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Finanzmanagement mit Sage: effizient und zukunftsweisend

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Sage Clinicum Alpinum

Im Clinicum Alpinum sorgt Sage 200 Extra für eine effiziente Verwaltung von Finanzen und Personal. Die Softwarelösung erfüllt sämtliche Anforderungen der Klinik – inklusive der Kostenträgerrechnung – und bietet grosses Potenzial für künftige Erweiterungen und die Integration von Drittsystemen.

Abgelegen in alpiner Natur im Fürstentum Liechtenstein auf 1500 m. ü. M. befindet sich das Clinicum Alpinum – eine auf die Behandlung von schweren Depressionen und Stressfolgeerkrankungen spezialisierte Klinik. Hochqualifiziertes Personal aus Medizin, Therapie und Pflege behandelt die Patientinnen und Patienten individuell und mittels verschiedener Therapieverfahren. Das 2015 gegründete Unternehmen Clinicum Alpinum AG eröffnete die Klinik im Jahr 2019. Heute beschäftigt es 65 Mitarbeitende und betreibt neben der Klinik auch ein öffentliches Restaurant.

Sage Clinicum Alpinum

«Wir hatten einige Offerten für Softwarelösungen eingeholt, wobei uns das Angebot von Sage am meisten überzeugte.»

André Gamper, Leiter Finanzen und Controlling bei Clinicum Alpinum AG.

Komplette Finanzverwaltung im Alleingang

Für die Finanzverwaltung im Unternehmen ist André Gamper zuständig. Dank seiner 15 Jahre Erfahrung im Gesundheitswesen und der Softwarelösung Sage 200 Extra ist er in der Lage, sämtliche Aufgaben im Finanzwesen allein durchzuführen. So ist er verantwortlich sowohl für die Buchhaltung, die Rechnungstellungen und die Transaktionen als etwa auch für das Lohnwesen oder den Jahresabschluss.

Der Leiter Finanzen und Controlling hat in der kurzen Zeit viel aufgebaut. «Wir hatten einige Offerten für Softwarelösungen eingeholt, wobei uns das Angebot von Sage am meisten überzeugte», erklärt er. «Mit der Lösung können wir alles abdecken, was für die Verwaltung der Klinik wichtig ist, ohne dabei auf weitere Anbieter setzen zu müssen. Ich konnte die Softwarelösung in unserem noch jungen Unternehmen zusammen mit Sage genau so aufbauen, dass sie nun effizient und auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten funktioniert.»

Sage Clinicum Alpinum

Stetige Erweiterung der Softwarelösung

«Dass wir quasi auf der ‹grünen Wiese› aufbauen konnten und keine bestehenden Applikationen oder IT-Altlasten übernehmen mussten, war ein grosser Vorteil. Gleichzeitig konnten wir aber auch nicht auf Bestehendes setzen, was den Aufwand entsprechend gross werden liess», erklärt André Gamper. In der Aufbauphase des Unternehmens, die grösstenteils in die Corona-Krise fiel, hat sich Gamper auf die wichtigsten Anwendungen konzentriert. Dazu gehören etwa die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung, die Budgetierung, die Mehrwertsteuerabrechnung sowie die Lohnverwaltung und die Verwaltung der Personalstammdaten.

«Die Consultants und die Support-Abteilung von Sage haben mir sowohl bei der Einrichtung vor Ort und bei der Einführung als auch bei nachgelagerten Anfragen schnell und kompetent geholfen. Und dass die ganze Lösung am Schluss weniger gekostet hat als in der Offerte veranschlagt, ist ein weiterer angenehmer Faktor.»

André Gamper, Leiter Finanzen und Controlling bei Clinicum Alpinum AG.

Andere Funktionen und Aufgaben im Finanzmanagement mussten erst einmal zurückgestellt werden. Die Klinik musste sich, auch aus finanzieller Hinsicht, auf die wesentlichen Prozesse fokussieren: auf die Behandlung der Patientinnen und Patienten. «Doch zum Glück bietet Sage 200 Extra viel Potenzial für weitere Funktionen. Wir nutzen erst einen kleinen Teil davon», sagt Gamper. Dieses Potenzial will das Clinicum Alpinum in Zukunft nutzen. So sollen mit der Lösung zum Beispiel auch die Leistungen importiert und verarbeitet sowie Rechnungen erfasst werden. Auch ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) geplant, um Rechnungen elektronisch zu erfassen und zu verwalten. Weiter stehen Automatisierungen für oft genutzte Prozesse und die Anbindung von Drittsystemen auf der Liste für den künftigen Ausbau des Systems. Vorgesehen ist zudem, dass Debitorenrechnungen etwa für Veranstaltungen oder vom Restaurant in der Sage-Lösung erstellt werden können. Denn mittels Schnittstellen könnten auch andere Softwarelösungen in Sage 200 Extra eingebunden werden; so etwa das Klinikinformationssystem (KIS) sowie das Personalplanungssystem von Polypoint.

Die anstehenden Funktionserweiterungen sollen nach Priorität angepackt werden. André Gamper schätzt es, dass er jederzeit auf die Unterstützung von Sage zählen kann. Mit der Beratung und mit dem Support ist er sehr zufrieden. «Die Consultants und die Support-Abteilung von Sage haben mir sowohl bei der Einrichtung vor Ort und bei der Einführung als auch bei nachgelagerten Anfragen schnell und kompetent geholfen. Und dass die ganze Lösung am Schluss weniger gekostet hat als in der Offerte veranschlagt, ist ein weiterer angenehmer Faktor.»

Sage Clinicum Alpinum

Enorme Effizienzsteigerung

Auch wenn noch nicht alle Funktionen genutzt werden: Die Wahl von Sage 200 Extra hat sich vom ersten Tag an bewährt. «Bevor wir die Lohnbuchhaltung im System integriert hatten, dauerte ein Lohnlauf bis zu drei Tage», sagt Gamper. Schliesslich musste er sämtliche Schritte manuell vornehmen. «Heute brauche ich dafür etwa drei bis vier Stunden – sogar inklusive der manuellen Kontrolle aller Lohnabrechnungen.» Berechnungen und Einträge für BVG, AHV oder Unfallversicherung, aber auch das Nachtragen von Krankentaggeld nahmen viel Zeit in Anspruch. Da heute vieles auf Knopfruck geschehe, spare er enorm Zeit. André Gamper ist überzeugt: «Ohne die Software wäre es kaum möglich, dass ich meine Aufgaben allein erledige.» Zu einem späteren Zeitpunkt will er auch die Möglichkeit des elektronischen Versands der Lohnabrechnungen einrichten. Mit dem Versand per E-Mail an jene Mitarbeitenden, die dies wünschen, wird er die Effizienz noch einmal steigern können.

Gut gerüstet für die Zukunft

Als Klinik im Fürstentum Liechtenstein orientiert sich das Clinicum Alpinum an das Schweizer Gesundheitswesen. Demnächst steht die Zertifizierung bei H+ an, dem Verband der Schweizer Spitäler. Dies verschafft für die Klinik unter anderem Vorteile bei Tarifverhandlungen. «Um die Vorgaben von H+ erfüllen zu können, müssen wir entsprechende Daten transparent machen und exakt nach Vorgabe abliefern», erklärt André Gamper. Dazu gehört etwa die erwähnte Kostenträgerrechnung, die im System abgebildet werden muss. «Der Aufbau einer Kostenträgerrechnung ist nicht ohne – egal, in welchem EDV-System sie aufgebaut wird. Aber aus meiner Sicht bietet Sage hier viele Möglichkeiten, die Kostenträgerrechnung nach den Vorgaben von H+ aufzubauen».

Doch auch für interne Zwecke sei es wichtig zu wissen, welche Bereiche kostendeckend sind, wo man besonders effizient ist und wo Optimierungen möglich sind. Die Softwarelösung kann dazu auf alle Kostenstellen und Kostenträger aufschlüsseln. Im Gesundheitswesen werden die Patienten als Kostenträger behandelt. Auf jedem Patienten sollen die entstandenen Kosten wie beispielsweise für Therapien, Restauration oder Pflegeaufwand abgebildet werden. Die Berechnungen der Erlöse und Kosten pro Patient geben darüber Auskunft, ob die Tarife kostendeckend sind. Für André Gamper ist Sage 200 Extra zum unverzichtbaren Instrument für sämtliche Finanzfragen geworden. «Da wir die Kostenträgerrechnung in Sage abbilden können, werden wir die Effizienz und das Controlling im Betrieb noch weiter steigern.»

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