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So gelingt der ERP-Wechsel

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ERP

Die Ablösung eines bestehenden ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) gibt wichtige Impulse, um interne Prozessabläufe zu optimieren und das Unternehmen fit für die digitale Transformation zu machen – insbesondere bei der Verzahnung der Backoffice-Funktionen mit dem Finanzmanagement, der Lagerverwaltung und dem Rechnungswesen. Die Anforderungen können je nach Organisation sehr unterschiedlich sein. Ist das im Einsatz stehende ERP schnell genug? Verringert es unnötige Komplexität? Und lässt es sich an künftige, internationale Anforderungen anpassen? Solche und ähnliche Fragen gilt es zu beantworten.

«Das heutige ERP muss flexibel auf die sich ändernden Unternehmensprozesse anpassbar und skalierbar sein, um das Wachstumspotenzial nicht zu beschränken. Anders als die veralteten ERP-Systeme sind die heutigen Enterprise-Management-Lösungen dazu in der Lage», sagt Tobias Ackermann, Country Manager Sage Schweiz. Unternehmen würden jedoch häufig noch in ihre klassischen ERP-Software investieren, da die Kosten für ein Update kleiner sind als ein kompletter Wechsel. Aus kurzfristigen Überlegungen heraus ist das durchaus nachvollziehbar, im Hinblick auf zukünftige Wettbewerbsvorteile ist diese Denkweise aber ein grosser Fehler.

Folgende fünf Faktoren sollten Sie beim Wechsel Ihres EPR-Systems besonders berücksichtigen:

Faktor 1: Geschäftsanforderungen

Wenn Ihr Unternehmen plant, das in die Jahre gekommene ERP-System zu ersetzen, muss dies in Zusammenarbeit mit den davon betroffenen Abteilungen, dem Management und der IT-Abteilung geschehen. Dabei sollten die Abläufe analysiert werden, um Schwachstellen identifizieren zu können – denn die Ablösung des ERPs ist die beste Gelegenheit, diese zu beseitigen und die internen Prozesse zu optimieren. Prüfen Sie Ihre Vorgehensweise unter Berücksichtigung der Ziele aller betroffenen Abteilungen und erfassen Sie alle sich daraus ergebenden Anforderungen. Der Ratschlag von Tobias Ackermann: «Vor jedem Wechsel bietet sich die Gelegenheit, eigene Prozesse zu hinterfragen und diese optimal auf die Unternehmensstrategie auszurichten. Auf dieser Basis wählt man anschliessend ein skalierbares und flexibles Enterprise-Management-System, das sich den neu definierten Prozessen anpasst.»

Faktor 2: Gesamtkosten und Implementierungsaufwand

Die Kosteneffizienz der geplanten Software-Implementierung sollte vorab so umfassend wie möglich analysiert werden. Dabei werden alle aktuellen und zukünftigen Kosten sowie die sich daraus ergebenden Auswirkungen auf das Unternehmen berücksichtigt. Doch Vorsicht: Der Aufwand sollte nicht unterschätzt werden. Tobias Ackermann rät denn auch, genügend Zeit dafür einzuplanen: «Die Definition des Anforderungsprofils, die Auswahl des Anbieters, die Einführung, Tests und Schulungen benötigen Zeit. Wer den Zeitrahmen zu eng setzt, gefährdet die Qualität der Umsetzung und lässt zu, dass die neue Software nicht den maximalen Nutzen entfalten kann.» Es ist ratsam, eine Schätzung über die Rentabilität und den Amortisationszeitraum zu erstellen und auch die nicht direkt messbaren Faktoren wie Transparenz, Flexibilität oder die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitenden zu bewerten.

Faktor 3: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an zukünftige Anforderungen und Technologien

Ein neues ERP-System muss flexibel sein. Es sollte in der Lage sein, sich zusammen mit der Geschäftsumgebung zu verändern. Ein mobiler Zugriff etwa ist für die meisten Unternehmen eine Notwendigkeit. Nur so können die Mitarbeitenden schnell und ortsunabhängig auf alle benötigten Unternehmensdaten zugreifen und diese bearbeiten. Die neue Lösung sollte also sämtliche Möglichkeiten bieten, Geschäfte abzuwickeln und die Kunden über neue, digitale Wege zu erreichen. «Ein mobiler Zugriff ist enorm wichtig», sagt Tobias Ackermann. «Mobile Technologie stellt zum Beispiel den Verantwortlichen ohne Computerarbeitsplatz kritische Daten für schnelle Entscheidungen zur Verfügung. Lagerleiter, die fast ständig unterwegs sind, können mobil auf Bestellstatus, Bestückungsdaten, Lagerbestand oder Maschinenverfügbarkeit in Echtzeit zugreifen, mehr Aufgaben erledigen und Schwierigkeiten schneller ausräumen.»

Faktor 4: Anhand von Daten bessere Entscheidungen treffen

Moderne ERP-Systeme bieten dank Business Intelligence gezielte Geschäftsanalysen und Dashboards, die es den Benutzern ermöglichen, anhand von Daten fundierte, vorausschauende Entscheidungen zu treffen. Ohne Flexibilität und Zugriff auf aktuelle Informationen sind Führungskräfte kaum mehr in der Lage, mit Beschlüssen das Unternehmen weiterzuentwickeln, die Effizienz aufrecht zu erhalten und die Rentabilität zu steigern. In Unternehmen werden immer mehr Daten aus unterschiedlichsten Quellen analysiert und gewinnbringend weiterverarbeitet.

Faktor 5: Tools an Geschäftsanforderungen anpassen

Viele Unternehmen möchten ihre bestehenden ERP-Lösungen durch Technologien ersetzen, die moderner, leichter zu nutzen, flexibler und effektiver sind. Moderne Lösungen sind meist benutzerfreundlicher und verfügen über branchenspezifische Funktionen, die Unternehmen im produzierenden Gewerbe durch den Zugriff auf nützliche Daten unterstützen. So ermöglichen sie effiziente, flexible und automatisierte Prozesse. «Falls ein in die Jahre gekommenes ERP die Abläufe des Unternehmens diktiert, anstatt dass sich die Software an die Prozesse anpasst, wird es höchste Zeit, über eine Lösung nachzudenken», erklärt Ackermann. «Denn Digitalisierung, technologischer Fortschritt und globalisierte Märkte schaffen eine fliessend ändernde Geschäftsrealität. Business-relevante Informationen müssen in Echtzeit zur Verfügung stehen.»

 

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