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Schluss mit dem Einzahlungsschein

Die orangen und roten Einzahlungsscheine haben bald ausgedient. Die neue QR-Rechnung macht das Zahlen einfacher und flexibler.

(Die Informationen in diesem Artikel basieren auf den Angaben der SIX Payment Group und spiegeln die verfügbaren Informationen Stand July 2018.)

Hängen Sie am Einzahlungsschein? Dann haben wir schlechte Nachrichten für Sie: In absehbarer Zeit müssen Sie den aktuell sieben verschiedenen EZ-Formularen definitiv «good bye» sagen. Denn ab dem 30. June 2020 beginnt die Ära der QR-Rechnung. Was bisher der Einzahlungsschein war, wird neu zum «Zahlteil QR-Rechnung», der zusammen mit den herkömmlichen Rechnungsangaben in der Grösse A6 Quer (148 x 105 mm) rechts unten aufs gleiche Papier oder auf eine neutrale Folgeseite gedruckt wird.

Informationen für Menschen und Maschinen

Doppelt genäht hält besser: Der Zahlteil enthält sämtliche Angaben, die für die Transaktion benötigt werden, gleich zweifach. Einmal in Form von Klartext und einmal als maschinenlesbarer QR-Code. Der zweidimensionale, schwarzweisse Code ersetzt die bisherige, in OCR-Schrift gehaltene Referenznummer, birgt aber massiv mehr Informationen – nämlich wie schon gesagt alles, was der Zahlteil auch in Textform bietet. Und damit man auf den ersten Blick erkennt, dass es sich um einen «Swiss QR Code» und nicht um einen x-beliebigen handelt, prangt in der Mitte deutlich sichtbar ein Schweizerkreuz.

Zu den erfassten Angaben gehören die Adresse sowie die Kontonummer des Rechnungsstellers als international standardisierte IBAN-Nummer. Auch die Adresse des Zahlungspflichtigen ist enthalten, und selbstverständlich das Rechnungstotal, das für betragsoffene Zahlungen wie Spenden aber auch frei bleiben kann. Unter «Zusätzliche Informationen» lässt sich ein freier Text dazufügen, mit maximal 140 Zeichen – Twitter lässt grüssen. Das kann zum Beispiel der Zahlungszweck sein, oder die Auftragsnummer.

Vorteile en masse

Die Tatsache, dass der Zahlteil sämtliche Informationen sowohl in menschen- als auch in maschinenlesbarer Form beherbergt, macht den Abschied vom guten alten Einzahlungsschein so richtig leicht. Und dass die verschiedenfarbigen Formulare durch eine rein schwarzweisse Darstellung abgelöst werden, bringt den Rechnungsstellern noch mehr Vorteile:

  • Vorgedruckte EZ-Formulare werden überflüssig: Der Rechnungssteller kann die QR-Rechnung inklusive Zahlteil und QR-Code selbst drucken. Mit jedem handelsüblichen Drucker. Und – in gewissen Grenzen – mit freier Papierwahl.
  • Der Swiss-QR-Code kann auch auf Plakaten, in Inseraten und Flyern seinen Platz finden, zum Beispiel um Spenden zu generieren.

Rechnungsempfänger können die Zahlung unkompliziert und rasch durch Einscannen des QR-Codes über die App ihrer Bank auslösen. Sie können aber auch wie gewohnt die Angaben manuell im E-Banking erfassen, ihre Zahlungen via Überweisungsauftrag per Post erledigen oder am Postschalter zahlen. Die QR-Rechnung ist vielseitig anpassbar und somit bestens für die Unterstützung von neuen Zahlungsdiensten wie TWINT oder die zukünftig überarbeitete E-Rechnung gewappnet.

Zahlen wird also nicht schwieriger, sondern einfacher und flexibler. Wer seine Zahlungen durch Einscannen des QR-Codes erledigt, braucht keine Angst vor Datenklau zu haben: Die Informationen fliessen von der App verschlüsselt direkt zur Bank. Apple, Google & Co. können nicht mitlesen. Und wer punkto elektronisches Zahlen extrem skeptisch ist, kann ja nach wie vor am Schalter einzahlen.

QR-Rechnungen ohne Hexerei

Ihre ersten QR-Rechnungen können Sie voraussichtlich ab dem 30. June 2020 verschicken. Dann ist nämlich der Schweizer Zahlungsverkehr nach dem ISO-20022-Standard harmonisiert, und alle Banken sowie die PostFinance sind bereit für das neue Zeitalter. Das bedeutet natürlich auch, dass die eingesetzte Software fähig sein muss, QR-Rechnungen zu drucken.

Sage-Kunden können sich zurücklehnen, denn «ihre» Software wird rechtzeitig bereit sein – vorausgesetzt, man hat sie auf den neuesten Stand aktualisiert oder man nutzt sie aus der Cloud. Wenn Sie eine andere Software einsetzen, erkundigen Sie sich am besten schon heute beim Anbieter nach dessen ISO-20022- und QR-Rechnungsfahrplan. Auch ein Gespräch mit der Hausbank kann nicht schaden: Fragen Sie nach dem optimalen Zeitpunkt für die Migration vom EZ zur QR-Rechnung und erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten, die neuen Abläufe vorher zu testen. Und nicht zuletzt müssen Sie Ihre Stammdaten in Schuss halten. Allem voran gehört bei sämtlichen Kunden die IBAN-Nummer statt der «alten» Kontonummer in den Datensatz.