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Wie Sie die Digitalisierung für sich nutzen können

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Digitalisierung

Warum sollen Unternehmen digital arbeiten? Die Antwort ist einfach: Sie werden effizienter, sparen Kosten und bleiben konkurrenzfähig – und sie können flexibel reagieren, wie die jüngsten Erfahrungen aus der Corona-Krise zeigen.

Digitalisierung ist mehr als ein Buzzword, mehr als ein aktueller Hype, der bald wieder vorbei sein wird. Digitalisierung ist aber auch mehr als der Wechsel von Papier auf digitale Dokumente; mehr als mal eben eine App zu programmieren, um «digital dabei zu sein». Grundsätzlich ist die Digitalisierung zwar eine Umwandlung von analogen Informationen und Formaten in eine digitale Form. Der Mehrwert dieser Transformation liegt jedoch darin, dass völlig neue Möglichkeiten entstehen: Digitale Informationen lassen sich technisch verarbeiten, speichern, analysieren, digitale Systeme und Prozesse lassen sich vernetzen und automatisieren. Daraus entsteht ein Kostenvorteil

Keine Angst vor Digitalisierung und Cloud

Mit der Digitalisierung wird es für Unternehmen möglich, Informationen, Anwendungen und Geschäftsprozesse ins Internet zu verlagern. Das erlaubt es einerseits, aktuelle Datenbestände überall und jederzeit zur Verfügung zu stellen oder Datenverarbeitungen in der Cloud vorzunehmen. Unternehmen können auf eigene Infrastrukturen verzichten und die Verantwortung und Bewirtschaftung für Daten, Software und Plattformen einem Software- bzw. Cloud-Dienstleister abgeben. Dies kann insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen interessant sein, die mit begrenztem Know-how oder einer kleinen IT-Abteilung die Digitalisierung bewältigen müssen. Die Auslagerung in die Cloud bietet den Vorteil, dass man sich vermehrt auf das Kerngeschäft konzentrieren kann.

Schweizer Unternehmen sind, was den Digitalisierungsgrad betrifft, im internationalen Vergleich momentan noch weit im Rückstand. Erst rund 30 Prozent der Unternehmen nutzen die Cloud-Technologie für administrative Aufgaben wie Buchhaltung, Lohnwesen und HR. Dies geht aus der Studie «We Power the Nation» hervor, welche das Markt- und Meinungsforschungsinstitut YouGov im Auftrag von Sage 2019 durchgeführt hat.

Auch in Sachen digitale Kompetenzen und Technologien besteht gemäss der Studie Aufholbedarf. Mit der Digitalisierung ändert sich auch die Arbeitsweise für die Mitarbeitenden. Um digitale Prozesse, Daten und Anwendungen nutzen zu können, müssen neue Technologien angeschafft und neue Kompetenzen erlernt werden. Zwar haben rund zwei Drittel der Unternehmen angegeben, in digitale Kompetenzen investieren zu wollen, doch erst wenige setzen auf neue Technologien. Doch weil die Digitalisierung unaufhaltsam voranschreitet, gilt: Besser früh als spät digitale Technologien nutzen, denn in Zukunft werden sämtliche Lebens- und Arbeitsbereiche noch digitaler werden.

Die Corona-Krise zwingt in diesen Tagen viele Mitarbeitende dazu, über längere Zeit im Home-Office zu arbeiten. Unternehmen, die konsequent auf die Cloud setzen und ihre Prozesse und Workflows digitalisiert haben, sind hier klar im Vorteil. Doch Unternehmen mit herkömmlichen Arbeitsweisen könnten nun nachrüsten. Es ist denkbar, dass gerade die grossen Einschränkungen während der Corona-Krise für ein Umdenken sorgen und bei Schweizer KMU einen wahren Digitalisierungsschub auslösen werden.

Digitalisierte Unternehmensprozesse erhöhen die Produktivität

Digitale Technologien eröffnen die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu optimieren. Durch digitale Verarbeitung und Automatisierung können Vorgänge effizienter und kostengünstiger verarbeitet werden. Unternehmen können so nicht nur unterschiedliche Bereiche wie Einkauf, Materialbewirtschaftung, Produktion, Marketing oder Verkauf aufeinander abstimmen und in einen Workflow bringen, sie können auch Ressourcen optimal nutzen und Engpässe vermeiden.

Optimierungen sind bereits in kleinen Projekten möglich, um sich schrittweise einem «Data Driven Business» anzunähern – zum Beispiel ein Online-Tool für die Terminbuchung, eine digitale Lagerbewirtschaftung, eine Auftragssoftware oder ein modernes ERP für die Verwaltung umfangreicher Geschäftsdaten. In produzierenden Unternehmen können mit einem IoT-System (Internet of Things) komplexe Arbeitsprozesse vernetzt und automatisiert werden.

Viele Unternehmen sind Teil einer digitalen Wertschöpfungskette. Weil in solchen Wertschöpfungsketten zwischen Unternehmen und Ländern Produkte und Dienstleistungen immer häufiger digitalisiert werden, nimmt die Geschwindigkeit der Verarbeitung zu. Einzelteile, Arbeitsschritte oder Zwischenprodukte gehen durch mehrere Unternehmen, werden an unterschiedlichen Standorten rund um die Welt bearbeitet, produziert, verpackt, ausgeliefert. Somit werden einzelne Arbeitsschritte auf viele verschiedene Unternehmen verteilt. So manche Schweizer Unternehmen sind deshalb ein Rädchen in einem System, auf das sie einerseits angewiesen sind, von dem sie andererseits aber auch profitieren können. Da ist es umso wichtiger, Teil dieses digitalen Systems aus Zulieferern, Produzenten und Kunden zu sein und zu bleiben. Wer in dieser digitalen Kette als analoges Glied mitmachen will, hat kaum eine Chance, mit den Kundenanforderungen und der Konkurrenz mithalten zu können.