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So stellt man Mitarbeitende ein

Was muss ein Arbeitgeber tun, wenn er neue Mitarbeitende einstellt? Die wichtigsten Punkte zusammengefasst.

Gute Qualifikationen, langjährige Berufserfahrung, ein sympathischer Eindruck beim Vorstellungsgespräch: Überzeugt der Job-Bewerber oder die Job-Bewerberin, steht einer Anstellung nichts mehr im Weg. Doch wenn neue Mitarbeitende ihre Stelle antreten, ist erst einmal der Arbeitgeber gefordert: Denn neues Personal ist immer mit einem gewissen administrativen Aufwand verbunden. Diese Punkte müssen Arbeitgeber erledigen, wenn sie Arbeitnehmende einstellen:

Arbeitsvertrag

Für den Stellenantritt braucht es einen Arbeitsvertrag, der das Arbeitsverhältnis zwischen dem neuen Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin und dem Arbeitgeber festhält. So regelt der Arbeitsvertrag etwa Punkte wie Lohn, Arbeitspensum, Urlaubstage oder Kündigungsfristen. Arbeitsverträge können schriftlich oder mündlich abgeschlossen werden; um allfällige Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt sich aber ein schriftlicher Arbeitsvertrag. Auf der Webseite des Bundes stehen dazu weitere Informationen, ausserdem wird ein Mustervertrag zur Verfügung gestellt.

Anmeldung bei der Ausgleichskasse

Bei unselbstständig Erwerbenden fällt der Lohn von Beginn an unter die AHV/IV/EO und unter die ALV-Beitragspflicht. Deshalb müssen sie bei der kantonalen Ausgleichskasse angemeldet werden. Das Formular finden Arbeitgeber auf der Webseite der entsprechenden Ausgleichskasse. Seit 2016 müssen Arbeitgeber neue Mitarbeitende nicht mehr innert Monatsfrist ihrer Ausgleichskasse melden; es genügt, sie Ende Jahr in der Lohndeklaration aufzuführen – es sei denn, der oder die Mitarbeitende hat noch keine AHV-Nummer. Ist der Lohn des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin nicht höher als 21’150 Franken, können Arbeitgeber ein vereinfachtes Abrechnungsverfahren anwenden: Sie zahlen nur einmal jährlich Sozialversicherungsbeiträge, die gleichzeitig mit der Besteuerung des Einkommens abgerechnet werden.

Lohn

Für die Auszahlung des Lohns haben Arbeitgeber die Wahl verschiedener Lohnmodelle. Üblich ist die Entrichtung am Ende jedes Monats. Vom Lohn abgezogen werden die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherungsbeiträge. Gegenüber der Ausgleichskasse müssen die Löhne bis zum 30. January des Folgejahres abgerechnet werden. Akontobeiträge legt die Ausgleichskasse aufgrund der Angaben im Anmeldeformular fest.

Unfallversicherung

Für jede neu angestellte Person muss der Arbeitgeber eine Unfallversicherung abschliessen. Den Versicherer kann er frei wählen. Wenn der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin im Schnitt 8 Stunden oder mehr pro Woche arbeitet, braucht es zudem eine Versicherung für Nichtberufsunfälle.

Krankentaggeldversicherung (optional)

Das Obligationenrecht verpflichtet Arbeitgeber dazu, Angestellten den Lohn auch bei Krankheit über einen bestimmten Zeitraum weiterzubezahlen. Die Dauer wird kantonal festgelegt und hängt auch von der Anzahl Dienstjahre ab. Daher ist der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung nicht zwingend notwendig, aber dennoch üblich: Arbeitgeber können so das Risiko der Lohnfortzahlung, die sehr kostspielig werden kann, auf eine Versicherung abwälzen.

Berufliche Vorsorge

Bei Löhnen über 21’150 Franken müssen Beiträge an die 2. Säule der beruflichen Vorsorge geleistet werden, d. h., unter Umständen müssen sich Arbeitgebende noch einer entsprechenden Vorsorgeeinrichtung anschliessen.

Familienzulagen

Arbeitnehmende mit Kindern bis 16 Jahre haben in der Regel Anspruch auf Kinderzulagen, welche die Arbeitgeber bei der entsprechenden Familienausgleichskasse beanspruchen müssen (zwischen 16 und 25 Jahren sind es dann Ausbildungszulagen). Die Familienausgleichskasse führt normalerweise die AHV-Ausgleichskasse des Arbeitgebers.

Vorbereitung in der Firma

Auch der Betrieb muss jeweils auf neue Arbeitnehmende vorbereitet werden. Das bedeutet unter anderem, dass

  • die bisherigen Mitarbeitenden über den Eintritt orientiert werden und erste Infos über den neuen Kollegen oder die neue Kollegin erhalten.
  • die Infrastruktur wie Arbeitsplatz, Telefon, Computer, Tische, Stühle, Maschinen etc. beim Stellenantritt vollständig und einsatzfähig sind.
  • betriebliche oder abteilungsspezifische Informationen und Dokumente bereitgestellt werden.
  • erste Arbeiten vorbereitet werden.

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