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Die Stolpersteine der Quellensteuer

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Quellensteuer

Die Quellensteuer birgt verschiedene Tücken. Wir zeigen, worauf bei der Abrechnung speziell geachtet werden muss – und warum sich die elektronische Übermittlung von Quellensteuerdaten lohnt.

Stellt ein Arbeitgeber ausländische Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung (Bewilligung C) ein, die sich in der Schweiz aufhalten, so sind diese quellensteuerpflichtig: Um sicherzustellen, dass sie nicht in ihr Heimatland zurückkehren, ohne in der Schweiz Steuern bezahlt zu haben, wird die Quellensteuer von ihrem Einkommen abgezogen. Verantwortlich für die Anmeldung der Quellensteuer ist der Arbeitgeber: Er ist von Gesetzes wegen verpflichtet, dem Arbeitnehmer die provisorisch oder definitiv geschuldete Steuer dem Lohn abzuziehen. Eine Aufgabe mit vielen Tücken – und Konsequenzen: Rechnet der Arbeitgeber unvollständig oder falsch ab, bleibt er unter Umständen auf der möglichen Nachzahlung sitzen, weil der Arbeitnehmer bereits wieder im Ausland lebt.

Wo wird die Quellensteuer angemeldet?

Arbeitgeber melden die Quellensteuer bei dem für den Arbeitnehmer zuständigen Steueramt an. In der Regel gilt hier das Wohnortprinzip: Die Quellensteuer wird beim Steueramt am Wohnort des Arbeitnehmers angemeldet. Hat der Arbeitnehmende keinen steuerlichen Wohnsitz in der Schweiz – etwa, weil er Grenzgänger ist – gilt das Arbeitsortprinzip. In diesem Fall wird die Quellensteuer beim Steueramt des Arbeitsortes angemeldet. Die kantonalen Steuerbehörden stellen weiterführende Informationen zur Quellenbesteuerung – etwa über die geltenden Tarife und Steuersätze – bereit.

Leistungen richtig auszahlen

Das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers bildet die Grundlage für die Berechnung der Quellensteuer: Sie erstreckt sich auf alle Einkünfte aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit. Ist der Arbeitnehmer mehrfach erwerbstätig, muss zur Berechnung der Quellensteuer der Bruttolohn von sämtlichen Arbeitgebern zusammengezählt werden. Dazu zählen auch Nebeneinkünfte, Naturalleistungen und Ersatzeinkünfte.

Beginnt und/oder endet das Arbeitsverhältnis im Laufe eines Monats, muss der Quellensteueranteil prozentual vom ordentlichen Lohn berechnet werden. Dazu wird der erzielte Bruttolohn immer mit 30 Kalendertagen umgerechnet. Bereits hier können Abrechnungsfehler entstehen – gerade dann, wenn Arbeitnehmende im Stundenlohn arbeiten und ihr Einkommen von Monat zu Monat schwankt. Auch bei periodischen Leistungen wie Kinderzulagen sollten Arbeitgeber aufpassen: Nicht immer werden sie von Beginn weg ausbezahlt. Unter Umständen ist der Arbeitnehmer schon seit längerer Zeit im Unternehmen tätig, ohne etwa Kinderzulagen erhalten zu haben. Diese zahlt ihm der Arbeitgeber nun rückwirkend alle auf einmal aus – wobei für die Abrechnung der Quellensteuer in diesem Fall ein tieferer Tarif gilt.

Dagegen werden aperiodische Leistungen wie Überzeit- und Ferienentschädigungen oder der 13. Monatslohn höher besteuert, wenn sie einmalig bzw. nachträglich ausbezahlt werden. Deshalb sollte z. B. der 13. Monatslohn auf mehrere Monate verteilt werden, damit der Mitarbeiter weniger stark von der Quellensteuer belastet wird.

Weniger Aufwand dank elektronischer Quellensteuerabrechnung

Lange Zeit war die Quellensteuerabrechnung mit Papierkrieg und hohem administrativen Aufwand verbunden. Abhilfe schafft nun ELM-QST, der Schweizer Lohnstandard für die Quellensteuer von Swissdec: Die monatliche Quellensteuerabrechnung wird elektronisch direkt aus Swissdec-zertifizierten Lohnprogrammen aufbereitet – mitsamt Eintritten, Mutationen und Austritten. Die Lohndaten werden verschlüsselt an den Distributor verschickt, der wiederum mit den Steuerbehörden aller Kantone verbunden ist. Der Distributor verschickt die Lohndaten an die richtigen Empfänger, ohne selbst Lohndaten zu speichern – der Datenschutz ist damit gewährleistet. Dabei sind sämtliche Kantone an ELM-QST angeschlossen. Die Steuerverwaltungen quittieren den Empfang der Daten, im Lohnprogramm des Absenders erscheint die Bestätigung mit dem Total der Quellensteuerlöhne und der übermittelten Quellensteuer.

Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung

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