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E-Dossier: HR leicht gemacht

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E-Dossier

Elektronische Personaldossiers erleichtern das HR-Management. Mit «E-Dossier» von Sage und Docuware verwalten HR-Verantwortliche sämtliche Personaldaten direkt in Sage 200 Extra – schnell, unkompliziert und automatisiert.

Arbeitsverträge, Leistungsbewertungen, Dokumente für Familienzulagen, Arztzeugnisse und vieles mehr: Personaldossiers beherbergen eine Vielzahl an Dokumenten und Mitarbeiterinformationen – und müssen stets sauber geführt und verwaltet werden. Das stellt HR-Abteilungen vor ganz unterschiedliche Herausforderungen. Vor allem dann, wenn die Dokumente nur in Papierform vorliegen: Nicht nur die Suche und Verwaltung von Mitarbeiterinformationen ist dadurch deutlich erschwert; auch beim Datenschutz sind HR-Abteilungen gefordert: Die rechtssichere Ablage von Personaldossiers – sei es in verschlossenen Schränken, in geschützten Räumen oder Ähnlichem – ist teuer. Und nur die HR-Abteilung darf Einsicht in diese hochsensiblen Mitarbeiterdaten haben. Unterstützung durch Praktikanten oder Freelancer sind ein Ding der Unmöglichkeit. «Ausserdem hat sich die Rolle der HR-Abteilung in den letzten Jahren stark gewandelt», hält Pascal Born, Product Marketing Manager bei Sage fest. «Sie ist nicht mehr bloss für die Personaladministration zuständig, sondern auch der Geschäftsleitung gegenüber immer mehr verpflichtet – etwa bei der Berechnung von Lohnkosten oder Bonusauszahlungen.»

Entsprechend ist der Wunsch nach digitalen Lösungen gerade in HR-Abteilungen gross. Das elektronische Personaldossier gewinnt deshalb zunehmend an Bedeutung: Eine Software-Lösung, in der Personalakten mühelos abgerufen, bearbeitet und rechtskonform abgelegt oder HR-Prozesse automatisiert ausgelöst werden können, entlastet HR-Abteilungen deutlich – und macht sie letztlich effizienter. «Unternehmen setzen aus unterschiedlichen Gründen auf elektronische Personaldossiers», erklärt Born. «Einige möchten vor allem punkto Datenschutz und Sicherheit auf dem neuesten Stand sein. Andere haben über die Jahre Mitarbeitende dazugewonnen und sehen sich deshalb plötzlich gezwungen, HR-Prozesse effizient über E-Dossiers abzuwickeln.»

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E-Dossier von Sage entlastet HR

Gemeinsam mit Docuware hat Sage «E-Dossier» entwickelt – eine HR-Lösung auf Basis von «DMS» und «Workflows», die in Sage 200 Extra Personal integriert ist: Wichtige Mitarbeiterdokumente wie Verträge, Zeugnisse oder Lohndokumente können damit digital aufbewahrt und dank einer Suchfunktion schnell abgerufen werden – stets unter Einhaltung aller Compliance- und Datenschutzvorgaben. Die Dokumente aus dem E-Dossier können direkt aus Docuware in Sage 200 Extra Personal aufgerufen werden, ohne die Sage-Anwendung verlassen zu müssen. Dabei lassen sich auch Zugriffsrechte für sämtliche Dokumente definieren – damit wirklich nur befugte Personen Einsicht in die Mitarbeiterdaten haben und Unterlagen optimal vor Diebstahl, Fälschung oder Zerstörung geschützt sind.

Neben den gesetzlich vorgeschriebenen Dokumenten werden im E-Dossier noch weitere Mitarbeiterarbeiterunterlagen sicher und bequem archiviert – etwa Anmeldeformulare, Mitarbeiterfotos, personalisierte Formulare, Lohnausweiskopien, etc. Beim Versand von Lohnabrechnungen oder Lohnausweisen können weitere Dokumente wie Zeitrapporte, Einladungen und PK-Ausweise direkt angehängt werden. So informieren Unternehmen ihre Mitarbeitenden rasch und unkompliziert gleichzeitig zu den regulären Lohnversendungen.

Überdies lassen sich wiederkehrende HR-Prozesse einfach automatisieren. Pascal Born macht ein Beispiel: «Bei der Anmeldung von Familienzulagen werden verschiedene Informationen und Unterlagen des Mitarbeitenden benötigt, etwa Sorgerecht, Wohnort und ein Scan des Familienbüchleins. Mit einem vordefinierten Workflow kann zum Beispiel die Mitarbeiterin per Knopfdruck daran erinnert werden, sämtliche Unterlagen und Informationen der HR-Abteilung zukommen zu lassen; zudem können sie automatisch im E-Dossier abgelegt oder an die entsprechenden kantonalen Stellen weitergeleitet werden.»

Optimale Konfiguration

HR-Anforderungen und -Prozesse unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Deshalb unterstützt Sage seine Kunden bei der Konfiguration des E-Dossiers. Künftige User wie HR-Sachbearbeiter und -Sachbearbeiterinnen sollten deshalb schon früh im Projekt involviert sein und mitbestimmen, wie die für sie wichtigsten Workflows am besten automatisiert werden können. «Gemeinsam mit dem Kunden evaluieren wir seine häufigsten und zeitaufwendigsten HR-Aufgaben und suchen nach Ansätzen, wie diese automatisch erledigt werden können», sagt Born. «Für den Kunden bedeutet das also ein gewisser Initialaufwand – dieser zahlt sich aber im täglichen Einsatz der Lösung auf jeden Fall aus.»