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Aufbewahrungspflicht

Wenn sich Bundesordner von Akten, Rechnungsbelegen etc. im Büro türmen, ist man schnell versucht, diese einfach zu entsorgen. Doch ist das erlaubt? Wie lange müssen Dokumente überhaupt aufbewahrt werden? Und wer steht in der Aufbewahrungspflicht?

Unternehmen, die als juristische Personen gelten und im Handelsregister eingetragen sind, müssen Geschäftsbücher führen und diese mitsamt den dazugehörenden Buchungsbelegen und der Korrespondenz aufbewahren. Dazu gehören Jahresrechnung (Bilanz, Erfolgsrechnung inklusive Anhang) und die Buchhaltung der einzelnen Geschäftsjahre sowie Schuld- und Forderungsverzeichnisse oder die Steuererklärung. Falls das Unternehmen einen Revisionsbericht erstellen muss, fällt auch dieser unter die Aufbewahrungspflicht.

Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit Ablauf des Geschäftsjahres und dauert in der Regel 10 Jahre. Dokumente, die über Grundstücke informieren, sind eine Ausnahme und müssen mindestens 20 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungspflicht ist im Obligationenrecht (OR), in der Geschäftsbücherverordnung (GebüV), im Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) sowie im Strafgesetzbuch (STGB) geregelt.

Wie aufbewahren: analog oder digital?

Nicht nur die Dauer, sondern auch die Art der Lagerung der Dokumente ist geregelt. Während Geschäftsberichte und Revisionsberichte im Original in Papierform aufbewahrt werden müssen, können andere Dokumente wie Geschäftsbücher, Korrespondenz und Belege auch elektronisch gespeichert werden. Bedingung: Sie müssen jederzeit in lesbarer Form verfügbar gemacht werden können. Die aktuellen Geschäftsunterlagen sind von den archivierten Daten getrennt aufzubewahren. Es muss gewährleistet sein, dass berechtigte Personen innerhalb nützlicher Frist auf die Daten zugreifen können.

Veraltete Speichertechnologien oder defekte Speichermedien müssen also mit Backups und der Überführung in neue Speichertechnologien aktuell gehalten werden. Digital aufbewahrte Dokumente, zu denen etwa auch E-Mails gehören, haben den Vorteil, dass sie eine effizientere Suche nach bestimmten Inhalten und Informationen zulassen. Bei der sogenannten revisionssicheren elektronischen Ablage der Dokumente muss die Echtheit und Unverfälschbarkeit gewährleistet sein. Die Geschäftsvorfälle müssen eindeutig und systematisch geordnet mit Hinweis auf die zugrundeliegenden Belege verbucht werden.

Geeignete Datenträger und Unveränderbarkeit

Digitalisierte Dokumente müssen so aufbewahrt werden, dass sich nachweisen lässt, dass die Dokumente und Informationen nicht verändert worden sind. Die Echtheit der Dokumente muss also nachgewiesen werden können. Digitale Speicher müssen demzufolge die Echtheit und Unverfälschbarkeit der aufbewahrten Dokumente garantieren können. Die Integrität der Daten und der Zeitpunkt der Speicherung muss nachvollziehbar sein. Dies kann mit einer digitalen Signatur und mittels Zeitstempeln garantiert werden, wie sie in Archivprogrammen eingesetzt werden können. Es reicht also nicht aus, von wichtigen Dokumenten ein PDF zu erstellen und dieses im Archiv abzulegen.

Grundsätzlich können zwar sowohl veränderbare Speicher (z. B. Festplatten, USB-Sticks oder Magnetbänder) als auch unveränderbare Speicher (z. B. CD-R oder DVD-R) verwendet werden. Hinsichtlich der Haltbarkeit der Daten droht insbesondere bei CDs und DVDs die Gefahr, dass die Daten je nach Art und Weise der Lagerung bereits nach etwa zehn Jahren nicht mehr lesbar sind.

In der E-Mail-Korrespondenz finden sich bei den meisten Unternehmen Nachrichten, die aufbewahrt werden müssen. Es empfiehlt sich deshalb, gleich das gesamte geschäftliche E-Mail-Archiv verschlüsselt zu archivieren, um die unverfälschte Verfügbarkeit der Korrespondenz und der darin enthaltenen Dokumente nachvollziehbar zu machen. Einzelne wichtige E-Mails zu archivieren, ist in den meisten Fällen zu umständlich und kann zu Lücken in der aufbewahrten Korrespondenz führen.

Übrigens: Im Unterschied zu Unternehmen haben Privatpersonen keine Aufbewahrungspflicht. Rechtlich gesehen kann man also seine privaten Dokumente allesamt vernichten oder wegwerfen. Dies ist allerdings nicht ratsam, weil dies zu Problemen führen kann, wenn eine Privatperson beweisen soll, dass sie beispielsweise eine Rechnung bezahlt, eine Korrespondenz geführt oder eine Ausbildung absolviert hat.

Lesen Sie zu diesem Thema auch unseren Artikel «DMS statt Papierkram» und erfahren Sie, wie ein Dokumenten-Management-System Sie bei der Archivierung und der Zusammenarbeit unterstützen kann.

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