Wir spielen gerade

Wir spielen gerade

Welche Bürosoftware braucht Ihr KMU?

Zurück zur Suche

Sage Advice – Logo
Sage AdviceDer Blog für fundiertes Unternehmerwissen
AbonnierenAbonnieren
Welche Bürosoftware braucht Ihr KMU?

Wohl jedes Unternehmen – sei es noch so klein – benötigt Software für die tägliche Arbeit, für Administration und Buchhaltung oder zur internen Kommunikation. Doch welche Programme sind überhaupt notwendig, und wann ist eine Buchhaltungssoftware sinnvoll? Unsere Tipps.

Projektplanung und Kommunikation

E-Mail, Telefon oder Messenger sind nicht immer die besten Anwendungen, um innerhalb des Unternehmens und in Projektteams zu kommunizieren oder Informationen und Dokumente auszutauschen. Besser geeignet sind oft Cloud-basierte Programme zur Projektplanung wie Trello, Taskworld oder Slack. Damit lassen sich sämtliche Informationen über Projekte, Aufgaben oder Themen übersichtlich sammeln und darstellen, so dass sie von allen Benutzern angesehen, bearbeitet und mit Dokumenten erweitert werden können. Auf diese Weise haben alle beteiligten Personen Zugriff auf aktuelle Informationen, zudem kann so die E-Mail-Flut massiv eingeschränkt werden.

Fakturierung, Standard-Textverarbeitung Tabellenkalkulation

Microsoft Office beziehungsweise Office 365 ist für viele Unternehmen das unverzichtbare Software-Paket fürs Büro. Daneben gibt es Alternativen wie OpenOffice (kostenlos, v. a. für die lokale Verwendung geeignet) oder Google Docs (kostenlos, ideal für die Zusammenarbeit in der Cloud). Das Textverarbeitungsprogramm Word (oder die entsprechenden Programme der anderen Office-Suites) wird in vielen Unternehmen für sämtliche Texte und Briefe verwendet. Damit lassen sich zwar viele Aufgaben abdecken, doch wer mit Word auch Rechnungen und Mahnungen schreibt, verliert schnell den Überblick.

Besser also, man erledigt die komplette Fakturierung mit einer Anwendung, die mit der Buchhaltung verbunden ist. Das Schreiben und Versenden von Rechnungen an Kontakte aus der Kundenverwaltung, die Kontrolle aller Einnahmen und Ausgaben oder die Planung des Mahnwesens lassen sich mit einer Fakturierungssoftware beziehungsweise mit dem Buchhaltungsprogramm effizienter bewältigen. Das ist nicht nur weniger fehleranfällig (etwa für die automatische Berechnung der Mehrwertsteuer), sondern ermöglicht wegen der E-Banking-Integration auch einen besseren Überblick.

«Es ist wichtig, dass Rechnungen und E-Banking-Zahlungen nicht isoliert und in von der Buchhaltung getrennten Systemen verwaltet werden, sondern dass eine Gesamtlösung zum Einsatz kommt, wie dies bei Sage Start und Sage 50 Extra der Fall ist», sagt Fabian Lauener. Damit wird einerseits die Buchhaltung inklusive Mehrwertsteuer automatisch geführt und andererseits erhält man mit einem Klick die Übersicht über pendente Offerten und Rechnungen, weiss über die aktuelle Liquidität Bescheid und kann die Daten für den Treuhänder direkt aus der Software bereitstellen.

Präsentation

Spätestens, wenn Sie Ihr Start-up potenziellen Investoren präsentieren sollen oder wenn ein erstes Projekt vorgestellt wird, ist ein gutes Präsentationsprogramm unverzichtbar. Texte, Bilder, Tabellen sollen übersichtlich angeordnet und in einem logischen Ablauf Ihr Anliegen aufzeigen. Standard sind sowohl für Windows als auch für Mac PowerPoint, das im Office-Paket von Microsoft enthalten ist. Für Mac-Benutzer dient zudem das Programm Keynote als praktisches Präsentationsprogramm, das bereits im Betriebssystem von OS X enthalten ist.

Buchhaltung

Jedes Unternehmen benötigt ein Tool für die Erstellung der Buchhaltung. Wie auch das Textprogramm Word muss auch der Tausendsassa Excel in vielen Unternehmen für die unterschiedlichsten Aufgaben herhalten, obwohl dafür geeignetere Programme genutzt werden könnten. Zwar eignet sich die Tabellenkalkulation für die Erstellung von allerlei Statistiken, Berechnungen, Auswertungen, Listen und Tabellen, für einen Überblick der Finanzen sollte man jedoch die Auswertungen der Buchhaltung überlassen. Zudem ist die Abwicklung der Buchhaltung in einem dafür vorgesehenen Programm sicherer. Etwa, weil automatische Back-ups erstellt werden. «Bearbeitet man die Daten mit der Buchhaltungssoftware, liegen sie nicht nur isoliert vor, sondern es entsteht auch mehr rechtliche Sicherheit, etwa weil die MwSt. oder die Lohnabzüge automatisch berechnet werden», sagt Fabian Lauener.

Insbesondere die Schnittstelle zum E-Banking oder eine Funktion für Reportings machen die Buchhaltungssoftware zum praktischen Universal-Tool. Um das Abtippen von Informationen oder manuelle Dateneingaben möglichst zu verhindern, sollte man es unterlassen, Bereiche wie Fakturierung, Lagerverwaltung oder das E-Banking in separaten Programmen abzuwickeln. Besser ist es, eine Lösung zu benutzen, die sämtliche Aufgaben integriert. Auf diese Weise verringert sich nicht nur der Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit ist wegen durchgängiger Prozesse viel geringer.

Manche Office-Dateien können neuerdings in die Buchhaltung integriert werden: Wer die Kontaktverwaltung über Outlook abwickelt, kann diese dank Office-365-Integration direkt in die Buchhaltungssoftware Sage 50 Extra einbetten. Die Daten werden zwischen Outlook und Sage 50 Extra synchronisiert, so dass beispielsweise Kennzahlen zu einzelnen Kunden abgerufen oder offene Rechnungen bei den gespeicherten Kontakten aufgeführt werden. Bei Sage Start wird die Office-365-Integration ab Sommer 2018 eingeführt. Künftig werden neben der Kontakt-Synchronisation weitere Funktionen ermöglicht.

Kunden- und Kontaktverwaltung

Je nach Firmengrösse oder Anzahl Kunden reicht eine einfache Kontaktverwaltung (beispielsweise per Outlook) schnell mal nicht mehr aus, um alle Kontakte verwalten und in Geschäftsbezug stellen zu können. Insbesondere, wenn die Informationen zu Kunden, Partner, Lieferanten und/oder Hersteller mit verschiedenen Funktionen verknüpft werden sollen, muss eine professionelle Kontaktverwaltung her. Eine solche ist bei Sage Start oder Sage 50 Extra integriert. Die Kontaktverwaltung von Sage Start und Sage 50 Extra beinhaltet alle nötigen Grundfunktionen. Zum Beispiel sind die letzte Bestellung sowie der aktuelle Umsatz des Kunden sofort ersichtlich. Somit kann die Kontaktverwaltung bereits als «Mini-CRM» bezeichnet werden, wie Fabian Lauener, Product Manager für Sage Start erklärt. Wenn die Verwaltung der Kundeninformationen mit den herkömmlichen Mitteln unübersichtlich wird, sollte das Unternehmen über ein komplettes CRM (Customer Relationship Management) nachdenken. Damit können Kundenbeziehungen vollumfänglich dokumentiert, verwaltet und strategisch genutzt werden. Sage 50 Extra kann dabei einfach mit Sage CRM oder anderen Lösungen ergänzt werden.

Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung mit Excel zu erledigen, ist zwar für kleine Unternehmen bis zu einem gewissen Punkt möglich, empfiehlt sich jedoch in vielen Fällen nicht, weil der Aufwand zu gross wird. Um sämtliche Ein- und Ausgänge, den aktuellen Bestand oder die Kapazitäten eines Lagers zu verwalten, ist nicht nur ein ständiger, automatisierter Abgleich notwendig, sondern auch die Möglichkeiten, übersichtliche Information auf einen Blick abrufen zu können. Auch bei der Lagerverwaltung gilt: Werden die Daten in das Buchhaltungsprogramm integriert, verringert sich der Verwaltungsaufwand, verringern sich die Fehlerquellen und verbessert sich die Übersicht über die Bestände und Kennzahlen. Dies kann in einem externen Programm, bei dem die Konnektivität gewährleistet wird, geschehen, oder direkt im Buchhaltungs- oder Finanzprogramm. Sowohl bei Sage Start als auch bei Sage 50 Extra ist eine entsprechende Funktionalität enthalten.

Dokumentenablage und -management

Um mit der fortschreitenden Digitalisierung Schritt zu halten, ist es wichtig, von Anfang an sämtliche Dokumente, Ablagen, Informationen digital zu verwalten und nur dort physische Dokumente, Formulare etc. zu verwenden, wo sie rechtlich vorausgesetzt werden oder im Unternehmensalltag zwingend benötigt werden. Um die Daten allen Mitarbeitenden verfügbar zu machen, ist ein zentrales Datenablagesystem eine Voraussetzung. Die Daten können entweder lokal auf einem Server/NAS gespeichert werden, oder als Cloud-Anwendung verfügbar gemacht werden. Bei Office 365 bietet OneDrive für jeden Benutzer einen Cloud-Speicher von 1 TB. Im Idealfall ist die Cloud-Lösung Bestandteil der Administration. Bei Sage Start beispielsweise ist ein Mini-Archiv mit Dropbox-Anbindung integriert. Damit können Dokumente direkt mit der Buchhaltung verknüpft werden.

Buchhaltungssoftware

Mit der richtigen Software jederzeit den Überblick über die Finanzen behalten, Mehrwertsteuer-Abrechnungen auf Knopfdruck erledigen und die Business-Performance optimieren.

Software vergleichen