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Produktivitätsschub in der Rechnungsstellung

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Sage 50 Extra Thunersee

Bei Thun-Thunersee Tourismus (TTST) sorgen Sage 50 Extra und ein externes CRM für eine effiziente Mitgliederverwaltung. Was früher mehrere Tage und ein Dutzend Excel-Listen benötigte, erledigen die Mitarbeitenden nun innerhalb weniger Stunden.

Der Verein Thun-Thunersee Tourismus (TTST) vertritt als Submarke von Interlaken Tourismus die Ferienregion rund um den Thunersee sowie die Stadt Thun. TTST kümmert sich um die Anliegen und Anfragen der Gäste und Ferienwohnungsbesitzer, dient als Verkaufs- und Beratungsstelle und organisiert Stadtführungen. Weiter führt der Verein im Auftrag der Stadt Thun das Kurtaxeninkasso durch.

Die Herausforderung

Die manuelle Verwaltung der aktuell weit über 600 Mitglieder verschlang in den letzten Jahren enorme Ressourcen. Konkret wurden bis vor der Digitalisierung der Prozesse sämtliche Mitgliederrechnungen (Abos) manuell per Serienbrief aus einer Excel-Datei erstellt und per Post versandt. Folglich musste auch die Debitorenkontrolle vollständig manuell erfolgen, was wiederum einen grossen Zeitaufwand bedeutete. Zur Erledigung der weiteren Aufgaben mussten die Mitarbeitenden mit vielen verschiedenen Excel-Dateien arbeiten. Diese Art von Aufgabenerledigung beinhaltete eine relativ hohe Fehleranfälligkeit.

Mit zwei entscheidenden Puzzleteilen zur Lösung

Das Ziel war klar: Die Prozesse der Mitgliederverwaltung und der Rechnungstellung inklusive Kontrolle sollten in Zukunft digital und automatisiert ablaufen. Die Basis für die Lösung war bereits gelegt. TTST setzte in der Finanzbuchhaltung und in der Lohnbuchhaltung schon seit Längerem auf Sage 50 Extra. Es fehlten aber zwei entscheidende Puzzleteile: Die Möglichkeit, Abo-Rechnungen für die Mitglieder zu erstellen und die Mitgliederdaten zentral zu verwalten. Dazu musste bei TTST neben dem Handelsmodul von Sage 50 Extra auch ein CRM eingeführt werden.

Sage 50 Extra Thunersee

Enorme Effizienzsteigerung in der Mitgliederverwaltung

Heute geschieht die Mitgliederverwaltung nun voll automatisiert und mit minimalem Einsatz an Ressourcen. Sämtliche wiederkehrende Mitgliederbeiträge (Abos) werden in Sage 50 Extra Handel erstellt und verwaltet, als PDF gespeichert und grösstenteils direkt aus Sage 50 Extra per E-Mail an die einzelnen Mitglieder verschickt. Die entsprechenden Kundeninformationen wie die korrekte Adresse oder den zu bezahlenden Betrag bezieht das Tool aus dem CRM. «Früher war der Aufwand für die Rechnungsstellung der über 600 Mitglieder sehr hoch. Die Arbeit, für die wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden», sagt Peter Fuchs, Verantwortlicher Finanzen bei TTST.

Der Sage-Partner A+M Informatik aus Kehrsatz kümmerte sich um die Implementierung der neuen Lösung. «Mit Cobra CRM fanden wir ein geeignetes Tool, um in einem ersten Schritt alle Mitglieder und Rechnungen zusammen mit Sage 50 Extra optimal verwalten zu können», sagt Andreas von Burg, Geschäftsführer von A+M Informatik.

Damit das CRM nahtlos mit Sage 50 Extra zusammenarbeitet, entwickelte A+M Informatik mithilfe der offenen Architektur von Sage 50 Extra die erforderlichen Schnittstellen. «Mit der Auftragsbearbeitung lassen sich jegliche Abo-Verwaltungen perfekt organisieren», sagt Andreas von Burg. Insbesondere das Modul «Wiederkehrende Faktura» in Sage 50 Extra bringe eine enorme Erleichterung. Damit lassen sich etwa Abos anlegen, wiederkehrende Rechnungen, Aufträge oder Intervallausführungen und vieles mehr erstellen. Weiter können Rechnungen für Stadtführungen oder Kurtaxen verfasst werden.

Sage 50 Extra Thunersee

Automatisiert verarbeiten, zentral speichern

Insgesamt verarbeitet das System rund 5000 Einzelbuchungen pro Jahr. Im neuen Workflow erledigen die Mitarbeitenden die Arbeiten nicht nur schneller, es passieren auch weniger Fehler. Dies, weil es keine Medienbrüche und somit kein fehlerhaftes Abtippen oder falsche Einträge mehr gibt. Zudem sind die benötigten Informationen dank zentraler Speicherung jederzeit in aktueller Form vorhanden.

Neben den Rechnungen sind es insbesondere auch die Kundendaten für Mitglieder, Stadtführungen und Kurtaxen, die Einladungen für Anlässe sowie die Informationen über Leistungserbringer wie Hotels, Gastrobetriebe oder Läden, die nun im CRM zentral verwaltet und in Sage 50 Extra weiterverarbeitet werden können. Mit dem neuen System kann TTST künftig auch die Stadtführungen reibungslos und effizienter organisieren. Führungen gibt es mit immerhin 25 unterschiedliche Routen und Themen, unterschiedlichen Zeitdauern, Preisen und Guides. Diese Informationen sollen ebenfalls für die Rechnungsstellung beigezogen werden können.

Peter Fuchs von Thun-Thunersee Tourismus ist zufrieden mit der neuen Lösung und deren Implementierung – auch wenn die ganze Umstellung etwas komplexer war, als die am Projekt Beteiligten sich das anfänglich vorgestellt hatten. Die Zusammenarbeit mit dem Sage Partner A+M Informatik sei jederzeit sehr gut, «schnell und lösungsorientiert», wie es Peter Fuchs beschreibt. Für Andreas von Burg ist das Projekt ein gelungener Auftakt, um nun das Gesamtpaket aus Sage 50 Extra und CRM auch anderen Kunden anbieten zu können. «Dank der neu geschaffenen Schnittstellen ergänzen sich die beiden Anwendungen perfekt», sagt Andreas von Burg. «Nicht nur, weil das Preis-Leistungs-Verhältnis von Sage 50 Extra sensationell ist, sondern auch, weil diese Lösung viele standardisierte Funktionen bietet und sich sehr gut an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden anpassen lässt.»

 

Sage 50 Extra Thunersee