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Der Lieferschein: Zweck und Inhalt

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Lieferschein

Begleitpapier für Warenlieferungen: Wozu dient ein Lieferschein, wer sollte ihn ausstellen und welche Informationen sollte er beinhalten?

Der Lieferschein dient als Beleg für die Zustellung einer Ware und informiert über Art und Umfang (Stückmengen) der gelieferten Produkte. Somit stellt der Lieferschein ein informatives Dokument für den Empfänger dar. In der Praxis werden im Lieferschein folgende Informationen oder Teile davon aufgeführt:

  • Name des Empfängers und Lieferadresse
  • Kundennummer
  • Art der Zustellung
  • Anzahl Pakete/Lieferungen
  • Name und Adresse des Lieferanten
  • Auftragsnummer
  • Anzahl und Art der Produkte, evtl. als Packliste
  • Artikelnummer
  • Artikelbezeichnung
  • Preis
  • Versanddatum
  • Lieferdatum

Dazu kann der Lieferschein auch weiterführende Informationen etwa zur Qualität, zu technischen Daten oder zu Besonderheiten der Ware liefern.

Hilfreiche Informationen für die Empfänger

Zwar sind Lieferscheine gesetzlich nicht genauer definiert; dennoch sollten sie bei einer Warenlieferung immer ausgestellt werden – schon aus Marketing-Zwecken und um die Kundenbindung zu stärken. Denn Lieferscheine bringen mehrere Vorteile mit sich: Der Empfänger oder die Empfängerin kann kontrollieren, ob die aufgeführten Waren in der richtigen Menge geliefert wurden. Zudem können Logistiker oder Lagermitarbeiter die Waren intern korrekt zuordnen oder diese an die richtigen Empfangsstellen weiterleiten. Weiter können Lieferscheine sogar zur jährlichen Inventur oder als Gegenkontrolle für Lagerbestände beigezogen werden.

Um einen besonderen Service zu bieten, können zu einzelnen Punkten auch detailliertere Angaben gemacht werden. Wenn beispielsweise ein Lieferant mehrere Kategorien von Produkten im Sortiment hat, besteht die Möglichkeit, zu diesen Produktekategorien Direktkontakte anzugeben, um so den Service zu optimieren. Dies ist für dann dienlich, wenn der Empfänger oder die Empfängerin eine Frage zur Lieferung hat.

Üblicherweise wird der Preis der versandten Ware auf einem Lieferschein nicht notiert. Wird der Lieferschein jedoch mit den notwendigen Rechnungsangaben ergänzt (z. B. Preis, Angaben über MwSt. oder Bankinformationen), kann das Dokument auch als Rechnung dienen. Diese Art der Rechnungsstellung ist dann sinnvoll, wenn die Ware gleich bei Erhalt (etwa durch Zustellung oder Abholung) vom Empfänger direkt bezahlt wird.

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Mit der richtigen Software sind Lieferscheine ein Kinderspiel

Der Aufwand für das Erstellen von Lieferscheinen ist dank moderner Software klein. Die Dokumente lassen sich aus der Auftrags-, Rechnungs- oder Business-Software automatisch erstellen und mit den dort hinterlegten Informationen versehen. Mit Softwarelösungen wie Sage 200 Extra, Sage 50 Extra oder Sage Start gelingt dies problemlos. Ist der Lieferschein erstellt, kann er in Papierform oder elektronisch versandt werden. Während Papierdokumente einer Lieferung beigelegt werden, dient ein per E-Mail versandter, digitaler Lieferschein bzw. Begleitschein lediglich als zusätzlicher Kundenservice. Der ursprüngliche Sinn eines Lieferscheins besteht zwar darin, zeitgleich mit der Ware einzutreffen und den Wareneingang zu belegen. Doch ist ein Begleitschein per E-Mail ebenso nützlich und eine kundenfreundliche Dienstleistung, welche die Empfänger bereits vor Eintreffen der Ware informiert.

Nice to know: «Lieferung franko domizil» – was bedeutet das?

Bestimmt haben Sie diesen Ausdruck auch schon auf einem Lieferschein gelesen, franko domizil oder gratis und franko. Das Wort «franko» stammt aus dem Italienischen und bedeutet «frei». Im Kaufmännischen ist es eine etwas veraltete Bezeichnung für fracht- oder portofrei. Das Schweizer Obligationenrecht wird hier in Art. 189 Abs. 2 OR konkret: «Ist Frankolieferung verabredet, so wird vermutet, der Verkäufer habe die Transportkosten übernommen». Somit heisst franko domizil, dass der Verkäufer die Kosten für den Transport bis vor Ihre Haustür übernimmt.

 

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