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Der Weg zum optimalen ERP

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ERP Evaluation

Die Wahl einer neuen Business-Software erfordert eine umfangreiche Evaluation. Dazu gehören etwa ein detailliertes Pflichtenheft, die Berücksichtigung betrieblicher Prozesse oder die Prüfung von IT-Abhängigkeiten. Sage hilft, die passende Lösung zu finden.

Studien belegen, dass sich der ERP-Wechsel von einem bestehenden – und vielleicht veralteten – System auf eine neue Lösung in vielen Fällen lohnt. Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen sind für Unternehmen aller Branchen möglich. Dies gilt zum Beispiel für eine Produktionsfirma ebenso wie für eine Non-Profit-Organisation oder für ein Unternehmen, das in der Landwirtschaft tätig ist oder auf eine gut funktionierende Supply Chain angewiesen ist.

Die Evaluation eines ERP-Systems ist für Unternehmen aber eine komplexe Angelegenheit. Verschiedene Faktoren wie die konkreten Anforderungen an die Software, interne Prozesse sowie die Voraussetzungen der bestehenden IT-Landschaft müssen berücksichtigt werden. Die Wahl der Business-Software hängt nicht nur vom Geschäftsmodell, sondern unter anderem auch von der Grösse und der Komplexität eines Unternehmens ab. Hochdynamische, junge und wachsende Unternehmen sind oftmals mit einer generalistischen Standardsoftware gut bedient. Eine solche deckt die wichtigsten Unternehmensbereiche ab und lässt sich von Beginn weg einsetzen. Dem gegenüber setzen grössere, etablierte Unternehmen, die über eine breite Prozesserfahrung verfügen, eher auf spezifizierte Softwarelösungen.

Die Auswahl an Anbietern, Produkten und Konfigurationen für ERP-Systeme ist gross. Soll es eine massgeschneiderte, individuelle Lösung sein oder doch besser ein standardisiertes, aber skalierbares System, das es unter Umständen ermöglicht, mehr Kosten zu sparen? Soll es ein Komplettsystem sein, das sämtliche Geschäftsbereiche in einer Lösung integriert, oder doch besser ein kleineres Basis-System mit verschiedenen Teillösungen, die man sich gemäss dem Best-of-Breed-Prinzip zusammensetzt?

Workshop für ERP-Evaluation

Je nach Anforderung muss die Business Software in der Lage sein, sämtliche wichtigen Geschäftsprozesse von der Finanzverwaltung und der Personalabteilung über die Produktion bis zum Vertrieb, der Lagerverwaltung und der Buchhaltung abzubilden. Dafür sollte das System flexibel und skalierbar und zudem bereit für neue Technologien sein. Vielleicht sind nur Teilaspekte wichtig, oder es gibt viele offene Fragen. So kann es in der Anfangsphase noch unklar sein, welche Funktionen und Prozesse überhaupt integriert werden sollen.

Sage bietet einen eintägigen Workshop für jene Unternehmen an, bei denen eine ERP-Evaluation ansteht. Dabei werden die Erwartungen und Anforderungen an das künftige ERP ausformuliert, konkretisiert und priorisiert. Thematisiert werden zudem auch die Integration sowie die Anbindung an die IT-Landschaft. Dank ihrer langjährigen Erfahrung können die Experten von Sage die richtigen Fragen stellen und wichtige Inputs liefern.

«In den Workshops legen wir Wert darauf, den Blick von den Details der Features und Funktionen auf das Big Picture und somit auf die Geschäftsprozesse über das ganze Unternehmen hinweg zu setzen», sagt Bastian Schmidig, Head Professional Services bei Sage Schweiz. Auf diese Weise könne das grösste Potenzial ausgeschöpft und die Individualität des Unternehmens am besten berücksichtigt werden. Die allgemeine Beurteilung und die Erstellung des Pflichtenhefts kann zum Beispiel damit beginnen, die Ausgangssituation zu dokumentieren sowie die Ziele, die Muss- sowie die Wunsch-Kriterien aufzulisten. Es soll ein Verständnis für die Voraussetzungen und Anforderungen sowie der relevanten Geschäftsprozesse und die IT-Strukturen entstehen. Auch ein Blick in die Zukunft sollte gewagt werden: Was passiert bei Wachstum der Firma, bei Marktveränderungen oder bei der Nutzung neuer Technologien?

ERP-Lösungen von Sage

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Alle Stakeholder miteinbeziehen

Mit einer systematischen Herangehensweise lassen sich sämtliche Kriterien ermitteln, die bei der ERP-Auswahl eine Rolle spielen. Um das Anforderungsmanagement möglichst akkurat und vollständig durchzuführen, sollte deshalb ein ausführliches Pflichtenheft erstellt werden, das sämtliche aktuellen und zukünftigen Anforderungen an die neue Software festhält. In er Praxis wird dem nicht immer Rechnung getragen: «Wir sehen oft, dass die Auswahl des ERP-Systems vor allem aus der Finanz- oder HR-Abteilung getrieben ist. Wichtig ist aber, die Einführung eines neuen Systems im Gesamtkontext zu sehen», sagt Bastian Schmidig. Deshalb sei es umso wichtiger, für die Evaluation einer neuen Lösung schon frühzeitig die Vertreter aller Geschäftsbereiche und der IT, des Managements und auch die Endnutzer an einen Tisch zu bringen.

«Zudem ist es wichtig, bereits in dieser Anfangsphase die genauen Anforderungen an das System zu erörtern. So erhöht man das Potenzial, einen möglichst grossen Nutzen zu generieren und man minimiert das Risiko für nachträgliche Änderungen – und somit auch für hohe Kosten.» Die Erfahrung aus Workshops zeigt gemäss Schmidig, dass Inputs aus unterschiedlichen Quellen notwendig sind, um Prozesse effizienter zu gestalten oder Automatisierungen einzuführen.

Basis für eine gelungene ERP-Einführung

Jeder Workshop wird individuell auf den jeweiligen Kunden abgestimmt und entsprechend der relevanten Inhalte durchgeführt. Am Ende des Workshops erhält der Kunde ein Konzept für das individuelle Anforderungsmanagement seines Unternehmens. Dieses Konzept in Form einer schriftlichen Dokumentation ist herstellerneutral. Zwar werden die Sage-Lösungen – insbesondere Sage 200 Extra – in den Workshop miteinbezogen, doch kann der Kunde die entsprechende Lösung auch von einem Drittanbieter umsetzen lassen.

Nach der eigentlichen Evaluation folgen die weiteren Schritte für die Planung, Durchführung und Nachbereitung des neuen Systems. Dann geht es darum, die neue Lösung im Unternehmen einzuführen. Auch dieser nächste Schritt beinhaltet einige Stolperfallen und sollte gut geplant sein. Schliesslich gilt es, Fehler bei der ERP-Einführung zu vermeiden. Für die Implementierung, Konfiguration, Tests und nicht zuletzt die Mitarbeiterschulung sollte die Zeit nicht zu knapp berechnet werden. Ansonsten gefährdet dies die Qualität der neuen Lösung, sodass der maximal mögliche Nutzen nicht erreicht wird.