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Die Tücken der Lohnabrechnung

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Lohnabrechnung

Die Lohnsoftware nimmt viel Arbeit ab. Doch bei speziellen Bedingungen bei der Lohnabrechnung – wie Provisionen oder Schichtarbeit – braucht es manchmal noch Handarbeit und eine gute Vorbereitung der Daten.

Die Berechnung der Löhne und das Erstellen der monatlichen Lohnabrechnung ist für die HR-Abteilung oder den Treuhänder zwar mit Aufwand verbunden. Doch können sie diese Aufgabe mithilfe der geeigneten Software in der Regel problemlos bewältigen. Auch ehemals unbeliebte Aufgaben wie etwa das Melden der Lohndaten bei den Sozialversicherungen oder die Abrechnung der Quellensteuer sind dank moderner Software-Lösungen keine beschwerliche Aufgabe mehr. So erledigen die dafür verantwortlichen Personen diese Tasks dank des einheitlichen Lohnmeldeverfahrens (ELM) und der automatischen Berechnung der Quellensteuer mit geringem Aufwand. Auch die digitale Übermittlung der Lohnabrechnung bedeutet für sie keinen grossen Aufwand.

Doch manche Bereiche der Lohnabrechnung bereiten den HR-Verantwortlichen noch immer Kopfzerbrechen. Etwa, wenn Mitarbeitende auf Provisionsbasis entlöhnt werden oder wenn sie in Schichtarbeit angestellt sind. Anders als die üblichen Werte der Lohnabrechnung müssen diese Zahlen in der Regel jeden Monat neu berechnet werden und gehören somit zu den variablen Kosten. «Das A und O ist die Qualität der Daten, die für diese Berechnungen zur Verfügung stehen. Wurden vorab sämtliche Provisionssätze im System hinterlegt und bei der Zeiterfassung die Arbeitszeiten korrekt verbucht, und geschieht der Datenimport automatisiert über eine Schnittstelle, sind Lohnabrechnungen mit Provisionen und Schichtarbeit kein Problem», sagt Gaby Siegrist, Senior Consultant Professional Services bei Sage.

Integration der Provisionen

Provisionen sind als Leistungslohn vor allem im Verkauf oder in der Versicherungsbranche verbreitet. Mitarbeitende erhalten dabei eine prozentuale Vergütung, beispielsweise auf den von ihnen vermittelten oder abgeschlossenen Geschäften und Neukundengewinne. Provisionen können in Verbindung mit einem Fixlohn stehen oder auch ohne Fixlohn abgerechnet werden. Da viele verschiedene Faktoren wie Abteilung, Verkaufsperson oder Filiale für die Berechnung von Provisionen eine Rolle spielen können, sind die Informationen für die Berechnung oft dezentral vorhanden. Um die Tarife zu berechnen, muss man also Daten aus verschiedenen Quellen und Systemen zusammenführen, sodass das Lohnsystem die entsprechenden Zuordnungen vornehmen kann.

Um die monatlichen Provisionen einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters berechnen zu können, hinterlegt man in der Regel in den Kassen- bzw. Abrechnungssystemen die Prozentsätze der Provisionen. Auf diese Weise wird die Höhe der Provision direkt für das Lohnsystem verfügbar gemacht. Die Kundenberaterin Gaby Siegrist macht folgendes Beispiel: Verkaufen die Mitarbeitenden eines Autohändlers einen Neuwagen, wird eine Provision von vielleicht 3 Prozent direkt im System verbucht. Handelt es sich hingegen um eine Occasion, sind vielleicht bloss 2 Prozent Provision im System hinterlegt.»

In der Sage-Lohnbuchhaltung bzw. im ERP können die Provisionen entweder in der Lohnart oder im Personalstamm vorgenommen werden. Die automatische Integration der Provisionen ins Lohnsystem ist also keine Hexerei, sofern die entsprechenden Informationen vorab hinterlegt sind. «Komplizierter wird es, wenn die Informationen nicht korrekt aufgenommen wurden. Dann muss man im Nachhinein Korrekturen vornehmen», sagt Gaby Siegrist. Dies gehe nur manuell und sei unter Umständen mit einem Mehraufwand verbunden. Während einfache Änderungen wie die Anpassung der Prozentsätze noch selbst in Sage 200 Extra vorgenommen werden können, steht für spezifischere Änderungen das Sage-Beratungsteam zur Seite.

Provisionen können für Einzelpersonen gesprochen werden, aber auch für Teams. Bei Teams hinterlegt man im System nicht die Prozentsätze, sondern die zu erzielenden Geldbeträge. Das heisst, dass viertel- oder halbjährlich kontrolliert wird, ob das Ziel erreicht wurde und die entsprechenden Anpassungen und Aufteilungen gemacht worden sind. Betreffende Beträge bzw. Prozentsätze ändert man manuell in den Lohndaten.

Zulagen für Schichtarbeit

Bei der Schichtarbeit dagegen ist eine exakt geführte Zeiterfassung die beste Voraussetzung, um sie fehlerfrei und möglichst einfach in die Lohnabrechnung zu integrieren. Dabei gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen: Welche Person hat wie lange und zu welcher Zeit gearbeitet? Sind Früh-, Spät- oder Nachtzuschläge abzurechnen? Hat eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter an einem Sonntag oder an einem Feiertag gearbeitet? Unter welchen Bedingungen mussten die Arbeiten verrichtet werden, sodass Zuschläge für das Arbeiten im Kühllager, eine Müll- und Schmutzzulage oder eine Gefahrenzulage hinzukommen?

Insbesondere dann, wenn nicht alles nach Plan verläuft und ein Mitarbeiter für einen anderen einspringen muss oder jemand kurzfristig am Sonntag Überstunden macht, ist es wichtig, dass man sämtliche Parameter bereits in der Zeiterfassung minutiös berücksichtigt. Bei der Überführung der Daten rechnet das ERP die einzelnen Zulagenpunkte in auszuzahlende Geldbeträge um.

Wie bei den Provisionen gilt auch bei der Schichtarbeit und den Zulagen: Muss man im Nachhinein Korrekturen vornehmen, ist dies nur relativ umständlich auf manuelle Weise möglich. Eine detaillierte Zeiterfassung mit entsprechender Schnittstelle zum ERP ist also für eine automatische Abwicklung aller Schicht- und Sonderzulagen unerlässlich.

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