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Wiederkehrende Faktura: Mehr Effizienz in der Rechnungsstellung

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Faktura Abos

Mit der Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen und Abo-Rechnungen in einer Faktura-Software lassen sich Ressourcen einsparen und Fehler vermeiden. Lesen Sie, wie das mit Sage 50 Extra gelingt und wie der Verein Thun-Thunersee Tourismus davon profitiert.

Wiederkehrende Rechnungen sind im Vergleich zu einmaligen Rechnungen periodisierte Rechnungen, die mit einem festen Betrag in regelmässigen Abständen an dieselben Kunden verschickt werden. Je nachdem, ob es sich etwa um ein Zeitschriften-Abo, einen digitalen Service oder um die Miete für ein Produkt handelt, kann sich diese Periodizität beispielsweise auf eine Woche, mehrere Wochen, einen Monat, ein Quartal, ein Halbjahr oder ein Jahr beziehen.

Anstatt periodische Rechnungen einzeln zu erstellen kann mit der Fakturierung einer wiederkehrenden Rechnung bzw. eines Abonnements viel Aufwand eingespart werden. Voraussetzung dazu ist eine Fakturierungssoftware oder eine entsprechende Business-Software, welche diese Funktionalität bietet.

Wiederkehrende Faktura in Sage 50 Extra

Um in Sage 50 Extra wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, legen Sie im Dialog «Abonnemente» ein Abonnement an. Dies kann für alle Kundinnen und Kunden gemacht werden, die sich im Kundenstamm befinden und für die regelmässig eine Lieferung oder eine Leistung fakturiert werden soll. In den folgenden Registern «Abonnement», «Variable auf Doku» und «Lieferung» lassen sich die notwendigen Informationen erfassen. Wichtige Angaben zu Abo-Beginn, Laufzeit, Rechnungszyklus, Abo-Ende etc. werden einmalig erfasst, um fortan die automatische Faktura auszulösen.

Um die Rechnungen zu individualisieren, lassen sich im Register «Variable auf Doku» in definierten Platzhaltern (Aliasse) Standardtexte einfügen, die in den Positionen der Dokumentvorlagen für die Abo-Rechnungen verwendet werden. Im Register «Lieferung» können bei Bedarf eine von der Rechnungsanschrift abweichende Lieferadresse oder die Versandart definiert werden. Ebenso sind die Zahlungskonditionen sowie Zuschläge und Abzüge des aktuellen Abonnements wählbar.

In der Software lassen sich somit Abos anlegen, wiederkehrende Rechnungen und Aufträge erstellen oder Intervallausführungen planen. Anders als bei Einzelrechnungen müssen im Folgenden die neu zu stellenden Rechnungen nur geringfügig verändert werden. In der Rechnungsvorlage wird lediglich das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angepasst – der Rest bleibt bestehen oder kann bei Bedarf manuell geändert werden.

Abo-Rechnungen im Trend

Abo-Modelle laufen in vielen Bereichen den einmaligen Käufen von Produkten und Dienstleistungen den Rang ab. Immer mehr Dienstleistungen – insbesondere digitale Services und Produkte – werden von Konsumentinnen und Konsumenten als Abonnement oder in Form einer Miete anstatt per einmaligem Kauf bezogen. Nicht nur im Tourismus, sondern in vielen anderen Branchen spielen wiederkehrende Faktura deshalb eine immer wichtigere Rolle. In vielen Unternehmen kann das Einrichten von wiederkehrenden Rechnungen in der Fakturierungssoftware die Effizienz massgeblich steigern – und gleichzeitig das Fehlerrisiko reduzieren.

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Effizienzsteigerung in der Mitgliederverwaltung

Wie einfach automatisch generierte monatliche Rechnungen generiert und wie damit wertvolle Ressourcen eingespart werden können, zeigt das Beispiel von Thun-Thunersee Tourismus (TTST). Der Verein kümmert sich um die Anliegen und Anfragen der Gäste und Ferienwohnungsbesitzer der Region Thun-Thunersee, dient als Verkaufs- und Beratungsstelle und organisiert Stadtführungen. Weiter führt der Verein im Auftrag der Stadt Thun das Kurtaxeninkasso durch.

Bis vor kurzem erledigte der TTST die Fakturierung manuell. Heute setzt der Verein für die Buchhaltung und Rechnungen Sage 50 Extra ein. Früher wurden die Mitgliederrechnungen (Abos) der weit über 600 Mitglieder manuell per Serienbrief aus einer Excel-Datei erstellt und per Post versandt. Als Konsequenz mussten die Mitarbeitenden auch die Debitorenkontrolle vollständig manuell vornehmen und sich durch viele verschiedene Excel-Tabellen kämpfen.

Heute sorgen beim TTST Sage 50 Extra und ein externes CRM für eine effiziente Mitgliederverwaltung. Sämtliche wiederkehrenden Mitgliederbeiträge werden in Sage 50 Extra Handel erstellt und verwaltet, als PDF gespeichert und grösstenteils direkt aus der Buchhaltungssoftware per E-Mail an die Mitglieder verschickt. Die entsprechenden Kundeninformationen wie die korrekte Adresse oder den zu bezahlenden Betrag bezieht das Tool aus dem CRM. Dank der offenen Architektur von Sage 50 Extra war es möglich, das CRM mittels Schnittstellen nahtlos in die Prozesse zu integrieren. «Früher war der Aufwand für die Rechnungsstellung der über 600 Mitglieder sehr hoch. Die Arbeit, für die wir zuvor mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden», sagt Peter Fuchs, Verantwortlicher Finanzen bei TTST.

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