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ERP – wie einführen?

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ERP – wie einführen?

Das Unternehmen wächst, die Mitarbeiter werden mehr, die Prozesse komplexer und die Anforderungen vielfältiger. Zeit, um von der einfachen Geschäftssoftware Abschied zu nehmen und auf ein ERP zu wechseln. Wie das gelingt, lesen Sie hier.

Als verantwortliche Person im KMU haben Sie bisher vielleicht eine Buchhaltungssoftware oder ein einfaches Business-Paket benutzt, das zusätzlich Module für Auftragswesen und Lagerbewirtschaftung enthält. Nun wächst das Unternehmen. Die Mitarbeiterzahl steigt, und aus einem Team von Allroundern werden spezialisierte Abteilungen mit unterschiedlichen Aufgaben. Jetzt ist es Zeit, über eine umfassendere Business-Software nachzudenken.

Mit einem ERP auf Kurs bleiben

Ohne die passende Softwareunterstützung wird es für die Mitarbeitenden mühsam und für das Unternehmen kostspielig, sich in komplizierten Arbeitsabläufen untereinander abzustimmen – etwa, wenn der Vertrieb sich jedes Mal telefonisch bei der Buchhaltung erkundigen muss, ob Kunde X über die nötige Bonität verfügt. Oder wenn wichtige Kennzahlen jeweils aufwändig aus einem Wust von Excel-Tabellen herausgesucht werden müssen.

Zeit also für ein ERP-System: Software für das «Enterprise Resource Planning» deckt das gesamte Unternehmen ab, verbindet die Mitarbeitenden team- und abteilungsübergreifend und stellt alle relevanten Daten zentral und bequem abrufbar zur Verfügung. Ausserdem ist ein ERP eine solide Basis, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und so Arbeitszeit zu sparen – aber auch, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten und um den automatischen Datenaustausch zu pflegen, den immer mehr Kunden und Lieferanten verlangen.

Nicht zuletzt können sich die Mitarbeitenden vermehrt den Kunden widmen und neue Geschäftsmöglichkeiten entwickeln, wenn sie sich weniger um Details kümmern müssen, die per Software viel schneller und einfacher zu erledigen sind als manuell. Kurz: Ein ERP kann die Prozesskosten senken, die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit steigern, die Kommunikation mit Geschäftspartnern erleichtern und dem Unternehmen Wachstumschancen eröffnen.

Bitte nicht unterschätzen

Eine Software, die das ganze Unternehmen betrifft, kauft man nicht einfach von der Stange und installiert sie im Laufe eines Vormittags. Ein ERP-Projekt will sorgfältig geplant und umgesetzt werden – sonst ist der Misserfolg vorprogrammiert. Wer ein ERP einführen will, muss sich über eines im Klaren sein: Ohne Aufwand geht das nicht.

Und: Das ERP-Projekt beginnt nicht etwa mit der Software-Evaluation. Bevor man überhaupt an ein konkretes Produkt denkt, sollten die Ziele festgelegt, die betroffenen Geschäftsprozesse analysiert und auf Optimierungsmöglichkeiten geprüft sowie das Projektteam samt Rollen und Aufgaben definiert sein. Dass sich dies nicht mit zwei, drei Mitarbeitenden erledigen lässt, die sich zusätzlich zu ihrem üblichen Pensum nebenbei auch noch um die ERP-Einführung kümmern müssen, liegt auf der Hand.

Besonders wichtig: Die Einführung eines ERP-Systems ist nicht in erster Linie ein IT-Projekt. Es geht ja letztlich um die Zukunft des Unternehmens. Für den Erfolg ist entscheidend, dass die Geschäftsleitung voll und ganz hinter dem Projekt und seinen Zielen steht – und dass das ERP-System zur Unternehmensstrategie passt. Und da schliesslich alle Mitarbeitenden mit dem System arbeiten, gehören Vertreter aus den Fachabteilungen zwingend ins Projektteam. Solche «Key-User» können wertvolle Hinweise geben, was in der Praxis funktioniert und was nicht. Wenn die Fachabteilungen früh eingebunden werden, akzeptieren die Mitarbeitenden die neue Software zudem erfahrungsgemäss viel besser.

Sorgfältig evaluieren

Aus der Projektvorbereitung, mit der Analyse der Ziele und Soll- beziehungsweise Ist-Prozesse im Zentrum, resultiert ein Anforderungsprofil. Auf dieser Basis vergleicht man die Leistungsmerkmale verschiedener ERP-Lösungen und bewertet die Eignung für das Unternehmen, zum Beispiel mit einem Punktesystem anhand gewichteter Kriterien.

Das Anforderungsprofil ist eine unerlässliche Grundlage für die Software-Evaluation – aber schon bevor man sich damit eine Reihe von Kandidaten detailliert zur Brust nimmt, heisst es, die Spreu vom Weizen zu trennen. Denn der ERP-Markt ist riesig. Allein in der Schweiz gibt es hunderte von Anbietern mit teils mehreren Lösungen. Es gibt ERP-Systeme für KMU und Grossbetriebe, Software für die Installation vor Ort und Cloud-Lösungen, ERPs für Microsoft- oder Linux-Umgebungen und so weiter. Anhand solcher Grobkriterien lassen sich ungeeignete Produkte rasch aus dem Fokus nehmen, zum Beispiel «zu grosse», für das eigene Systemumfeld ungeeignete oder für spezifische Branchen konzipierte ERP-Systeme.

Ein wichtiges Kriterium: Das ERP-System sollte flexibel auf neue Anforderungen anpassbar und einfach mit anderen IT-Systemen zu verbinden sein. Denn man weiss nie, wie die Welt morgen aussieht. Wenn sich mit dem gewählten ERP zum Beispiel ein neues Geschäftsmodell nur mit enormem Aufwand realisieren lässt, ist der Nutzen schon fast fragwürdig. Deshalb gilt: Ganz besonders auf Flexibilität, Standards und Offenheit achten.

Neben der ERP-Lösung spielt auch der Partner eine Hauptrolle, der das Projekt begleitet. Es kommt nämlich kaum in Frage, dass ein Unternehmen seine ERP-Lösung komplett selbst evaluiert und implementiert. Dazu sind solche Projekte zu komplex. In den meisten Fällen ist der Hersteller selbst oder ein spezialisierter Partner von Beginn an mit im Boot. Entscheidend ist, dass neben der Qualifikation und ERP-Erfahrung die Chemie zwischen dem eigenen Projektteam und den Spezialisten stimmt.

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ERP-Interessenten sind bei Sage bestens bedient. Die Checkliste «ERP richtig evaluieren» fasst essentielle Kriterien für das ganze ERP-Projekt zusammen, von der Vorbereitung bis zur Implementierung.

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