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Digitalisierungsstrategie im KMU – Teil 2: Die Umsetzung

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Digitalisierungsstrategie

Eine fundierte Digitalstrategie hilft dem KMU, Geschäftsprozesse und Infrastrukturen für die Zukunft zu digitalisieren. 4 Tipps, wie Sie die geplanten Digitalisierungsmassnahmen in der Praxis umsetzen.

Um Geschäftsprozesse und Infrastrukturen erfolgreich zu digitalisieren, ist eine fundierte Digitalstrategie notwendig. Diese sollte bestmöglich auf die Prozesse, Strukturen und Ambitionen des Unternehmens abgestimmt sein. Ein entscheidender Erfolgsfaktor liegt deshalb bereits im Entstehungsprozess einer Digitalstrategie. Erfolgt dieser planvoll und gut durchdacht, sind die Chancen umso höher, dass das Gesamtprojekt einer digitalen Transformation auch sicher an sein Ziel gelangt. Im 1. Teil ging es um die Vorbereitung einer Digitalstrategie für ein KMU. Nun geben wir im 2. Teil Tipps für die konkrete Umsetzung der Digitalstrategie.

  1. Klein starten, dann ausweiten

Zu Beginn der digitalen Transformation ist es empfehlenswert, sich einen zentralen Aspekt klar und deutlich vor Augen zu führen: Projekte wie diese sind die Summe aus vielen kleinen Einzelschritten. Viele Digitalisierungsschritte führen irgendwann dazu, dass ein Unternehmen transformiert wird. Denn es ist leichter, klein anzufangen, als zu versuchen, alles auf einmal im Unternehmen zu verändern und zu digitalisieren. Es geht nicht um Disruption und Veränderung um jeden Preis. Digitalisierung soll dort helfen, wo sie sinnvoll ist.

Setzen Sie an einem Punkt mit hohem Potenzial an und bauen Sie dann sukzessive aus. Hier hilft ein einfaches Ziel: Starten Sie zum Beispiel mit einem Produkt, das sich digital besser vermarkten lässt und so neue Kunden generiert. Eine Online-Kommunikationskampagne mit einer Website (oder einer Landingpage im Onlineshop), die durch E-Mail-Marketing und Social Media beworben wird, lässt sich beispielsweise zügig umsetzen. Zudem ist ihr Erfolg digital leicht messbar. Konzipieren Sie eine entsprechende Kampagne bewusst als Pilotprojekt. Wenn Sie Ihre gesteckten Ziele damit erreicht und mehr oder neue Kunden gewonnen haben, weiten Sie das Erfolgsrezept in einem nächsten Schritt auf weitere Produkte aus.

  1. Risiken kalkulieren

Digitalisierung bedeutet oft, von Gewohntem abzuweichen und neue Wege zu gehen. Kurz: Man betreibt Innovation. Es bieten sich Chancen wie neue Geschäftsideen oder Vertriebskanäle, die vorher nicht möglich waren. Dennoch bringt die digitale Transformation im Unternehmen auch Risiken mit sich. So können zum Beispiel Cloud Computing, elektronische Payment-Funktionen und das Speichern und Verarbeiten von sensiblen Daten auch ausserhalb der eigenen Betriebsorganisation notwendig sein, um eine neue Geschäftsidee wie etwa einen Onlineshop umzusetzen.

Mit einem modernen Risikomanagement kennen die Verantwortlichen die damit verbundenen Risiken, beugen vor und beraten bei Entscheidungen. Um den Onlineshop umzusetzen, muss ein bewährter Service-Provider gefunden werden, der eine Cloud-Lösung mit höchsten Sicherheitsstandards anbietet. So können ein sicheres Zahlungssystem integriert und die Richtlinien des Schweizer Datenschutzgesetzes berücksichtigt werden. Wer Produkte auch in der EU anbietet oder Daten von EU-Bürgern verarbeitet, sollte auch auf eine DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung der Kundendaten achten. Falls die eigene IT-Abteilung betreffend Risikomanagement nicht ausreichend Expertise hat, ist es ratsam, dazu externe Berater zu engagieren.

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  1. Praxis statt Testumgebung

Es ist besser, Digitalisierung in einer realen Umgebung zu betreiben und zu erproben, als nur in der Theorie durchzuspielen. Beispiel: In einem neuen B2B-Shop sollen Unternehmenskunden online bequem Produkte in den Warenkorb legen und bestellen können, statt dies wie bisher per Telefon zu erledigen. Was dieser neue Onlineshop wirklich kann und wie er ankommt, wird ein Testserver nie zeigen können. Deshalb ist ein Praxistest wichtig – auch dann, wenn dabei herauskommt, dass ein Projekt in die falsche Richtung läuft oder eine Idee bei den Kunden nicht so funktioniert wie gedacht.

Lerneffekte und Verbesserungspotenziale entstehen dabei jedoch fast immer. Denn: Das im vorherigen Punkt beschriebene Risikomanagement bedeutet tatsächlich nicht nur, Risiken möglichst zu reduzieren, sondern auch Chancen zu erkennen, diese aufzuzeigen und nutzbar zu machen. So können sich aus einer digitalen Idee weitere Ansätze ergeben, die vom ersten Entwurf abweichen und anfangs nicht ersichtlich waren.

Dazu ein prominentes Beispiel: Der E-Commerce-Gigant Amazon hatte eigentlich nie vor, ins Data-Center-Geschäft einzusteigen. Ursprünglich war es lediglich das Ziel, Händlern eine Plattform zu bieten. Dafür musste jedoch zuerst die notwendige Infrastruktur geschaffen werden. So baute Amazon Kompetenzen im Bereich Rechenzentren auf. Heute ist das Nebengeschäft von einst ein fundamentaler Eckpfeiler des Gesamterfolgs des Konzerns geworden. Ähnlich verlief es mit der Sprachassistentin Alexa. Die Echo-Geräte waren eigentlich in erster Linie zum Bestellen im Shop gedacht, entwickelten sich aber nebenbei zur führenden Plattform für Voice-Anwendungen und -Assistenten im B2C-Marktumfeld.

  1. Ausprobieren, Erfolg messen, daraus lernen

Digitalisierung läuft nicht nach dem Wasserfall-Prinzip, sondern in Zyklen ab. Sie funktioniert also ähnlich wie agile Arbeitsmethoden. Im Wesentlichen geht es immer wieder um die gleichen Schritte:

  • Etwas Neues auf den Weg bringen und ausprobieren (beispielweise einen Onlineshop).
  • Messen, wie gut es funktioniert (zum Beispiel anhand der Anzahl der Bestellungen)
  • Daraus lernen, um eine verbesserte Version auf den Markt zu bringen.
  • Den Zyklus neu beginnen (beispielweise mit einem neuen Check-out-Prozess, falls die Conversion-Rate beim Test zu niedrig ausgefallen ist).

Definieren Sie dazu aussagekräftige Messgrössen – so genannte KPIs (Key Performance Indicators). Diese Zahlen sagen etwas über den Erfolg Ihrer Massnahmen aus. Am Beispiel eines Onlineshops können KPIs nicht nur Bestellungen und Umsatz, sondern auch Verweildauer, Aufmerksamkeit, Öffnungsraten bei E-Mails, neu gewonnene potenzielle Kunden (Leads) oder Einsparungen an Zeit und Kosten bei Prozessen sein. Der Vorteil von digitalen Tools: Sie verfügen vielfach bereits über eingebaute Messinstrumente und können direkt zur Auswertung und Interpretation genutzt werden. Wichtig beim KPI-Monitoring ist allerdings Kontinuität und die Definition fester, regelmässig wiederkehrender Beobachtungsintervalle. Diese sollten allerdings nicht zu lange gewählt werden. Ein guter Richtwert ist etwa der Zeitraum eines Quartals. Es ist folglich nicht nur essenziell, jene Daten zu erheben, die Einblicke geben, ob etwas funktioniert oder nicht. Es ist auch wichtig, konkrete Rückschlüsse daraus zu ziehen sowie konkrete Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Fazit: Eine Strategie schafft Klarheit und Orientierung

Eine gute Strategie teilt die Digitalisierung eines Betriebs in machbare kleine Einheiten – von den ersten Ideen bis zur Umsetzung. Sie erinnert kontinuierlich daran, Erfolge mit Daten zu messen, Tools und Prozesse zu hinterfragen, um sich stetig zu verbessern. Nicht zuletzt hilft die Digitalstrategie, den fast wichtigsten Erfolgsfaktor miteinzubeziehen: die Menschen. Nur wenn die Benutzerinnen und Benutzer bereit sind, Tools und Prozesse zu lernen und einzusetzen und mit Kreativität weitere Schritte zu planen, wird die Digitalisierung von Erfolg gekrönt sein.