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Kreditoren-Management per Drag-and-Drop

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Sage Factur-X

Factur -X ermöglicht es, eine per E-Mail erhaltene Rechnung ganz einfach per Drag-and-Drop zu verarbeiten. 

Automatisierte Prozesse sorgen für mehr Effizienz im Rechnungswesen. Dazu werden strukturierte Rechnungsdaten benötigt, die sämtliche Informationen für das Kreditorenmanagement beinhalten. Als Grundlage für die automatisierte Rechnungsabwicklung haben sich Deutschland und Frankreich 2014 auf den gemeinsamen Standard ZUGFeRD geeinigt, mit dem die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung umgesetzt wird. Die Abkürzung steht für «Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland», entsprechend wurde die Schweizer Version ZUGFeRCH genannt. 2019 wurde nun die neue Version ZUGFeRD 2.0 eingeführt, deren internationaler Name Factur-X lautet.

Praktische Hybrid-Rechnungen

Bei ZUGFeRD 2.0 beziehungsweise Factur-X handelt es sich um einen hybriden Rechnungsstandard, bei dem strukturierte Daten einer XML-Datei verwendet werden. Diese können in einer PDF/A-3-Datei verschickt und beispielsweise als E-Mail-Anhang versendet oder empfangen werden. Der Vorteil einer solchen Hybrid-Rechnung: Sie ist sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Die Hybrid-Rechnung besteht einerseits aus einer visuellen Darstellung der Rechnung (z. B. in PDF-Form) und andererseits aus maschinenlesbaren, strukturierten Daten, die für die automatisierte Abwicklung zur Verfügung stehen.

Bei Rechnungen, die eine eingebettete XML-Datei beinhalten, wird das Format PDF/A-3 verwendet. Dieses eignet sich sowohl für die rechtssichere Archivierung als auch für E-Rechnungen. PDF/A-3 ermöglicht neben XML auch die Einbettung beliebiger Dokumentenformate wie Word, Excel, HTML oder CAD. Die Einbettung von XML ist jedoch für die Anwendung von Factur-X nicht zwingend notwendig. Auch herkömmliche PDF-Rechnungen, die einen Einzahlungsschein mit ESR-Codierzeile in Textform beinhalten, sind kompatibel mit dem neuen E-Rechnungs-Standard.

Moderne Software-Lösungen wie Sage 200 Extra können diesen Standard automatisiert verarbeiten. In der Praxis bedeutet dies, dass eine Rechnung, die per E-Mail ankommt, ganz einfach per Drag-and-Drop bearbeitet werden kann: Zieht man die PDF-Datei oder sogar die gesamte E-Mail direkt in die ERP-Software, liest diese die entsprechenden Zahlungsinformationen automatisch aus und legt sie in der Kreditorenverarbeitung ab.

Automatisierung als Notwendigkeit

Die effiziente Verarbeitung von E-Rechnungen und anderen digitalen Dokumenten ist nicht nur weniger fehleranfällig, sie ist in Zeiten der Digitalisierung eine Voraussetzung für effiziente Prozessabwicklung – und diese ist für viele Unternehmen sehr wichtig. Tobias Ackermann, Country Manager von Sage in der Schweiz, erklärt es so: «Die Kundenanforderungen ändern sich im Zuge der Digitalisierung so stark, dass Unternehmen jeden Vorteil nutzen müssen, um das eigene Wachstum zu sichern und die Effizienz in der ganzen Wertschöpfungskette zu steigern.» 

Dies wird auch für die Zukunft geplant: In einer nächsten Phase wird die Automatisierung auch auf die Erstellung von E-Rechnungen ausgedehnt. Dann können entsprechende Hybrid-Rechnungen von der Software nicht nur gelesen, sondern auch generiert werden.