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So geht keine Quittung vergessen

Keine Quittungen horten, nie mehr Belege stapeln, keine Spesen vergessen: Mit der digitalen Beleg-Erfassung sparen Sie Zeit und vermeiden mühsame Arbeit.

Damit Abrechnungen und Verbuchungen für ausgelegte Spesen nicht vergessen gehen, müssen sie lückenlos erfasst werden. Nur so können sie später zurückerstattet und in die Buchhaltung integriert werden. Doch das ist oft leichter gesagt, als getan. Denn das Sammeln und Aufbewahren von Quittungen, Tickets und Belegen kann schnell vergessen gehen. Zudem ist dies für viele Einzelunternehmer und Mitarbeitende eine mühsame Angelegenheit, bei allen Käufen und Konsumationen die Quittungen zu sammeln.

App nutzen statt Belege aufbewahren

Leichter und schneller geht’s, wenn man sämtliche Belege direkt bei Erhalt mit der Sage Capture App erfasst. Dazu reicht es, die Belege via App mit dem Smartphone zu fotografieren und sie mit einem Betreff zu versehen, um sie in der Cloud-basierten Belegsammlung festzuhalten. Die Verbuchung ist damit jedoch noch nicht getan. Diese wird in der Buchhaltung erledigt.

Die fotografierten Belege bleiben dabei nicht nur auf dem Smartphone gespeichert, sondern werden dank der Office-365-Integration automatisch nach Sage Start übertragen. In Sage Start können sie dann durch die Benutzer oder den Treuhänder verbucht werden. Voraussetzung dazu ist, dass gleichzeitig Office 365 Business Premium genutzt wird, um die Cloud-Synchronisation zu gewährleisten.

Als Archiv und als Erleichterung

Wer die Buchhaltung nicht selber führt, erleichtert mit den Foto-Belegen dem Treuhänder die Verbuchung. Einerseits sind auf dem Foto alle wichtigen Details vermerkt, andererseits ist es nicht mehr nötig, Quittungen oder Kopien auf dem Postweg dem Treuhänder zu schicken oder die Unikate über längere Zeit aufzubewahren. So spart man nicht nur Geld und Zeit, sondern erstellt auch gleich ein Archiv, in dem eine Spesenquittung jederzeit gefunden werden kann.

Neben den Zetteln und Quittungen, die unterwegs auf geschäftlichen Kundenbesuchen oder Reisen entstehen, kann die App etwa auch für die Erfassung des Tagesumsatzes einer Registrierkasse verwendet werden. So können alle Belege digital gespeichert werden, so dass bestimmt nichts vergessen oder verloren geht.

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