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Sage 200 Extra – der Jackpot für Finanzen und Personal

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Sage 200 Extra – der Jackpot für Finanzen und Personal

Die Congress Centre Kursaal Interlaken AG steuert mit Sage 200 Extra erfolgreich die komplexen administrativen Prozesse in der Personal- und Finanzverwaltung. Die HR-Leiterin und der Leiter Finanzen & Administration über Vorteile, Zeitersparnisse und Integration bestehender Software.

Anlässe ohne Pause: An 365 Tagen im Jahr finden im Congress Centre Kursaal Interlaken Events aller Art statt. Insgesamt 160 Mitarbeitende sorgen dafür, dass in den zahlreichen Räumlichkeiten mit Restaurantbetrieb, Catering und dem Spielcasino alles rund läuft. Die ERP-Lösung Sage 200 Extra steuert die vielfältigen und komplexen Prozesse, in der Personal- und Finanzverwaltung der Congress Centre Kursaal Interlaken AG (CKI) und ihren zwei Tochterfirmen. Die umfangreiche Software erfüllt nicht nur sämtliche Anforderungen für die Finanz- und Personalabwicklung im gesamten Unternehmen. Gewisse Arbeiten gehen heute rund 7-mal schneller von der Hand. Die innovative Softwarearchitektur sorgt dafür, dass vorhandene Drittsysteme via Schnittstellen nahtlos integriert werden können.

«Bei ausländischen Beschäftigten, die Quellensteuer bezahlen müssen, werden die Beträge automatisch berechnet und abgezogen – was im Vergleich zur manuellen Verarbeitung deutlich effizienter und weniger fehleranfällig ist. Damit ist die Quellensteuer in zwei Minuten erfasst. Ohne diese Vereinfachung dauert das eine ganze Viertelstunde pro Firma.»

Alexandra Klossner, Director of Human Resources / Stv. Managing Director CKI

Effizienzsteigerung in der Lohnbuchhaltung

Alexandra Klossner, Director of Human Resources / Stv. Managing Director, kümmert sich um die Löhne aller Mitarbeitenden. «Da wir sowohl Personal im Monats- als auch im Stundenlohn beschäftigen, aber auch Musikanten per Pauschale vergüten und Verwaltungsräte honorieren, habe ich mit unterschiedlichsten Lohnarten zu tun, die ich allesamt in Sage 200 auf einfache Weise verwalten kann», erklärt sie. Dank der Option ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren) sind zudem diverse Vereinfachungen möglich. «Bei ausländischen Beschäftigten, die Quellensteuer bezahlen müssen, werden die Beträge automatisch berechnet und abgezogen – was im Vergleich zur manuellen Verarbeitung deutlich effizienter und weniger fehleranfällig ist. Damit ist die Quellensteuer in zwei Minuten erfasst. Ohne diese Vereinfachung dauert das eine ganze Viertelstunde pro Firma», sagt die Personalverantwortliche. Auf effizientere Weise können auch die Meldungen für die Krankentaggeld-Beiträge oder für die Prämien der Unfallversicherung sowie die Jahreslohnsumme an die AHV übermittelt werden – da spart man Stunden!

CKI Sage 200 Extra

Umfassende Finanzverwaltung

Auch Rico Gottsponer, Director of Finance & Administration, profitiert von der professionellen und sehr funktionalen Lösung. «Als ich von einem Grossunternehmen hierher wechselte, kam mir Sage 200 Extra etwas klein vor. Ich fragte mich, ob die Software für unser Unternehmen mit seiner komplexen Infrastruktur gewachsen ist», erzählt er. «Bald merkte ich aber, dass die Lösung wirklich alles kann, was wir uns wünschen. Die Software ist flexibel anpassbar und arbeitet ohne Wartezeiten.»

«Bald merkte ich aber, dass die Lösung wirklich alles kann, was wir uns wünschen. Die Software ist flexibel anpassbar und arbeitet ohne Wartezeiten.»

Rico Gottsponer, Director of Finance & Administration CKI

Nahtlose Integration von bestehenden Softwarelösungen

Die CKI wickelt die gesamte Finanzbuchhaltung in Sage 200 Extra ab. Für Analysen verwenden sie eine andere Software. «Für Reports oder um Informationen zur Liquidität oder über bestimmte Kennzahlen zu erhalten, verwenden wir eine Business-Intelligence-Software, die nahtlos mit Sage 200 verwendet werden kann», sagt Rico Gottsponer. «Das Ganze geschieht automatisch per Knopfdruck. So ist es nicht nötig, Daten manuell zu transferieren, um in Excel Auswertungen vorzunehmen.» Möglich macht dies die moderne, offene Architektur von Sage 200 Extra.

Auch die Daten der Zeiterfassung können direkt in Sage 200 Extra integriert werden, um beispielsweise die Grundlage für die Stundenlöhne automatisch zu berechnen. «Seit einem Jahr können wir die Anbindung dieser Daten nutzen, was ein wesentlicher Vorteil gegenüber früher ist. Damals mussten sämtliche Daten manuell ins System eingegeben werden», erklärt Alexandra Klossner. Die gesteigerte Effizienz, die dank der Schnittstelle an das Drittsystem entsteht, ist für sie deutlich zu spüren.

CKI Sage 200 Extra

Bedienerfreundlich auch für Alltagsnutzer

Die HR-Leiterin Alexandra Klossner ist begeistert von der Bedienerfreundlichkeit des Systems. «Dank der eingängigen Icons und Buttons, über die ich die meisten Funktionen intuitiv ansteuern kann, komme ich mit der Software sehr gut zurecht. Und wenn wir mal ein neues Feature brauchen oder wenn eine unbekannte Fehlermeldung auftaucht, hilft der Support von Sage kompetent weiter», erklärt sie. «Mit Teamviewer-Sitzungen wird das Problem meistens sehr rasch gelöst – und wenn es doch einmal schwieriger wird, haben die Leute vom Support immer sehr viel Geduld.»

Für den Leiter Finanzen & Administration, Rico Gottsponer, ist die Software ebenfalls für alle Aufgaben gut bedienbar – auch wenn er trotz Hilfe aus dem Support jeweils nicht jedes Problem lösen kann. Das hat aber nichts mit seinen Fähigkeiten oder mit jenen der Support-Mitarbeitenden zu tun: «Manche Features wurden damals bei der Implementierung für meine heutigen Bedürfnisse nicht optimal eingerichtet. Folglich sind nicht alle Features wunschgemäss vorhanden. Hier deshalb mein Tipp: Es ist ausserordentlich wichtig, dass zu Beginn eine genaue Bedarfsanalyse gemacht und die Implementierung entsprechend umgesetzt wird. Ansonsten müssen einzelne Funktionen später angepasst werden – oder man muss mit der fehlenden Funktionalität zurechtkommen.»

Sowohl Alexandra Klossner als auch Rico Gottsponer sind inzwischen kompetente Nutzer von Sage 200 Extra. Das nötige Rüstzeug, um die Software von Anfang an optimal nutzen zu können, haben sie sich in einem Basiskurs für Sage 200 Extra und später in einem Jahresabschlusskurs angeeignet.