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Digitalisierung im KMU: Löhne und Lohnmeldungen

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Digitalisierung Lohn

Sie wollen Ihr Unternehmen ressourcenschonend und effizient verwalten? Verwenden Sie eine geeignete Software und digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse. Teil 3 der Digitalisierungs-Serie: Prozesse rund um die Lohn-Administration.

Die Digitalisierung des Lohnwesens birgt ein grosses Potenzial, Prozesse effizienter zu gestalten. So können Sie bei der Lohnabrechnung viel Zeit und Ressourcen einsparen, wenn Sie diese in Ihrem Unternehmen elektronisch erstellen und versenden. Die Lohnzahlungen wiederum, die über die Business-Software und das Online-Banking getätigt werden, bringen ebenfalls grosse Vereinfachungen gegenüber der analogen Verarbeitung. Und nicht zuletzt können Sie die Lohnmeldungen an die Sozialversicherungen und Ämter dank geführten und automatisierten Prozessen schneller und einfacher erledigen.

Versand der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung digital zu erstellen und an die Mitarbeitenden zu versenden, hat den Vorteil, dass weniger Administration und Papierkram entstehen. Anstelle des Postversandes können Sie dieses vertrauliche Dokument entweder über das Firmennetzwerk bereitstellen oder per E-Mail zustellen. Letztere Methode bedingen mindestens den Einsatz eines passwortgeschützten E-Mailversands aus der Lohnsoftware oder einen umfassenderen Schutz, beispielsweise mit IncaMail. Diese stellt sicher, dass die Daten verschlüsselt und mit einer Authentifizierung transferiert werden. Somit ist die Datensicherheit höher als beim Versand auf Papier.

Das Beispiel des Verpackungsunternehmens Dividella zeigt das Potenzial einer solchen Lösung auf: Die Mitarbeitenden müssen die Lohnabrechnungen nicht mehr ausdrucken, einpacken und versenden, sondern können Sie in der Software erstellen, bearbeiten und per Klick versenden. Das Unternehmen hat allein mit der Umstellung auf digitale Lohnabrechnungen für die rund 150 Mitarbeitenden monatlich einen halben Tag Aufwand eingespart.

Effizienzsteigernde Lohnsoftware

Die Lohnsoftware ist für den gesamten Lohnlauf ein sehr hilfreiches und zeitsparendes Werkzeug, das einen Effizienzgewinn bringt und Ressourcen schont – und dies nicht nur für grössere KMU. Schon ab dem ersten Mitarbeiter oder der ersten Mitarbeiterin lohnt sich die Lohnsoftware. Denn die korrekte Abrechnung der Löhne ist ein komplexer Vorgang, der oft mehrere Handlungsschritte erfordert und somit auch Fehlerquellen birgt. Insbesondere bei der Berechnung von Provisionen und von Zulagen für die Schichtarbeit bietet die automatische Abwicklung durch die Lohnsoftware klare Vorteile.

Das Beispiel der Arthur Weber AG zeigt, wie gross das Einsparpotenzial konkret sein kann: Die Arthur Weber Gruppe besteht aus mehreren Unternehmen inklusive Tochterfirmen und Joint-Ventures. Eine effiziente und fehlerlose Lohnauszahlung für die über 600 Mitarbeitenden ist eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Verwaltung. Das Unternehmen nutzt dazu Sage 200 Extra Personal inklusive einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM). Besonders die Verwaltung der Monats- und Stundenlöhne geschieht sehr effizient: Während die dafür verantwortlichen Mitarbeitenden früher die Daten manuell erfassen mussten und dazu einen halben Tag aufwendeten, erledigen sie diese Arbeit heute in zehn Minuten – inklusive der Kontrolle, ob alles korrekt ist.

Aufwändige Lohnmeldungen leicht gemacht

Alle Schweizer Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, die Lohndaten ihrer Mitarbeitenden regelmässig an verschiedenen Stellen wie Ausgleichskasse, Versicherer, Kantonale Steuerverwaltungen oder dem Bundesamt für Statistik zu melden. Bei dieser Aufgabe sorgt die elektronische Verarbeitung mittels ELM (Einheitliches Lohnmeldeverfahren) für enorme Zeitersparnis. Mit dem Schweizer Lohnstandard «ELM» von Swissdec übermitteln Unternehmen ihre Lohndaten direkt aus ihrem System digital an Behörden und Sozialversicherungen – und halten den Administrationsaufwand für die Lohndeklaration somit auf einem Minimum.

Auch bei der Quellensteuer Zeit sparen: Bei der Arthur Weber AG arbeiten viele ausländische Angestellte in mehreren Filialen in unterschiedlichen Kantonen. Da fallen diverse Formulare für die Quellensteuer an, die mit den jeweiligen Lohn- und Personaldaten versehen werden müssen. Ohne Softwareunterstützung mussten bisher Lohndaten für Sozialversicherungen und für jede Behörde separat aufbereitet werden. Für diese Arbeit benötigten die Mitarbeitenden früher einen vollen Tag – heute erledigt das eine Person in einer halben Stunde.

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