Wir spielen gerade

Wir spielen gerade

Mitarbeitergespräch führen: So geht’s

Zurück zur Suche

Sage Advice – Logo
Sage AdviceDer Blog für fundiertes Unternehmerwissen
AbonnierenAbonnieren
Mitarbeitergespräch

Die Erwartungen an ein Mitarbeitergespräch sind so vielseitig wie die Mitarbeitenden, mit denen es geführt wird. Wir zeigen Ihnen, worauf es beim Gespräch mit Mitarbeitenden ankommt.

Nicht selten wird das Mitarbeitergespräch von Mitarbeitenden, aber auch von Führungskräften als Pflichtübung angesehen. Etwa das Jahresendgespräch: Sich einmal jährlich zusammenzusetzen und über erbrachte Leistungen, Erwartungen, Wünsche, Bedenken usw. zu sprechen, ist in vielen Unternehmen Teil des Arbeitsverhältnisses. Vorgesetzte finden darin Bestätigung, dass sie ihrer Aufgabe als verantwortungsvolle Arbeitgeber nachkommen und ein offenes Ohr für die Anliegen der Mitarbeitenden haben; der oder die Mitarbeitende zeigt sich im Gegenzug dankbar für das ehrliche Feedback und beteuert, dort wo nötig weiter an sich zu arbeiten. Zufriedener Chef, zufriedene Mitarbeitende, würde man meinen.

Die Realität sieht aber anders aus: Noch immer widmen Unternehmen dem Mitarbeitergespräch zu wenig Aufmerksamkeit. Das ergab etwa das Sodexo Beziehungsbarometer 2016, für das rund 1000 deutsche Arbeitnehmer befragt wurden. 13 Prozent der Mitarbeitenden haben keinen persönlichen Kontakt zu ihrem Chef oder ihrer Chefin. Die Folgen: Es gäbe zu wenig Wertschätzung und zu wenig gegenseitiges Verständnis. Aus diesem Grund sollten sich Führungskräfte regelmässig mit ihrer Belegschaft austauschen.

Der Mitarbeiterlebenszyklus als Anhaltspunkt

Doch Mitarbeiter ist nicht gleich Mitarbeiter. Angestellte können an ganz unterschiedlichen Punkten ihrer Karriere stehen – entsprechend vielseitig sind die Schwerpunkte des Gesprächs. Der Mitarbeiterlebenszyklus – also die Phasen anhand der Betriebszugehörigkeit, in der sich ein Mitarbeiter befindet, ist ein wichtiger Indikator für Inhalt und Form des Mitarbeitergesprächs:

  • Der Neuzugang wird in einem Onboarding-Gespräch herzlich willkommen geheissen und mit mehreren Probezeitgesprächen bei seinen ersten Schritten im Unternehmen begleitet.
  • Danach wollen sich Mitarbeitende weiterentwickeln und vielleicht auch Karrierepfade besteigen. Sie wollen wissen, wo sie stehen, und brauchen dazu Feedback – sowohl zu guten, als auch zu schlechten Leistungen. Möglichst zeitnahe Feedbackgespräche sind dazu unerlässlich.
  • Sind Mitarbeitende quasi auf dem Zenit ihres Potenzials und ihrer Entwicklung, können Leistungen allenfalls stagnieren. Hier kommen neben Feedback- auch Motivations- und Kritikgesprächen eine wichtige Rolle zu. Durch diese lassen sich positive Massnahmen ableiten – oder es wird über einen alternativen Einsatz des Mitarbeiters mit neuen Aufgaben diskutiert. Die Erkenntnisse aus diesen Gesprächen münden in vielen Unternehmen in einem Jahresgespräch, in dem idealerweise auch konkrete Entwicklungsmöglichkeiten definiert werden können.
  • Sollten erforderliche Massnahmen nicht zu gewünschten Ergebnissen führen oder ein Einsatzwechsel nicht möglich sein, gewinnen Trennungs- und Austrittsgespräche eine entsprechende Bedeutung. Neben dem Renteneintritt ist der Grund dafür in der Regel eine Kündigung – entweder seitens des Mitarbeiters oder durch das Unternehmen. Kündigt der Mitarbeiter aus freien Stücken, ist das für Vorgesetzte evtl. schmerzlich, aber auch hilfreich: Sie können im abschliessenden Gespräch Motive der Kündigung erforschen und Verbesserungspotenziale erkennen. Diese dienen als Lernquelle für die künftige Führungsarbeit. Angestellten die Kündigungen auszusprechen, zählt für viele Führungskräfte zu den grössten Herausforderungen. Sie sind nicht nur Überbringer der schlechten Nachricht, sondern müssen – trotz eventuellem Widerstand – auch zu der Entscheidung stehen und gleichzeitig auf die emotionale Wirkung des Mitarbeitenden eingehen.

Eine Frage der Firmenkultur

Neben dem Mitarbeiterlebenszyklus im Unternehmen spielt aber immer auch die persönliche Situation und Lebensphase der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle – und sollte deshalb in Gesprächen ebenfalls berücksichtigt werden. Berufseinsteiger und jüngere Kollegen haben ganz andere Werte und Wünsche als Mitarbeitende mit Familien oder sogenannte Best Ager. So macht sich die Generation «50plus» bereits Gedanken über ihr Leben nach dem Beruf. In regelmässigen Zukunftsgesprächen lassen sich verschiedene Ausstiegsszenarien besprechen und gegeneinander abwägen.

Führungskräfte müssen für jede Gesprächssituation gewappnet sein. Gerade in der Hektik des Alltagsgeschäfts gilt es oft, auch ad hoc und situationsbedingt zu agieren – zum Beispiel, wenn sich der oder die Mitarbeitende besonders engagiert. Oder wenn sich familiäre Veränderungen auch beruflich auswirken. In solchen Fällen kann ein klärendes Gespräch Missverständnisse aus dem Weg räumen und neue Optionen aufzeigen.

Allem voran sollte das Mitarbeitergespräch aber nicht als Last, sondern als elementarer Bestandteil der eigenen Firmenkultur verstanden, verankert und gelebt werden. Mitarbeitende wie auch Vorgesetzte sollten sich auf zielführende, ertragreiche Gespräche freuen können. Damit das gelingt, müssen Führungskräfte mit gutem Beispiel vorangehen: Respekt, Menschlichkeit und Transparenz sind Grundsätze, die zwingend auch von Managerinnen, Geschäftsführern und Vorständen mitgetragen werden müssen. Nur so sind sie in Unternehmen allgegenwärtig – und schlagen sich konsequenterweise auch in regelmässigen, wirkungsvollen Entwicklungsgesprächen nieder.

10 Tipps fürs Mitarbeitergespräch

  1. Schaffen Sie eine positive Gesprächsatmosphäre. Ambiente ist wichtig. Wählen Sie einen ruhigen Ort für das Gespräch. Ein runder Tisch sorgt für ausgeglichene Hierarchie. Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden. Smartphones und Laptops bleiben ausgeschaltet.
  2. Grenzen Sie zusammen mit dem Mitarbeitenden die Gesprächsthemen ein. Kündigen Sie das Gespräch rechtzeitig an und sagen Sie, um was es geht. Mit diesem gesteckten Rahmen wird das Gespräch zielführender.
  3. Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch vor. Planen Sie genügend Zeit für das Gespräch ein und geben Sie Ihren Mitarbeitenden genügend Zeit zur Vorbereitung. Somit zeigen Sie nicht nur Wertschätzung; Sie geraten auch nicht unter Zeitdruck.
  4. Sprechen Sie Probleme an. Nur so können sie aus der Welt geschaffen werden. Wichtig ist hier das Wie: Konflikte entstehen oft aus Missverständnissen. Kommunizieren Sie deshalb in Ich-Botschaften und mit klaren Aussagen. Versuchen Sie, die Gefühle und Wahrnehmungen des Mitarbeitenden zu paraphrasieren, zu interpretieren, indem Sie seine oder ihre Aussagen spiegeln: „Verstehe ich dich richtig, dass…“.
  5. Finden Sie ein Gleichgewicht. Ausschliesslich negatives Feedback ist belastend. Behalten Sie hier die Balance – und starten Sie mit einem positiven Punkt, um Ihrem Gesprächspartner oder Ihrer Gesprächspartnerin Wertschätzung entgegenzubringen. Binden Sie anschliessend auch negative Punkte ein, bevor Sie mit einem positiven Punkt abschliessen.
  6. Bringen Sie Vorschläge und Optionen. Nicht immer sind den Mitarbeitenden ihre Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Perspektiven klar. Zeigen Sie hier mögliche Pfade und Lösungsansätze auf – sowohl bei einer Konfliktsituation als auch bei der Mitarbeiterentwicklung.
  7. Bleiben Sie ruhig und sachlich. Schaffen Sie Verständnis und Vertrauen, indem Sie Ihre Entscheidungen sachlich begründen. So werden Mitarbeitende auch Absagen akzeptieren und sich nicht von oben herab behandelt fühlen.
  8. Beurteilen Sie Mitarbeitende auch nach Soft Facts. Erbrachte Leistungen, die sich etwa in Umsatzzahlen äussern, sind bei der Mitarbeiterbeurteilung zwar wichtig; doch sollten Sie auch soziale Werte wie Sozialkompetenz oder Kommunikationsfähigkeit nicht ausser Acht lassen.
  9. Schaffen Sie Verbindlichkeit. Beide Parteien müssen am Ende des Gesprächs wissen, was von Ihnen erwartet wird. Dazu hilft es, die Ergebnisse des Gesprächs zu dokumentieren: Wenn definierte Ziele oder Lösungsansätze für Konflikte schwarz auf weiss zu Papier gebracht werden, dienen sie als Orientierung und verbindliche Vorgehensweise für die weitere Zusammenarbeit.
  10. Lernen Sie aus dem Gespräch. Reflektieren Sie den Gesprächsverlauf: Gab es Punkte, bei denen Sie sich klarer, feinfühliger oder direkter hätten ausdrücken sollen? Wurden die Wünsche, Erwartungen und Zielsetzungen beider Seiten ausreichend diskutiert? Lassen Sie diese Erkenntnisse unbedingt ins nächste Gespräch einfliessen.

 

Sage als Arbeitgeber

Lust auf eine neue Herausforderung? Hier finden Sie unsere offenen Stellen. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Karriere bei Sage