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ERP-Einführung: So machen Sie es richtig

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ERP-Einführung: So machen Sie es richtig

Die Einführung eines ERP-Systems ist ein komplexes Projekt. Es betrifft das ganze Unternehmen und fordert Management, IT und Fachabteilungen gleichermassen. Die Praxis zeigt, dass manche Unternehmen bei der Einführung Fehler machen – und wir zeigen Ihnen, wie Sie diese vermeiden können.

Unternehmen, die eine Geschäftssoftware erstmals einführen oder eine bestehende, einfache Lösung durch ein umfassendes ERP ersetzen, sehen sich vor ein grösseres Vorhaben gestellt. Dabei kann Einiges schiefgehen. Aus den Fehlern anderer Unternehmen lässt sich lernen, wie man es nicht machen sollte.

Fehler 1: Das Management trägt das Projekt nicht

Eine ERP-Einführung ist nur am Rand ein IT-Projekt: Die Installation der Software ist fast schon ein Nebenschauplatz. Das neue ERP-System tangiert Prozesse und Mitarbeitende im ganzen Unternehmen und bringt Veränderungen mit sich, bis hin zu Umbesetzungen und völlig neuen Arbeitsabläufen. Es liegt an der Unternehmensführung, den Mitarbeitenden ihre Unsicherheiten und Ängste zu nehmen und das Projekt führungsstark zu begleiten. Kurz: Wenn die Geschäftsführung nicht hinter dem Projekt steht, ist der Erfolg gefährdet.

Fehler 2: Das Personal fehlt

Auch wenn es schwierig sein mag, Mitarbeitende für eine Software-Einführung wenigstens teilweise vom Tagesgeschäft freizustellen: Es geht nicht anders. Das ERP-System beeinflusst die Art und Weise, wie die betriebliche Leistung künftig erbracht wird. Es müssen Prozesse neu gestaltet, Eingabemasken und Berichte erstellt und Regeln definiert werden. Das kann die IT-Abteilung allein nicht stemmen. Deshalb sollten Mitarbeitende aus allen betroffenen Fachabteilungen von Anfang an ins Projekt involviert werden.

Fehler 3: Das Geld fehlt

Die Komplexität eines ERP-Projekts bringt es mit sich, dass nicht immer alles von Anfang an klar ist. Oft zeigt sich erst im Projektverlauf, dass diese Anpassung oder jene Erweiterung wirtschaftlich sinnvoll wäre. Eine sorgfältige Evaluation und Projektplanung räumt zwar die grössten Unwägbarkeiten aus – aber wenn das Budget zu Beginn zu knapp kalkuliert wird, ist das Projektteam bei veränderten Anforderungen nicht mehr handlungsfähig. Es geht schliesslich darum, das Unternehmen mit Hilfe der neuen Software optimal aufzustellen. Da sollten Puffer einkalkuliert werden.

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Fehler 4: Die Zeit fehlt

Komplexe Projekte brauchen Zeit. Ein ERP-System führt man nicht in ein paar Wochen ein. Nur schon die Vorbereitungen erfordern erheblichen Aufwand: Das Anforderungsprofil bzw. das Pflichtenheft muss erarbeitet, der Markt muss sondiert und analysiert und in einer tiefgehenden Evaluation muss die richtige Software ermittelt werden. Allein dies dauert oft mehrere Wochen. Implementierung, Konfiguration, Tests und Mitarbeiterschulung nehmen ebenfalls viel Zeit in Anspruch. Wer den Gesamtzeitrahmen zu eng setzt, stellt das Projektteam unter unnötigen Handlungsdruck, gefährdet die Qualität der Umsetzung und lässt zu, dass die neue Software nicht den maximal möglichen Nutzen bringt.

Fehler 5: Das Tagesgeschäft ist wichtiger

Für den Erfolg eines ERP-Projekts ist es absolut ausschlaggebend, das Tagesgeschäft und die Projektarbeit über die gesamte Laufzeit in Einklang zu bringen. Mitarbeitende aus den Fachabteilungen, die im Projekt engagiert sind, sollten nicht zwischendurch daraus abgezogen werden – sonst gerät die Umsetzung ins Stocken. Das Ziel ist ja letztlich, dass das Unternehmen künftig effizienter und profitabler arbeitet. Vorübergehende zusätzliche Kosten – etwa durch temporäre Mitarbeitende – sollten dabei kein Hindernis sein.