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Mehr Effizienz dank modernem ERP

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Sage ERP

Die Nyffenegger Storenfabrik hat mit der Einführung des ERP Sage X3 Geschäftsprozesse in den Bereichen Service und Finanzen digitalisiert. Das Resultat: mehr Effizienz, eine bessere Datennutzung und weniger Papierkram.

Mit dem Ziel, zentrale Geschäftsprozesse zu digitalisieren und mittels Automatisierung die Effizienz zu steigern, evaluierte die Nyffenegger Storenfabrik AG 2018 eine neue Business-Software. Das bisherige System für Warenwirtschaft und Produktion war bereits in die Jahre gekommen. Der Support der Insellösung war nur noch knapp gewährleistet und die Möglichkeiten für eine Digitalisierung der Prozesse kaum vorhanden. Das System wurde zusammen mit Sage 200 Extra genutzt. Die Nyffenegger Storenfabrik AG mit Sitz in Huttwil produziert und repariert individuelle, massgeschneiderte Storen für unterschiedlichste Kunden. Auf der Suche nach einer neuen Softwarelösung stiess man über eine Projektausschreibung auf den Sage-Partner Elvadata AG, einen auf Business-Software spezialisierten IT-Dienstleister in Zollikofen.

Die Wahl: Sage X3

Die Wahl fiel auf Sage X3, weil die Software sehr umfassend ist, viele Standardfunktionen bietet und sich dennoch gut an individuelle Anforderungen anpassen lässt. Zudem war bei Nyffenegger bereits Sage 200 Extra im Einsatz. Da in mehreren Abteilungen der Firma Nyffenegger Bedarf zu Veränderungen bestand, nahm man vorab eine Priorisierung der einzelnen Workflows vor. Elvadata-Projektleiter Thomas Sprecher: «Zuerst sollten die Prozesse im Service und in den Finanzen transformiert werden, danach jene im Bereich Planung und Storen-Konfiguration und am Schluss jene in der Produktion.»

Mehr Flexibilität und Kontrolle bei den Service-Prozessen

Bis vor Kurzem war die Abwicklung von Serviceaufträgen, also etwa für Reparaturen vor Ort beim Kunden, relativ umständlich: Die Servicemonteure erhielten morgens die von der Disposition manuell erstellten Einsatzaufträge in Form eines ganzen Papierbündels. Während des Arbeitstages füllten die Monteure die Formulare entsprechend aus und gaben sie abends zurück ins Backoffice. «Dort verarbeiteten die Mitarbeitenden die Aufträge in der alten Software und tippten die Informationen vom Kundenrapport in die Fakturierung von Sage 200 Extra ein», erklärt Albin Sarbach, Leiter Finanzen, HR + Administration bei der Nyffenegger Storenfabrik AG. «Der Aufwand war gross und mit dieser Arbeitsweise waren wir bei Auftragsänderungen relativ unflexibel.»

 

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Mit der Einführung von X3 änderten sich die Abläufe grundlegend. «Heute sind die Monteure mit Tablets unterwegs», sagt Sarbach. «Die Aufträge rufen sie direkt aus dem ERP-System ab, tragen die Details zu Material, Mengen oder erledigten Arbeiten am Touchscreen ein, sodass sie im nächsten Moment für die Mitarbeitenden im Backoffice zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.» Die Monteure haben online bereits am Vorabend Einsicht auf ihre Einsätze des Folgetages und wissen unterwegs über kurzfristige Änderungen Bescheid.

 

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Albin Sarbach (l.) und Thomas Sprecher.

Standardisiertes, webbasiertes ERP statt Insellösungen

«Nun sorgt ein Ticket-System dafür, dass die Disposition die Aufträge annehmen, einen Einsatz auslösen und diesen direkt an einen Aussendienstmitarbeiter weitergeben kann», sagt Thomas Sprecher. Das CRM-Modul von Sage X3 wird auf dem Tablet direkt im Browser aufgerufen. So können die Monteure die Aufträge unkompliziert empfangen, bearbeiten und weitergeben. Dank der direkten Integration von Google Maps können die Monteure in Sage X3 auch ihre Route zusammenstellen und unterwegs Änderungen von Aufträgen oder Routen vornehmen. Rapporte und Unterschriften auf Papier fallen weg: Die Kunden unterschreiben nach Erledigung des Auftrags auf dem Touchscreen und erhalten den Kundenrapport per E-Mail zugeschickt.

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Der Wechsel von der heterogenen Systemlandschaft zum umfassenden ERP-System bringt für das Unternehmen mehrere Vorteile. «Viele Aufgaben haben wir mit den Basis-Funktionen von Sage X3 abgedeckt,» sagt der Elvadata-Projektleiter Thomas Sprecher. «Dank der integrierten Entwicklungsumgebung von X3 konnten wir die von Nyffenegger gewünschten Erweiterungen relativ einfach umsetzen und trotzdem voll releasefähig bleiben.» Dadurch, dass die Aussendienstmitarbeitenden via Internet in Echtzeit auf dasselbe System wie das Backoffice zugreifen können, sind weder Schnittstellen noch zeitverzögernde Synchronisationen von Daten notwendig.

 

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Komplexe Fertigungsprozesse mit Sage X3 gesteuert

Mit der Transformation der Service/Reparaturprozesse wurde Anfang 2019 auch Sage 200 Extra durch das mächtigere Sage X3 abgelöst. Albin Sarbach nennt die Vorteile für das Finanzwesen: «Es gibt viel mehr dynamische Auswertungsmöglichkeiten. Dies wird künftig noch verstärkt, wenn auch die Offerten-, Rechnungs- und Produktionsdaten nicht mehr über die Schnittstelle ins Sage X3 gelangen, sondern direkt integriert werden.» Momentan sind die Nyffenegger Storenfabrik und Elvadata damit beschäftigt, die Konfiguration und die Kalkulation neuer Storen ins System zu integrieren.

Für die unterschiedlichen Storen werden bei Nyffenegger Pläne und Konfigurationen für Architekten, Bauherren oder Endkunden in unterschiedlichsten Ausführungen und teils mit verschiedenen Varianten pro Fenster erstellt. Dies bedingt momentan eine aufwändige Administration mit einer Vielzahl an Excel-Sheets, Listen und Formularen. Zudem sind Anpassungen bei der Auslieferung und Montage mit manuellen Korrekturen verbunden. «Nach der Migration des bestehenden Konfigurators in X3 werden alle Angaben über Masse, Farben, Material, Ausführung, etc. jederzeit für die passgenaue Herstellung im System verfügbar sein», sagt Albin Sarbach.

Die nächsten Digitalisierungsschritte

Die Arbeiten für den Konfigurations-Workflow stehen kurz vor dem Abschluss. Ebenfalls in Entwicklung sind die Workflows für die Offerten- und Rechnungsstellung. «Zumindest für einen Teil der Offerten werden die neuen Anwendungen im zweiten Halbjahr 2020 in Betrieb gehen», sagt Albin Sarbach. Die Reise in die digitale Transformation ist für die Nyffenegger Storenfabrik AG damit aber noch längst nicht zu Ende. In den nächsten Jahren wird die Optimierung der gesamten Produktion in Angriff genommen, und auch Bereiche wie der Einkauf oder die Materialverwaltung werden in Sage X3 integriert.

 

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Grössere Probleme entstanden gemäss Sarbach während der Implementierung keine: «Elvadata hat das Geschäft unserer Firma rasch verstanden und einen hervorragenden Job gemacht; und dies trotz Zeitdruck und auch bei gelegentlichen Änderungen der Anforderungen unsererseits.» Neben technischen Tücken gab es auch betreffend der Akzeptanz im Betrieb einige Hürden zu nehmen. So waren die Servicemonteure mit grossen Veränderungen konfrontiert und mussten plötzlich mit komplett neuen Tools und Aufgaben umgehen. Die Abläufe mussten erst mal eingespielt werden. So unterschätzte Nyffenegger denn auch den Schulungsbedarf für die neuen Geräte und die Anwendung der Software. Doch inzwischen bewährt sich der Umgang mit dem neuen System. Albin Sarbach ist denn auch überzeugt vom neuen ERP: «Die browserfähige Lösung Sage X3 würden wir wieder wählen, wenn wir uns noch einmal entscheiden müssten.»

 

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