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Schluss mit dem Einzahlungsschein

Die orangen und roten Einzahlungsscheine haben bald ausgedient. Die neue QR-Rechnung macht das Zahlen einfacher und flexibler.

(Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den Angaben der SIX Payment Group und spiegeln die verfügbaren Informationen Stand Oktober 2019.)

Hängen Sie am Einzahlungsschein? Dann haben wir schlechte Nachrichten für Sie: In absehbarer Zeit müssen Sie den aktuell sieben verschiedenen EZ-Formularen definitiv «good bye» sagen. Denn ab dem 30. Juni 2020 beginnt die Ära der QR-Rechnung. Was bisher der Einzahlungsschein war, wird neu zur «QR-Rechnung», die zusammen mit den herkömmlichen Rechnungsangaben in der Grösse A6 im Querformat (148 x 105 mm) rechts unten aufs gleiche Papier oder auf eine neutrale Folgeseite gedruckt wird.

Informationen für Menschen und Maschinen

Doppelt genäht hält besser: Die neue QR-Rechnung enthält sämtliche Angaben, die für die Transaktion benötigt werden, gleich zweifach. Einmal in Form von Klartext und einmal als maschinenlesbarer QR-Code. Der schwarzweisse Code ersetzt die aktuelle, in OCR-Schrift gehaltene Referenznummer, birgt aber massiv mehr Informationen – nämlich wie erwähnt alles, was der Einzahlungsschein auch in Textform bietet. Zu den erfassten Angaben gehören die Adresse sowie die Kontonummer des Rechnungsstellers als international standardisierte IBAN-Nummer. Auch die Adresse des Zahlungspflichtigen ist enthalten, und selbstverständlich das Rechnungstotal.

Damit man auf den ersten Blick erkennt, dass es sich um einen «Swiss QR Code» und nicht um einen x-beliebigen Code handelt, prangt in der Mitte deutlich sichtbar ein Schweizerkreuz. Dieses kann für betragsoffene Zahlungen wie beispielsweise Spenden aber auch frei bleiben. Unter «Zusätzliche Informationen» lässt sich ein freier Text hinzufügen, mit maximal 140 Zeichen. Das kann zum Beispiel der Zahlungszweck sein oder die Auftragsnummer.

Vorteile en masse

Die Tatsache, dass die QR-Rechnung sämtliche Informationen sowohl in menschen- als auch in maschinenlesbarer Form beherbergt, macht den Abschied vom guten alten Einzahlungsschein so richtig leicht. Und dass die verschiedenfarbigen Formulare durch eine rein schwarzweisse Darstellung abgelöst werden, bringt den Rechnungsstellern noch mehr Vorteile:

  • Sie können die QR-Rechnung inklusive Zahlteil und QR-Code selbst drucken. Allerdings besteht eine Perforationspflicht, damit der Zahlteil und der Empfangsschein sauber voneinander abgetrennt werden können. Der Swiss-QR-Code kann aber auch auf Plakaten, auf Flyern oder in Inseraten seinen Platz finden, zum Beispiel um Spenden zu generieren.
  • Rechnungsempfänger können die Zahlung unkompliziert und rasch durch Einscannen des QR-Codes über die App ihrer Bank auslösen. Sie können aber auch wie gewohnt die Angaben manuell im E-Banking erfassen, ihre Zahlungen via Überweisungsauftrag per Post erledigen oder am Postschalter zahlen. Die QR-Rechnung ist vielseitig anpassbar und somit bestens für die Unterstützung von neuen Zahlungsdiensten wie TWINT oder die zukünftig überarbeitete E-Rechnung gewappnet. Die QR-Rechnung kann im oberen Teil frei gestaltet werden. Für den Zahlteil mit dem Swiss QR-Code sind jedoch die Spezifikationen von SIX einzuhalten.

Zahlen wird also nicht schwieriger, sondern einfacher und flexibler. Wer seine Zahlungen durch Einscannen des QR-Codes erledigt, braucht keine Angst vor Datenklau zu haben: Die Informationen fliessen von der App verschlüsselt direkt zur Bank. Apple, Google & Co. können nicht mitlesen. Und wer punkto elektronisches Zahlen extrem skeptisch ist, kann ja nach wie vor am Schalter einzahlen.

QR-Rechnungen ohne Hexerei

Ihre ersten QR-Rechnungen können Sie voraussichtlich ab dem 30. Juni 2020 verschicken. Dann ist nämlich der Schweizer Zahlungsverkehr nach dem ISO-20022-Standard harmonisiert. Alle Banken sowie die PostFinance sollten dann bereit sein für das neue Zeitalter. Das bedeutet natürlich auch, dass die eingesetzte Software zur Rechnungsstellung fähig sein muss, QR-Rechnungen zu drucken.

Sage-Kunden können sich zurücklehnen, denn «ihre» Software wird rechtzeitig bereit sein – vorausgesetzt, man hat sie auf den neuesten Stand aktualisiert oder man nutzt sie aus der Cloud. Wenn Sie eine andere Software einsetzen, erkundigen Sie sich am besten schon heute beim Anbieter nach dessen ISO-20022- und QR-Rechnungsfahrplan. Auch ein Gespräch mit der Hausbank kann nicht schaden: Fragen Sie nach dem optimalen Zeitpunkt für die Migration vom EZ zur QR-Rechnung und erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten, die neuen Abläufe vorher zu testen. Und nicht zuletzt müssen Sie Ihre Stammdaten in Schuss halten. Allem voran gehört bei sämtlichen Kunden die IBAN-Nummer statt der «alten» Kontonummer in den Datensatz.

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