblichen „Demokratie“, wie der Schweiz.
Also einfach alles sein lassen, wie es ist und war.

Ich persönlich fand die öffentliche Konsultation zur Perforationspflicht bzw. die Auswahl der Teilnehmer der Befragung nicht besonders repräsentativ. Dem Abschlussbericht zufolge wurden nur grosse Rechnungssteller befragt. Mir ist klar, dass eine Perforation für diese Unternehmen keine Hürde darstellt, da diese bereits heute im Prozess der Massenverarbeitung integriert ist.
Bei der „richtigen“ Auswahl der Teilnehmer führen Befragungen zu genau dem Ergebnis, welches sich die Initianten vorgestellt haben. So scheint es vermutlich gelaufen zu sein.

Die übrigen Rechnungssteller müssen weiterhin auf vorperforierte Formularpapiere zurückgreifen. Die Kosten dafür halten sich zwar in Grenzen (< 5 Rp. pro Blatt), allerdings darf man die zusätzlichen Aufwände für Infrastruktur, Implementierung und Anwendung nicht vergessen:
Wenn man den Rechnungsdruck möglichst automatisiert durchführen möchte, benötigt das vorperforierte Papier eine eigene Zuführung. Will man eine Rechnung mit Logopapier, Normalpapier (für weitere Anhänge) und der perforierten Vorlage für den QR-Zahlschein mit einem einzelnen Drucker automatisiert erstellen, muss dieser also bereits über mindestens drei Papierzuführungen verfügen (z. B. zwei Kassetten und ein Bypass). Die druckende Applikation muss die verschiedenen Zuführungen ausserdem bedarfsgerecht ansteuern können. Für grössere Unternehmen mit zentralem Rechnungsdruck ist das sicher kein Problem und wirtschaftlich umsetzbar, aber kleinere KMU erstellen Rechnungen oft dezentral auf Einzelplatzdruckern, welche auf geringe Druckvolumina ausgelegt sind und deswegen oft keine Optionen zum Aufrüsten auf drei Papierzuführungen bieten. Hier darf dann weiterhin manuell Papier eingelegt und händisch sortiert werden – oder man ignoriert die Perforationspflicht einfach.

Zwar mag das im B2C-Umfeld nicht so kundenfreundlich sein, wenn der Rechnungsempfänger zur Schere greifen muss, aber die Post wird wohl kaum feststellen können, ob der Beleg vom Rechnungssteller oder vom Empfänger ausgedruckt wurde.
Auch bestimmte B2B-Kunden könnten auf die Perforation bestehen – nämlich diejenigen Unternehmen, die spezialisierte DIN A6-Belegscanner einsetzen. Ob es heute noch eine kluge Idee ist, solche Scanner anzuschaffen, um dann wertvolle Arbeitszeit für das Abtrennen der Zahlteile von ihrem Trägermedium aufzuwenden, sei dahingestellt. Inzwischen kommen nämlich gute DIN A4-Dokumentenscanner prima mit gemischten Stapeln unterschiedlicher Formate zurecht.

Die Post erspart sich mit der Einführung von Perforationspflicht und Empfangsschein ganz bequem die Kosten für eine notwendige und eigentlich sinnvolle Prozessanpassung in den Filialen und Agenturen. Schade, dass die Gelegenheit nicht genutzt wurde, um suboptimale Arbeitsweisen zu hinterfragen und zu verbessern.
Der Prozess mit Empfangsschein hat aus meiner Sicht einen eklatanten Nachteil:
Der Empfangsschein wird in der Filiale/Agentur zu einem "Beweismittel" gestempelt, ohne dass die inhaltliche Übereinstimmung von Klartext und QR-Code geprüft wird. Dies erfolgt – wenn überhaupt – erst beim nachgelagerten, zentralisierten Belegscan.
Kritiker warnen bereits davor, dass betrügerische "Rechnungssteller" einen im Klartext pausiblen Zahlschein mit anderen Daten im QR-Code verbreiten könnten (z. B. eine andere IBAN). Hier ist vor allem die nicht IT-affine Nutzergruppe der Posteinzahler gefährdet, die den Datenabgleich nicht selbst bewerkstelligen kann. An dieser Stelle hätte ich mir von der Post eine stärkere Fürsorge im Rahmen des Grundversorgungsauftrags gewünscht.
Aus meiner Sicht wäre es besser, den QR-Zahlschein direkt vor Ort in der Filiale/Agentur zu scannen, mit dem Klartext zu vergleichen und bei Übereinstimmung die Buchung im System zu erfassen. Dem Kunden könnte daraufhin eine Quittung mit enthaltener Vorgangsnummer und dem Dateninhalt des QR-Codes ausgehändigt werden. So würde belegt, was tatsächlich verbucht wird. Ausserdem wäre bei Rückfragen im Kundencenter leichter eine Zuordnung und Rückverfolgung des Auftrags möglich.

Mein Fazit: Die Perforationspflicht und der Empfangsschein sind Symbol für das Festhalten an althergebrachten Prozessen und Arbeitsweisen, für die es technisch eigentlich keine Notwendigkeit mehr gibt.

Das Beste kommt aber am Schluss: Momentan testet die Post an ausgewählten Standorten neue Einzahlungsautomaten, an denen Rechnungen beglichen werden können, jedoch nicht mit Bargeld.
Na, vielleicht begegnen sich die jeweils Verantwortlichen für die beiden Projekte mal an einem Betriebsfest und stellen fest, dass man sie zusammenführen könnte…

Verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Name *

Schließen
Ich bin damit einverstanden, dass meine personenbezogenen Daten nach Massgabe der Datenschutzerklärung der Sage Schweiz AG verarbeitet und genutzt werden dürfen und Sage mir E-Mails für Informations- und Marketingzwecke zusenden darf.

Vielen Dank für Ihre Anmeldung

Bitte prüfen Sie Ihre E-Mails. Wir haben Ihnen eine E-Mail zur Bestätigung Ihrer Adresse zugesendet. Bitte klicken Sie auf den Link, um Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren. Erst dann erhalten Sie unseren Newsfeed.