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Ein ERP-Wechsel lohnt sich

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Sage X3

Für Unternehmen mit einem falsch dimensionierten oder einem veralteten ERP lohnt sich der Umstieg auf das flexible Sage X3. Dies besagt eine Forrester-Studie, die bei einem Systemwechsel einen ROI von 218 Prozent nach drei Jahren prognostiziert.

Eine Investition in ein optimal dimensioniertes, modernes ERP lohnt sich bereits nach kurzer Zeit. Konkret untersucht hat dies der britische Marktforscher Forrester Research in zwei aufeinanderfolgenden Studien in den Jahren 2016 und 2018. Die Untersuchungen wurden anhand von Befragungen und einem daraus abgeleiteten Modell-Unternehmens durchgeführt, das auf Sage X3 umstellt. Befragt wurden in der Studie von 2018 die Verantwortlichen von vier produzierenden Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen. Diese Unternehmen haben ebenfalls von einem anderen System auf Sage X3 gewechselt. Die Resultate sind bemerkenswert: Während die Forrester-Studie aus dem Jahr 2016 einen ROI (Return Of Investment) von 177 Prozent nach drei Jahren und ein Payback der Anfangsinvestitionen nach fünf Monaten berechnete, sind es in der aktuelleren Studie von 2018 bereits ein ROI von 218 Prozent nach drei Jahren und ein Payback innerhalb von vier Monaten.

Wie kommt es zu solch positiven Werten? Wie ist es möglich, dass ein neues ERP einem alten System derart überlegen ist? Kurz zusammengefasst liegen die Gründe darin, dass Sage X3 flexibel, einfach anpassbar und schnell implementierbar ist. Dies zahlt sich für die unterschiedlichsten KMU mit 50 bis 1000 Mitarbeitenden aus.

Tiefgreifende Befragungen und Analysen

Die Studie stützt sich einerseits auf Tiefeninterviews mit den Vertretern von vier unterschiedlichen Produktionsunternehmen. Dazu gehören je ein Unternehmen aus der Stromversorgung und aus der Papier- und Kunststoff-Verarbeitung, ein Hersteller für massgefertigte Produkte sowie ein Hersteller für nicht genauer beschriebene Spezialprodukte. Untersucht wurde der Einfluss auf folgende Geschäftsbereiche eines Unternehmens: Finanzverwaltung, Einkauf, Verkauf, Lagerbewirtschaftung, Kundenbetreuung und Produktion.

So wie die Unternehmen der vier befragten Personen ist auch das abgeleitete Modell-Unternehmen vor folgende Herausforderungen gestellt:

  • Die Kapazitäten des bestehenden ERP-Systems reichen für die wachsenden Geschäfte nicht mehr aus.
  • Durch ineffiziente Abwicklung von Prozessen mit dem alten System wird das Wachstumspotenzial des Unternehmens geschmälert.
  • Wächst das ERP nicht mit dem Unternehmen mit, gehen Chancen verloren, neue Einsichten in Unternehmensprozesse zu gewinnen.
  • Unternehmen müssen konkurrenzfähig bleiben.

Um die Überführung in ein neues ERP-System realistisch analysieren zu können, wurde eine Situation mit folgender Aufgabenstellung gebildet:

  • Bestehende Lösungen sollen in ein konsolidiertes Produktionssystem überführt werden.
  • Es soll eine Prozess- und Produktkonsistenz über das gesamte Unternehmen erreicht werden.
  • Für die Supply Chain sollen weltweit Echtzeit-Einsichten generiert werden können.
  • Das Unternehmen soll auf zukünftige Fusionen und Übernahmen vorbereitet sein.
  • Das Unternehmen strebt eine agilere und schlankere Organisation an.
  • Verkäufer im Aussendienst sollen durch eine Web-Lösung unterstützt werden.

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Benefits bereits nach kurzer Zeit

Im Modell macht sich der Wechsel auf Sage X3 bereits nach wenigen Wochen im Einsatz bemerkbar. Dank der hohen Flexibilität kann das System entsprechend den Bedürfnissen konfiguriert werden, was dazu führt, dass alleine die Installation zu einem Bruchteil der Kosten eines alternativen Systems durchgeführt werden kann. Schweizer Kunden können dank einem vordefinierten und anpassbaren Implementations-Prozess bereits nach 30 bis 50 Tagen mit einem einsatzbereiten Finanz- und Supply-Chain-Management rechnen. Diese schnelle Implementierung ist möglich durch ein vorkonfiguriertes Paket, das jedoch flexibel anpassbar ist.

Das System ist schneller einsatzbereit als Konkurrenzprodukte, sodass die Kosten schneller amortisiert werden können. Dies kommt vor allem dank des hohen Standardisierungsgrads und dem agilen Projektmanagement zustande. Auch im Betrieb zeigt sich relativ schnell, dass etwa Echtzeit-Reportings, die anstelle der bisherigen Excel-Schattenreportings erstellt werden, zu einer besseren Bedarfsplanung und zu genaueren Lieferterminen führen.

Tiefere Kosten

Das Potenzial für Einsparungen ist durch einen Wechsel auf Sage X3 gemäss den Berechnungen von Forrester Research sehr hoch. Sämtliche Berechnungen wurden aufgrund von Informationen des mittelgrossen, aggregierten Unternehmens sowie bezüglich der Befragungen der vier realen Unternehmen mit jeweils 100, 55, 155 und 50 Usern erstellt. Das Modell-Unternehmen ist eine mittelgrosse, global agierende Organisation mit Standorten in Nordamerika, Europa und Afrika. Die angenommene Zeitdauer, in der Sage X3 in Betrieb ist, wurde auf drei Jahre festgelegt, die Anzahl der aktiven Nutzer auf 50.

Unter anderem folgende Benefits resultierten aus der Studie: In der Finanzverwaltung etwa können regelmässige Reports für mehrere Standorte und Währungen automatisiert zusammengefasst und auf die Währung des Hauptsitzes kalkuliert werden. Im Einkauf wiederum sind Informationen zu besseren Preisangeboten und Volumenrabatten von Zulieferern verfügbar, zudem sorgen in der Sales-Abteilung standardisierte Verkaufsprozesse für effizientere Abwicklungen. Ebenso konnten die durchschnittlichen Lagerbestände um 10 Prozent reduziert werden, was über den Zeitraum von drei Jahren gerechnet Einsparungen von 348‘000 Dollar ausmacht.

In der Kundenbetreuung fallen vor allen Zeiteinsparungen der Mitarbeitenden ins Gewicht. Die Produktivität kann so gesteigert werden, dass jeder und jede Mitarbeitende im Durchschnitt eine halbe Stunde pro Tag einsparen kann. Dies hat in der Berechnung 56‘000 Dollar pro Jahr zur Folge. Risikobereinigt und auf drei Jahre berechnet resultieren 125‘870 Dollar, die eingespart werden können.

In allen untersuchten Abteilungen sind signifikante Verbesserungen erzielbar, die sich direkt im Geschäftserfolg niederschlagen. Insgesamt beläuft sich das berechnete Potenzial an Einsparungen auf 792‘914 Dollar pro Jahr, was im Zeitraum von drei Jahren 2,378 Millionen Dollar ausmacht. Risikobereinigt resultiert über das gesamte Modell-Unternehmen auf drei Jahre gerechnet ein Vorteil von 1‘971‘860 Dollar. In der gleichen Zeit belaufen sich die Kosten auf 620‘870 Dollar. Daraus resultieren reine Kosteneinsparungen von 1‘350‘990 Dollar gegenüber dem Fall, dass ein herkömmliches ERP eingesetzt würde.

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