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So wird aus der Offerte ein Auftrag

Mit attraktiven, übersichtlichen und vor allem vollständigen Offerten ziehen Unternehmen neue Aufträge an Land. Wir zeigen Ihnen, auf was Sie dabei achten müssen.

Kunden kaufen selten die Katze im Sack. In der Regel möchten sie sich im Vorfeld über Produkte und Dienstleistungen sowie deren Preise informieren. Deshalb holen sie Offerten ein – und entscheiden dann erst, ob sie das Angebot annehmen möchten oder nicht. «Offerten sind ein Marketing-Instrument», hält Fabian Lauener, Product Manager bei Sage fest. «Schliesslich entscheidet der Kunde darüber, ob er etwas kauft oder nicht. Deshalb muss eine Offerte zum einen übersichtlich, zum anderen aber vor allem auch vollständig sein.» Offerten müssen folgende Angaben enthalten:

  • Name und Adresse des Leistungserbringers
  • Name und Adresse des Leistungsempfängers
  • Das Datum oder den Zeitraum der Gültigkeit. Diesen kann das Unternehmen selbst festlegen
  • Sämtliche Preise, Kosten und Mengenangaben im Detail. Daher sollten etwa auch Stückzahlen aufgeführt werden. Zudem sollten die Preise immer inkl. Mehrwertsteuer angegeben werden. Ist nichts vermerkt, kann davon ausgegangen werden, dass die Preisangaben die Mehrwertsteuer enthalten.
  • Angaben zu den Zahlungsbedingungen, etwa ob das Produkt oder die Dienstleistung in Teilen bezahlt werden kann oder ob eine Gesamtzahlung erfolgt
  • Angaben zu allfälligen Skonti oder Rabatten.

In der Regel verbindlich

Eine Offerte ist für den Offertsteller verbindlich. Es ist ratsam, das Gültigkeitsdatum auf der Offerte zu vermerken, «denn solange sind Sie als Aussteller der Offerte daran gebunden», erklärt Lauener. «Handelt es sich erkennbar lediglich um einen ungefähren Kostenvoranschlag, oder enthält die Offerte die Formulierung ‘Mehrkosten und Preisabweichungen vorbehalten’, sind die aufgeführten Preise nicht verbindlich und können höher ausfallen.» Darüber hinaus können bereits durch das Erstellen von Offerten Kosten anfallen, wenn dazu etwa Vor- oder Schadensuntersuchungen nötig sind. «Der Leistungsempfänger muss aber im Vorfeld darüber in Kenntnis gesetzt werden», erklärt Lauener.

Nachfassen nicht vergessen

Für Unternehmen reicht es nicht aus, dem Kunden die Offerte bloss zu unterbreiten. Es muss auch richtig nachgefasst werden – Sprich, der Kunde muss zum richtigen Zeitpunkt erneut auf die Offerte angesprochen werden. Dazu gehört auch das richtige Fingerspitzengefühl, um den möglichen Kunden nicht zu verärgern.  «Im Idealfall hat man bei einem persönlichen Kontakt mit dem Kunden bereits vorher vereinbart, wann man sich wieder meldet», erklärt Lauener. Unternehmen können auch in einem Begleitschreiben ankündigen, wann sie den Kunden wieder wegen der Offerte kontaktieren. Behalten sie zudem den Überblick über ihre offenen Offerten, können sie abschätzen, welche Aufträge – und somit Geldbeträge – durchs Nachfassen potenziell eingeholt werden können. Mit einer Buchhaltungssoftware, die alle Offerten sauber und übersichtlich darstellt, können Unternehmen ihre Offerten mühelos verwalten.

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