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DMS statt Papierkram

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DMS

Der Umgang mit Papierdokumenten ist in Unternehmen noch weit verbreitet. Viele Dokumente, Rechnungen, Texte, ja sogar E-Mails werden oft aus Gewohnheit massenweise ausgedruckt, gelesen und physisch archiviert oder irgendwo elektronisch gespeichert. Zwar ist das komplett papierlose Büro kaum realistisch, doch bringt die Umstellung von Papier auf ein digitales Dokumentenmanagement viele Vorteile.

Was ist ein DMS?

Mit der Einführung eines ECM (Enterprise Content Management) und eines darin enthaltenen DMS (Dokumentenmanagement-System) macht ein Unternehmen einen ersten grossen Schritt hin zur Digitalisierung. DMS sorgen für mehr Effizienz, verbessern die Zusammenarbeit und helfen dabei, Platz und Kosten zu sparen. Die Einführung eines DMS ist der erste Schritt zum digitalisierten Unternehmen. Im ECM können sämtliche strukturierten Inhalte wie Rechnungen, Verträge, Dokumente, aber auch E-Mails, Fachartikel oder Notizen erfasst, gespeichert, verwaltet und bereitgestellt werden. Mit einem integrierten DMS als Teil des ECM verwaltet man die Inhalte nur noch digital statt in Papierform. Gemäss Studien herrscht jedoch bei vielen Unternehmen eine grosse Zurückhaltung in Sachen ECM. Dies vor allem bei KMU, weniger hingegen bei Grossunternehmen. Dabei bietet ein DMS einige Vorteile:

  • Dokumente sind jederzeit auffindbar

Im DMS werden Dokumente aller Art zentral gespeichert – unabhängig von Format und Datenquelle. Mitarbeitende können geschäftsrelevante Dokumente schnell und standortunabhängig finden, bearbeiten und koordinieren. Dies ist nicht nur effizienter, sondern bietet auch eine rasche und fundierte Entscheidungsgrundlage, ohne dass Dokumente im Voraus angefordert werden müssen.

  • Zeit- und Platzersparnis

Mit DMS gehören riesige physische Archive der Vergangenheit an, denn Aktenordner, Papierstapel und Registerschränke werden in elektronische Dokumente überführt. Anstelle von zeitraubenden Recherchen und Wühlen in Dokumenten hilft nun das rasche Durchsuchen und Finden von Dokumenten – ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Das spart Platz und Zeit.

  • Verbesserte Zusammenarbeit

Verwaltungsfunktionen und auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt an Dokumenten vereinfachen die Zusammenarbeit. So können etwa Kommentare im Dokument für alle berechtigten Benutzer zugänglich gemacht werden – und zwar ohne, dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt für einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams innerhalb des Betriebs und an externen Standorten.

  • Gewinn an Arbeitsqualität

Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit aus, aber auch auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Der Grund: Der Einsatz eines modernen DMS verringert Frust und Stress durch kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling und ständiges Informieren über Bearbeitungsstände bei Kollegen.

Zu erwähnen ist zudem, dass mit der digitalen Dokumentenablage eine Rechtssicherheit (DSGVO) geschaffen werden kann. Ein DMS kann also viel leisten und den Herausforderungen wie Kostendruck, Sicherheit oder Rechtskonformität, denen KMU ausgesetzt sind, entgegenwirken.

 

Daten statt Papier

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