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Last Call zur Umstellung auf die QR-Rechnung

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QR-Rechnung

Ab dem 30. Juni 2020 dürfen die neuen QR-Rechnungen versendet werden. Und ab diesem Datum müssen Unternehmen in der Lage sein, diese Rechnungen zu bezahlen. Was ist zu tun, um die Umstellung nicht zu verpassen?

Die neue QR-Rechnung bringt viele Vorteile: Die Debitoren- und Kreditorenprozesse sowie die gesamte Zahlungserfassung werden digitalisiert und automatisiert, sodass weniger manuelle Arbeit und somit eine schnellere Zahlungsabwicklung möglich wird. Es entstehen weniger Fehler und es können mehr Rechnungsinformationen verarbeitet werden. Damit aber die Prozesse einfacher, effizienter und sicherer werden, müssen die beteiligten Akteure bereit sein. Ab dem 30. Juni 2020 dürfen Unternehmen die neuen Rechnungen zum ersten Mal versenden. Ab diesem Zeitpunkt müssen Sie ebenso damit rechnen, entsprechende QR-Rechnungen zu erhalten. Sie sollten dann in der Lage sein, diese bezahlen zu können.

Ihr KMU ist besonders dann von der Umstellung betroffen, wenn Sie Rechnungen, Überweisungen, Kontoauszüge, etc. über eine Business-Software bzw. eine Buchhaltungssoftware abwickeln. Damit die Rechnungen digital verarbeitet werden können, muss die Software die QR-Funktionalität bieten, also auf einem aktuellen Stand sein. Doch auch wenn Ihre Software bereit ist, müssen im Unternehmen einige Vorkehrungen getroffen werden.

Weil die Verarbeitungsprozesse in Unternehmen unterschiedlich sind, unterscheidet sich der Handlungsbedarf je nach Organisation.

QR-Rechnungen mit der kostenlosen Sage Center App scannen

QR-Rechnungen einlesen ohne teuren Scanner? Sage Kunden gelingt dies mit der neuen Sage Center App ganz einfach: App öffnen, QR-Code scannen und direkt in der Sage Software weiterverarbeiten. Laden Sie jetzt die Sage Center App für Android oder iOS kostenlos herunter.

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Minimale Vorkehrungen, um einkommende QR-Rechnungen bezahlen zu können:

  • Sie müssen für den harmonisierten Zahlungsverkehr bereit sein: Die Business Software auf Basis von ISO 20022 ist eine Voraussetzung für die Einführung der QR-Rechnung.
  • Aktualisieren Sie die Kreditorensoftware: Ihre Kreditorensoftware muss up to date sowie in der Lage sein, QR-Rechnungen zu scannen oder per App zu erfassen und zu verarbeiten. Klären Sie mit Ihrem Software-Anbieter, ob ein entsprechendes Update zur Verfügung steht oder wechseln Sie auf eine QR-fähige Software.
  • Stellen Sie die maschinelle Erfassung sicher: Klären Sie bei Ihrem Hardware-Anbieter ab, ob Ihre Lesegeräte, Scanner und Drucker für die Verarbeitung von QR-Rechnungen bereit sind. Oder verwenden Sie eine entsprechende App. Sage wird demnächst eine entsprechende App anbieten.

Vorkehrungen, um eigene QR-Rechnungen erstellen zu können:

Aktualisieren Sie Ihre Debitorensoftware: Klären Sie bei Ihrem Software-Anbieter ab, ob die aktuell eingesetzte Software die Erstellung von QR-Rechnungen unterstützt und machen Sie ein Software-Update oder wechseln Sie auf eine QR-fähige Software.

  • Tragen Sie die vom Finanzdienstleister erhaltenen Angaben (QR-Referenz, QR-IBAN) in der aktualisierten Software an den entsprechenden Stellen ein.
  • Legen Sie fest, welche Art der Rechnung Sie künftig erstellen. Es stehen 3 verschiedene Ausprägungen zur Verfügung:
  1. Falls Ihr Unternehmen bisher orange Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) verwendet hat, kann die neue QR-Rechnung mit QR-Referenz zum Einsatz kommen. In der Übergangsphase können weiterhin herkömmliche ESR erstellt und versendet werden.
  2. Falls Sie bisher rote Einzahlungsscheine ohne Referenznummer erstellt haben, können Sie dies weiterhin tun und benötigen keine QR-Referenz und somit auch keine QR-IBAN. Achtung: Der Rechnungstyp ohne Referenz verwendet die alte IBAN.
  3. Falls Sie Auslandzahlungen versenden, müssen Sie in Ihrem System keine QR-Referenz und somit auch keine QR-IBAN eintragen. Der Rechnungstyp ohne Referenz verwendet die alte IBAN.

QR-Rechnungen müssen gemäss den Guidelines der Swiss Payment Standards 2019 generiert werden. Diese beinhalten die technischen und fachlichen Spezifikationen des Zahlteils mit dem Swiss QR Code und des Empfangsscheins. Weitere Informationen für die Einführung der QR-Rechnung finden Sie in den Einführungsdrehbüchern von SIX.

QR-Referenz und QR-IBAN

Die QR-Rechnung ermöglicht Ihnen die hohe End-to-End-Automatisierung für Zahlungen in Schweizer Franken innerhalb der Schweiz und Fürstentum Liechtenstein. Unternehmen, die QR-Rechnungen ausstellen wollen, erhalten von ihrem Finanzinstitut die für sie definierte QR-Referenz (anstelle der ESR-Referenz) sowie eine QR-IBAN. Wichtig: Diese QR-IBAN ist für die Verarbeitung von QR-Rechnungen gedacht und ersetzt nicht die herkömmliche IBAN. Die Unterscheidung von IBAN und QR-IBAN ist vor allem für die korrekte Abwicklung der Rechnung mit der Business-Software wichtig. Denn bei falscher IBAN-Verwendung könnte es zu Rückweisungen oder fehlgeleiteten Zahlungen kommen.

Weitere Informationen zur Einführung der QR-Rechnung finden Sie auf Paymentstandards.ch.

Sage-Produkte

Mit Software von Sage sind Sie auf der sicheren Seite und zum richtigen Zeitpunkt bereit für die QR-Rechnung. Sage 50 Extra und Sage 200 Extra sind bereits seit Januar QR-ready. Für Sage Start, Sage 100 und Sage X3 werden spätestens per 30. Juni entsprechende Updates zur Verfügung stehen. Nach diesem Datum ist eine parallele Verarbeitung der alten Einzahlungsscheine (ES/ESR) und der QR-Rechnungen möglich. SIX hat noch kein Enddatum für die Nutzung der herkömmlichen Einzahlungsscheine festgelegt.