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Digitalisierung im KMU: Debitoren verwalten

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Digitalisierung

Sie wollen Ihr Unternehmen ressourcenschonend und effizient verwalten? Verwenden Sie eine geeignete Software und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Teil 1 der Digitalisierungs-Serie: Prozesse rund um die Administration der Debitoren.

Die analoge Administration hat ausgedient. Aber auch herkömmliche digitale Tools wie Excel und Word sind für die Verwaltung eines KMU oft nicht mehr effizient genug und somit nicht mehr zeitgemäss. Mit einer geeigneten Software verwalten Sie ihr Unternehmen viel einfacher und effizienter. Weil immer mehr Informationen digital erfasst werden, lassen sich diese elektronisch weiterverarbeiten, speichern und analysieren. Isoliert betrachtet, bringt dies schon mal einen Vorteil. Vernetzt man jedoch die einzelnen Schritte und Systeme, können ganze Prozesse und Workflows automatisiert werden. Dadurch schrumpft die Fehleranfälligkeit – und Unternehmen sparen enorm viel Zeit. Davon profitieren alle Unternehmensbereiche – vom Einkauf oder Materialbewirtschaftung über Produktion und Marketing bis zu Verkauf oder HR.

Digitale Rechnungsstellung

Wenn Sie die Rechnungen an Ihre Kunden digital und automatisiert ausstellen, sparen Sie nicht nur Ressourcen wie Papier, Druckmaterial und Versandkosten. Sie erledigen diese Arbeit schneller und mit weniger Fehlern. Insbesondere bei wiederkehrenden Rechnungen kann enorm viel Zeit eingespart werden, wie das Beispiel des Vereins Thun-Thunersee Tourismus (TTST) zeigt: Vor der Digitalisierung der Prozesse haben die Mitarbeitenden des TTST sämtliche Mitgliederrechnungen manuell per Serienbrief aus einer Excel-Datei generiert. Danach druckten Sie diese aus, legten Sie in einen Briefumschlag, frankierten diesen und brachten ihn zur Post.

Heute geschieht dies voll automatisiert und mit minimalem Einsatz von Ressourcen: Die Mitgliederbeiträge werden in der Business-Software Sage 50 Extra Handel erstellt und verwaltet, als PDF gespeichert und grösstenteils direkt aus der Anwendung heraus per E-Mail an die Mitglieder verschickt. Was früher mehrere Tage Arbeit und ein kniffliges Übertragen unter Verwendung von rund einem Dutzend Excel-Listen benötigte, erledigen die Mitarbeitenden heute innerhalb weniger Stunden.

Schnelle und korrekte Debitorenkontrolle

Auch die Debitorenkontrolle erfolgte früher analog anhand verschiedener Dokumente und Listen. Um beispielsweise herauszufinden, wer eine Rechnung bereits bezahlt hat oder wie hoch die noch offenen Forderungen sind, waren manuelle Abfragen nötig. Heute bietet die Software dank zentraler Cloud-Speicherung der Daten jederzeit einen schnellen und verbindlichen Überblick. Dieses Vorgehen ist nicht nur schneller, sondern hat auch eine deutlich tiefere Fehleranfälligkeit.

Eine weitere hilfreiche Funktion sind integrierte Bonitätsauskünfte: Vor der Rechnungsstellung beziehungsweise vor der Lieferung können Sie mittels einer geeigneten Dienstleistung z. B. von Collecta, die in Sage 50 Extra und Sage 200 Extra integriert ist, Bonitätsauskünfte der Kunden abfragen. Ist in der Software eine Bonitäts-ID erfasst, kann diese per Anklicken der Ampel (Bonitäts-Check) gestartet werden. Die Prüfung geschieht über das Web-Portal von Collecta, wo eine entsprechende Registrierung für die Nutzung des Services erforderlich ist. Das Resultat wird direkt in der Anwendung in Form einer Ampelfarbe angezeigt. Grün bedeutet: «Die Bonität ist gut»; Gelb bedeutet: «Die Bonität ist nicht einwandfrei, Vorsicht»; Rot bedeutet: «Die Bonität ist schlecht». Detailinformationen können im Bonitäts-Check-Dialog abgerufen werden.

Übersicht über die Liquidität

Mit Sage 50 Extra können Sie beispielsweise auch die Geldkontenverwaltung in der Buchhaltung digital erledigen – und sparen Arbeitszeit dank dem Verzicht auf analoge Kontoauszüge. Zudem sorgt die Software für mehr Transparenz bei der Liquidität und ermöglicht es, nachfolgende Prozesse zu automatisieren. Um eine Übersicht über die aktuelle Liquidität zu erhalten, müssen zum Beispiel sämtliche Bankkonten mit der Buchhaltung abgeglichen werden. Dies ist ohne geeignete Buchhaltungssoftware ein mühseliger und zeitraubender Vorgang: Mehrere E-Bankings-Systeme müssen manuell bedient und die Daten erfasst werden, zudem ist die Fehleranfälligkeit beim manuellen Abtippen grösser als im automatisierten Abgleich per Software.

Die passende Business-Software

Für den automatischen Bankkontenabgleich muss die Buchhaltungssoftware nahtlos mit allen E-Banking-Lösungen des Unternehmens kommunizieren können. Die Lösungen von Sage sind dazu in der Lage. Selbstverständlich sind die aktuellen Sage-Lösungen ISO-20022-konform und bereit für die Erstellung von QR-Rechnungen. Seit dem 30. Juni 2020 können die neuen QR-Rechnungen erstellt und an die Kunden versendet werden. Sage bietet mit der Sage Center App eine eigene kostenlose App, um QR-Rechnungen auf einfache Weise ohne Zusatzgerät zu scannen. Die App übernimmt alle relevanten Informationen schnell und fehlerfrei direkt in die Sage-Software, wo sie digital weiterverarbeitet werden können.

Für Einsteiger und Profis geeignet

Sage-Lösungen steigern durch Automatisierung bzw. Prozessdigitalisierung die Effizienz von Unternehmen – und senken so die Kosten. Das zeigt auch der umfassende und unabhängige Test des Treuhänder-Portals treuhand-suche.ch, in dem die Produkte von sechs Anbietern verglichen wurden. Das Ergebnis: Die beiden untersuchten Business-Softwares Sage Start und Sage 50 Extra decken sämtliche Anforderungen sowohl von Buchhaltungs-Anfängern als auch von fortgeschrittenen Anwendern ab. Neben der starken Automatisierung und dem Support wurde auch die  umfangreiche Funktionalität der beiden Sage-Lösungen als positiv hervorgehoben. Auch im Preisvergleich kann Sage punkten.

Buchhaltungssoftware

Mit der richtigen Software jederzeit den Überblick über die Finanzen behalten, Mehrwertsteuer-Abrechnungen auf Knopfdruck erledigen und die Business-Performance optimieren.

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