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Lohnbuchhaltung leicht gemacht

Viele Unternehmen überlassen die Lohnbuchhaltung einem Treuhänder. Für ihn ist die reibungslose Zusammenarbeit mit den Kunden ein Muss. Software-Lösungen zur Lohnbuchhaltung können hier helfen – so wie Sage Start bei der Treuhandgesellschaft Findea.

Sie treibt manch einem Unternehmer und sogar dem Buchhalter den Schweiss auf die Stirn: Die Lohnbuchhaltung. Besonders bei Abweichungen vom Grundlohn werden die Sachverhalte komplex: Sei es bei einer Privatnutzung des Geschäftsfahrzeuges, beim Quellensteuerabzug oder bei Gehaltsnebenleistungen. Bereits bei Start-ups und KMU gehören zusätzliche Abklärungen praktisch zur Tagesordnung.

Damit sich Unternehmen auf den Kern ihrer Arbeit fokussieren können, überlassen sie die Lohnbuchhaltung oft einem Treuhänder. Doch sogar für diesen kann der Lohn ganz schön knifflig werden: «Ein Klassiker ist das Gastgewerbe mit seiner extrem komplizierten Lohnsituation. Dort ist es sogar schwierig, einen Treuhänder zu finden, der dem gewachsen ist», erklärt Michele Blasucci, CEO von Findea. Die 2005 gegründete Treuhandgesellschaft Findea betreut über 1000 nationale und internationale Kunden – vom Hauptsitz in Winterthur und acht weiteren Schweizer Standorten aus.

Auch bei der Lohnbuchhaltung begleitet Findea ihre Kunden. Damit das klappt, müssen sich die Treuhänder immer auf dem Laufenden halten: «Wir als Treuhänder müssen besonders darauf achten, dass wir frühzeitig an die richtigen Daten kommen und die Kommunikation mit unseren Kunden richtig läuft», erklärt Blasucci. Ein Treuhänder muss für die Lohnbuchhaltung über die Angestellten des Kunden genau Bescheid wissen. Etwa, wenn jemandem Familienzulagen zustehen, oder wenn wegen der neuen Niederlassungsbewilligung plötzlich die Quellensteuer entfällt.

Flexible Zusammenarbeit dank Sage Start

Früher erhielt Findea vom Kunden eine Excel-Liste mit allen wichtigen Lohndaten. Das war nicht nur aufwendig, sondern auch fehleranfällig, da der Treuhänder die Daten weiterverarbeiten musste. Heute arbeiten Treuhänder und Kunde mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware – auch Findea: Als Sage-Partner entschied sich das Treuhandbüro bei der Lohnbuchhaltung für Sage Start. «Dadurch konnten wir auch allfällige Kompatibilitätsprobleme vermeiden», erklärt Blasucci.

Sage Start ist modular aufgebaut; dabei glänzt die Software vor allem durch eines: Flexibilität. Selbst wenn ein Unternehmer gewisse Teile der Software nicht abonniert hat, kann er sich darin online vom Treuhänder beraten lassen – dank des hybriden Cloud-Modells der Software. So werden lediglich die Daten der Applikation in der Cloud gehalten. Hat der Unternehmer zum Beispiel die Finanzbuchhaltung abonniert, sieht der die vom Treuhänder getätigten Lohnzahlungen trotzdem in seiner Buchhaltung. Möchte der Kunde später die Lohnbuchhaltung selber abonnieren, erhält er sofort vollen Zugriff auf alle bereits getätigten Lohnbuchungen. Der Kunde behält dabei jederzeit die volle Kontrolle über die Daten. Er kann dem Treuhänder den Zugriff erteilen, aber auch wieder entziehen. «Der Kunde kann die Daten selber eingeben und mich dann einladen», erklärt Blasucci. «Dann logge ich mich ein, schaue, ob alles richtig gemacht wurde, mache den Lohnlauf, verbuche ihn – und das war’s.»

Auch Sprachbarrieren überwindet Sage Start gekonnt. Ein grosses Plus für Findea, die auch in Lugano und Lausanne tätig ist: Da Sage Start dreisprachig ist, kann das Treuhandbüro auch ihre Kunden im Tessin und in der Westschweiz problemlos betreuen.

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