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Keine Angst vor dem Arbeitszeugnis

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Arbeitszeugnis

So manche Vorgesetzte und HR-Mitarbeitende sind gefordert, wenn sie ein Arbeitszeugnis erstellen müssen. Gerade weil viele diese Tätigkeit in ihrem Arbeitsalltag nicht oft erledigen, gibt es Unsicherheiten betreffend Inhalt und Form. Was gehört zwingend in ein Arbeitszeugnis und wie formuliert man die Beurteilung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters korrekt? Aber auch, wer oft Arbeitszeugnisse erstellt, ist insbesondere mit der korrekten Formulierung der Leistungsbeurteilungen gefordert.

Was zwingend in ein Arbeitszeugnis gehört

Beim Erstellen des Arbeitszeugnisses gibt es einige grundsätzliche und wichtige Fakten, die es zu berücksichtigen gilt:

  • Arbeitnehmende haben in der Schweiz das Anrecht auf die Erstellung eines Arbeitszeugnisses am Ende einer Anstellung oder jederzeit während der Anstellung auf ein Zwischenzeugnis (Art. 330a OR).
  • Arbeitszeugnisse müssen der Wahrheit entsprechen und wohlwollend formuliert sein.
  • Neben der Identität von Arbeitnehmenden und Arbeitgebenden müssen auch die Daten von Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses vermerkt sein. Dazu kommt die Unterschrift einer dafür zuständigen Person der Firma sowie das Datum der Zeugnis-Ausstellung.
  • Die relevanten Tätigkeiten des oder der Arbeitnehmenden müssen möglichst vollständig beschrieben werden. Dazu gehört etwa auch die ausgeübte Funktion, die Pflichten und allfällige interne und externe Weiterbildungen.
  • Die arbeitnehmende Person muss mit einer aussagekräftigen Bewertung der Leistung beschrieben werden. Hier können etwa die fachlichen Kenntnisse, das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, KollegInnen sowie Kunden und Geschäftspartnern zur Sprache kommen. Hinzu kommt in der Regel auch ein Schlusssatz mit dem Austrittsgrund oder den Umständen, die zur Kündigung führten bzw. welche Seite gekündigt hat.

Grundsätzlich dürfen relevante Informationen nicht verschwiegen werden. Den Hauptteil des Arbeitszeugnisses bestreiten die Beschreibung der Tätigkeiten und die Leistungsbewertung der Mitarbeitenden. Doch gerade diese Einschätzungen müssen so verfasst werden, dass die Mitarbeitenden wahrheitsgetreu beschrieben werden. Diese Texte dürfen keinen Interpretationsspielraum bieten und gleichzeitig präzise, vollständig und rechtskonform sein.

Rechtssichere Arbeitszeugnisse effizient erstellen

Dank der Kombination der Sage Software mit dem ZeugnisManager von WEKA Business Media AG lassen sich Arbeitszeugnisse, aber auch Zwischenzeugnisse, Schluss-, Lehr- oder Praktikumszeugnissen sowie Arbeitsbestätigungen online erstellen. Über einen Button in der Sage-Software haben Kundinnen und Kunden die Möglichkeit, den Zeugnisprozess zu starten. Die erforderlichen Personaldaten bezieht der ZeugnisManager direkt aus der Sage-Software.

Während bei Sage Start und Sage 50 Extra der ZeugnisManager direkt in der Applikation integriert ist, wird er bei Sage 200 Extra als Sage ZeugnisManager über eine Schnittstelle verbunden. Auf diese Weise werden ebenfalls die in Sage vorhandenen (Personal-)Daten verwendet, zugleich können aber auch mehrere Personen in die Erstellung der Zeugnisse involviert werden. «So kann ein HR-Mitarbeiter das Zeugnis anlegen und dieses mit dem Personalstamm aus Sage verbinden und mit weiteren Formalitäten versehen. Danach kann er die vorgesetzte Person dazu einladen, die Beurteilung seines austretenden Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin direkt im Online-Tool vorzunehmen», erklärt Daniel Blumer, Leiter Key Account Management bei WEKA.

Je 1000 Textbausteine in vier Sprachen

Für diese Beurteilung nehmen die Vorgesetzten in verschiedenen Beurteilungskriterien zuerst eine Einstufung von 1 (ungenügende Leistung) bis 4 (übertrifft die Anforderung bei Weitem). «Danach stehen je nach Einstufung für jedes Beurteilungskriterium bis zu sechs verschiedene Textbausteine zur Auswahl. Aus diesen wählt der oder die Vorgesetzte dann den passendsten aus», erklärt Daniel Blumer. «Insgesamt stehen 4000 rechtssichere Textbausteine in vier Sprachen zur Verfügung, die von auf Arbeitsrecht spezialisierten Juristen und Anwälten verfasst und geprüft wurden.» Die Textbausteine lassen sich mit individuellen Formulierungen ergänzen oder ersetzen.

Zeugnisprozesse beschleunigen

Mit dem Tool lassen sich die Zeugnisse nicht nur viel schneller erstellen, auch die internen Prozesse werden dank des ZeugnisManagers und seiner Anbindung an die Sage-Lösung um ein Vielfaches effizienter. Gerade in HR-Abteilungen, in denen laufend Zeugnisse ausgestellt werden, trage die Applikation wesentlich zu einer höheren Effizienz bei, so Blumer. «Das Tool dient zusammen mit der Sage-Lösung sowohl dem KMU-Geschäftsführer, der nur ganz selten ein Zeugnis schreiben muss, als auch allen erfahrenen HR-Mitarbeitenden, für die das Verfassen von Zeugnissen zum Alltag gehört und damit Zeit sparen können.»

Sage-Anwender müssen den ZeugnisManager nicht installieren, sondern können direkt über die Sage-Lösung auf die Online-Applikation zugreifen. In Sage 50 Extra Lohn wird das Tool zum Beispiel via Personalstamm im Reiter «Personalien» aufgerufen. Nach dem Ergänzen der Mitarbeiterdaten und dem Auswählen des Zeugnistyps kann man direkt mit der Beurteilung und dem Schreiben mit Textbausteinen beginnen. Am Schluss lässt sich das Dokument als Word-Datei ausgeben.

Codierte «Geheimsprache?

Muss man ein Zeugnis zwischen den Zeilen lesen? Ist es wahr, dass in vermeintlich neutral formulierten Arbeitszeugnissen versteckt negative Bewertungen hinterlassen werden? Der Wortlaut in einem Zeugnis sorgt jedenfalls bei Mitarbeitenden immer wieder für Unsicherheit. «Früher waren die Arbeitszeugnisse noch richtig codiert. Da wurde eine Sprache verwendet, die nur Personalverantwortliche wirklich verstanden», sagt Daniel Blumer. Solche geheimen Codes würden heute jedoch nicht mehr verwendet, sie sind in Arbeitszeugnissen in der Schweiz nicht erlaubt. Deshalb schreiben viele Unternehmen in einer Fussnote, dass auf Codierungen verzichtet wird.

Doch auch heute noch muss man genau lesen, um den exakten Sachverhalt im Zeugnis zu erkennen. «Heute werden Arbeitszeugnisse auch mit Verklausulierungen formuliert. So kann es sein, dass ein Text oder ein einzelner Satz zwar objektiv positiv klingt, in Wahrheit aber keine gute Bewertung dahintersteckt», sagt Blumer. So sei etwa die Aussage «Der Mitarbeitende hat zu unserer Zufriedenheit gearbeitet» eine Beschreibung einer ungenügenden Leistung.

Achten auf Superlative

Grundsätzlich beschreiben Aussagen mit Superlativen wie «stets zur vollsten Zufriedenheit» sehr gute Leistungen, während Formulierungen wie «Er bemühte sich …» auf eine ungenügende Leistung hindeuten. Dies ist auch im ZeugnisManager so, wie Daniel Blumer erläutert: Wer bei einem Beurteilungskriterium den Wert 3 wählt, erhält entsprechend Textbasteine mit Formulierungen wie «zur vollen Zufriedenheit». Gibt man den Wert 4 ein, entspricht dies Formulierungen wie «zur vollsten Zufriedenheit …».

Um im Zeugnis trotz wohlwollendem Wortlaut auch negative Punkte ansprechen zu können, werden üblicherweise zuerst die positiven Eigenschaften beschrieben und danach allfällige negative Punkte erwähnt. Der Fokus soll aber immer auf den Stärken liegen. Idealerweise formuliert der Autor oder die Autorin des Zeugnisses danach einen Lösungsansatz, wie der oder die Arbeitnehmende die beschriebenen Schwächen beheben könnte.

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