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ISO 20022: Bereit für den standardisierten Zahlungsverkehr?

SchweizBuchhaltung

Seit Juni 2020 ist der Schweizer Zahlungsverkehr nach ISO 20022-Standard harmonisiert. Das Wichtigste in Kürze und was sie tun müssen, um gut vorbereitet zu sein.

Die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs nähert sich der letzten Etappe - der Ablösung der orangen und roten Einzahlungsscheine. Es zeigt sich: Die neuen Standards bringen mehrere Vorteile für Schweizer KMU. Die Prozesse im Zahlungsverkehr lassen sich kostengünstiger betreiben und nahtlos in die digitale Wertschöpfungskette integrieren. Zudem können nationale und internationale Regulatorien leichter eingehalten werden.

Voraussetzung für die QR-Rechnung

Die Umstellung der Zahlungsformate auf ISO 20022 ist eine wichtige Voraussetzung für den (vorläufig) letzten Schritt der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs: die QR-Rechnung. Die traditionelle Vielfalt der Einzahlungsscheine wird durch eine einheitliche QR-Rechnung mit Zahlteil abgelöst.

Schon seit dem 30. Juni 2020 können Sie Ihre Rechnungen als QR-Rechnung verschicken. An diesem Stichtag hat nämlich der Schweizer Finanzplatz offiziell das neue Zeitalter eingeläutet. Vielerorts ist die QR-Rechnung schon im Alltag angekommen, wie eine Umfrage von SIX zeigt.

Bereit für die Zukunft

Für Unternehmen ist es wichtig, dass die eingesetzte Software zur Rechnungsstellung fähig ist, QR-Rechnungen auszustellen und zu verarbeiten. Infoniqa-Kunden können sich zurücklehnen, denn ihre Software ist längst bereit für das neue Zeitalter – vorausgesetzt, man hat die Software auf den neuesten Stand aktualisiert oder man nutzt sie aus der Cloud. Falls Sie eine andere Lösung einsetzen, erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter nach dessen Vorgaben für ISO 20022 und QR-Rechnungen.

Auch ein Gespräch mit der Hausbank kann nicht schaden, falls Ihr Unternehmen noch nicht umgestellt hat: Fragen Sie nach dem optimalen Zeitpunkt für die Migration vom EZ zur QR-Rechnung und erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten, die neuen Abläufe vorher zu testen. Und nicht zuletzt müssen Sie Ihre Stammdaten in Schuss halten. Dabei ist zum Beispiel wichtig, dass bei sämtlichen Kunden die IBAN-Nummer im Datensatz gespeichert wird anstatt der «alten» Kontonummer.

Umstellung mit PostFinance

Bei der PostFinance wurde ISO 20022 schon früh eingeführt. Seit dem 1.1.2018 kennt das Finanzinstitut der Schweizerischen Post Überweisungen, Lastschriften und Kontoauszüge in den neuen Formaten. Die bisherigen PostFinance-Standards sind seither nicht mehr gültig. Die Banken folgten etwas später bis Mitte 2018. Für Überweisungen heisst das Format nun «pain.001» statt EZAG, ESR und EGA. Das Debit-Direct-Verfahren für die Lastschrift wird durch «pain.008» abgelöst. Kontoauszüge am Tagesende, die bisher als MT940-Dateien daherkamen, heissen «camt.053», und ESR-Gutschriften, bisher V11, treffen neu im «camt.054 ESR»-Format ein. Das Ganze ist übrigens schmerzlos: «pain» steht für «payment initiation», «camt» für «cash management».

4 konkrete Tipps für den Umstieg

Wenn Sie Ihren Zahlungsverkehr abwickeln, genügen vier einfache Schritte für den Wechsel zu den neuen ISO-20022-Formaten:

  1. Software-Update: Falls Sie noch nicht mit der neuesten Version arbeiten, kontaktieren Sie Ihren Hersteller und führen Sie baldmöglichst ein Update durch. Ihr Hersteller bietet keine ISO-fähige Finanzsoftware an? Hier finden Sie eine Auswahl. Infoniqa-Lösungen sind ISO-ready und werden laufend aktualisiert. Am besten fahren Sie mit einem Software-Abo oder mit einer Lösung aus der Cloud. Auf diese Weise nutzen Sie automatisch immer die neueste Version.
  2. Parametrisierung: Infoniqa unterstützt Sie bei der Anpassung der Software auf Ihre Firma. Gerade grössere Unternehmen, bei denen die Umstellung aufwändiger ausfallen kann, müssen jetzt handeln.
  3. Kontakt mit PostFinance/Bank: Wenn die Software auf dem aktuellen Stand ist und die Parametrisierung sitzt, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Kundenberater bei der PostFinance oder bei Ihrer Bank auf. Melden Sie an, dass Sie für ISO 20022 bereit sind. Die Umstellung kann ein paar Tage dauern.
  4. Produktiver Start: Jetzt können Sie beginnen. Die Software liefert Ihre Zahlungsdaten in den «pain»-Formaten und nimmt Kontoauszüge und Avis in den «camt»-Formaten entgegen. Für Sie als Infoniqa-Anwender ändert sich im Umgang mit Ihrer Finanzsoftware nichts.

Umstellungen für Bankkunden

Auch Bankkunden sollten ihren Zahlungsverkehr auf die neuen ISO-20022-Formate umstellen. Nur so ist gewährleistet, dass weiterhin jede Zahlung korrekt abläuft. Die Banken selbst haben ihre Systeme bereits per Anfang Dezember 2017 umgestellt. Sie verkehren heute untereinander gemäss der neuen Norm. Die bisherigen Zahlungsformate der Banken (DTA) unterscheiden sich technisch von denen der PostFinance (EZAG). Deshalb müssen alle Geschäftskunden der Banken ihre Software auch für den Verkehr mit ihrer Bank anpassen – auch wenn sie bereits bei der PostFinance umgestellt sind. Und wie bei der PostFinance-Umstellung gilt: Die Banken sowie Softwareanbieter wie Infoniqa unterstützen den Übergang ihrer Kunden in die ISO-20022-Ära tatkräftig.

Haben Sie als Banken-Geschäftskunde noch nicht umgestellt? Dann heisst es jetzt «Final Call»! Denn wer eine Zahlung weiter mit den alten Formaten abwickelt, verursacht bald Probleme – nicht nur im eigenen Unternehmen, sondern auch bei seinen Geschäftspartnern. Es kann zu Lieferverzögerungen, Mahnungen und zusätzlichen Spesen kommen, bis hin zu Zahlungen, die überhaupt nicht mehr durchgeführt werden. 

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